Mikä on budjetti?

Budjetti on yrityksen taloudellinen toimintasuunnitelma, jonka avulla sinun on mahdollista seurata yrityksesi menestystä sen sijaan, että odotat jännittyneenä kirjanpitäjäsi ilmoitusta luvuista kuukauden päätyttyä. Budjetin avulla siis ennustat ja suunnittelet tulevia kuluja ja tuloja sekä luot itsellesi ja henkilöstöllesi tavoitteita, joita kohti pyrkiä!

Nykyinen nopealla sykkeellä muuttuva maailma melkeinpä vaatii kulujen ja tulojen ennustamista ja varautumista tulevaisuuteen, jotta kykenisit reagoimaan ajoissa ja muuttamaan kurssia tarvittaessa. Budjetoimalla voit myös hahmotella, kuinka paljon voit yrittäjänä nostaa palkkaa tai maksaa osinkoa yrityksesi tuloksesta.

Budjetin laatiminen saattaa olla aikaa vievää. Se ei myöskään ole lakisääteistä tai pakollista, joten sen laatiminen saattaa tuntua nihkeältä. Suosittelen kuitenkin vahvasti budjetin tekemistä, jotta voit olla paremmin kärryillä siitä, milloin suuntaa on aika muuttaa, jotta saavuttaisit halutun lopputuloksen.

Jotta saavuttaisit halutun lopputuloksen, on sinun syytä suunnitella tulevaa eikä vain laittaa sormia ristiin ja toivoa parasta! Kun olet tehnyt budjetin, olet tietoinen siitä, mihin yrityksen rahat kuluvat ja mistä rahaa tulee sisään. Näin ollen sinun on helpompi esimerkiksi karsia kuluja tarpeen vaatiessa. Budjetti siis parantaa kustannustietoisuutta ja luo talouteesi suunnitelmallisuutta ja tavoitteita, joita kohti pyrkiä. Aloittelevat yrittäjät tarvitsevat budjettia/rahoitussunnitelmaa usein myös esimerkiksi rahoitusta hankittaessa.

Miten laadin budjetin?

Budjetti tai ennuste tehdään ajanjaksolle, jota halutaan seurata. Usein budjetti tehdään tilikaudelle, mutta se voidaan pilkkoa myös pienempiin osiin; puolivuosittaiseksi, kvartaali-tasolle tai jopa kuukausitasolle. On olemassa toimialoja, joilla pitkäjänteinen toiminnan ennustaminen on haasteellista ja näissä tapauksissa suositellaankin tehtäväksi niin kutsuttua rullaavaa budjetointia, eli budjetointi tehdään lyhyemmissä ajanjaksoissa ja budjetti päivitetään aina edellisen budjettikauden tullessa päätökseen.

Excel on mahtava työkalu, jolla voi tehdä vaikka mitä, jos vain taidot riittävät! Moni yrittäjä laatiikin budjetin Excelillä, koska se on tuttu ja löytyykin melkein jokaiselta. Kun budjetti on laadittu erilliseen ohjelmaan kuin kirjanpito, käy kuitenkin valitettavan usein niin, ettei siihen enää palata. Budjetin seuraaminen erillisessä Excellissä toteutumaan nähden kun on varsin työlästä ja tehdään käytännössä käsityönä, joka johtaa siihen, että seuranta jää usein tekemättä. Miksi tekisit budjetin, jos jätät sen laatimisen jälkeen “lojumaan pöytälaatikkoon”? Budjetin rakentamiseen ja taustalaskelmien tekemiseen Excel sopii kuitenkin erittäin hyvin!

Tuumasta toimeen

Budjetin parissa työskentely voidaan jakaa karkeasti kolmeen osa-alueeseen; suunnitteluun, laadintaan ja seurantaan.

Suunnitellessasi analysoit esimerkiksi edellisen päättyneen budjettikauden toteumaa sekä sitä, onko esimerkiksi kuluja tarpeen supistaa vai mahdollista jopa kasvattaa saavuttaaksesi päämääräsi. Samalla, kun katsot taaksepäin, suunnittelet ja ennakoit jo tulevaa. Sinun tulee siis tietää, mistä olet tullut, jotta voit tietää, minne olet menossa.

Aseta seuraavaksi tavoitteet, joihin pyrit seuraavan budjettikauden aikana. Kokonaisbudjetti muodostuu usein osabudjeteista, joita voivat olla esimerkiksi myyntibudjetti tai markkinointibudjetti. Osabudjettien laajuus toki riippuu myös siitä, millaista liiketoimintaa yrityksesi harjoittaa. Varsinaisen tulosbudjetin lisäksi on hyvä laatia myös kassavirtaennuste, jotta olet selvillä siitä että kassasta löytyy fyrkkaa laskuja varten, kun ne erääntyvät!

Kaikki edellä mainittu on kuitenkin turhaa, mikäli et seuraa budjettia! Seuranta auttaa sinua tavoitteidesi toteutumisessa. Se tuo näkyväksi sen, onko kuluja ja tuottoja syntynyt suunnitellusti. Voit myös löytää  ja selvittää mahdollisia syitä siihen, miksi tavoitteissa ei ole pysytty tai parhaassa tapauksessa tavoitteet on saavutettu tai jopa ylitetty! Saat siis selkeää tietoa siitä, milloin on aika tehdä korjausliikkeitä. Seuraa siis budjettiasi säännöllisesti ja analysoi eroavaisuudet budjetoidun ja toteutuneen välillä.

Esimerkki budjetin seurannasta

Mikäli ajatus budjetoinnista tuntuu hankalalta, huoli pois! Me Valjaalla autamme sinua myös budjetin suhteen mielellämme! Ota yhteyttä, niin katsotaan työkalut budjetointiin kuntoon!

Author: Anne Saari