Miksi halpa tilitoimisto voi olla todella kallis?

Herättikö raflaava otsikko mielenkiintosi? Pointti on se, ettei kannata tuijottaa pelkästään palvelun hintaa, kun valitset tilitoimistoa.

Olen valitettavasti joutunut todistamaan useampaa tapausta, jossa asiakas on päätynyt ihan vääränlaiseen tilitoimistoon asiakkaaksi ja asiakkaalle on aiheutunut vahinkoa tilitoimiston osaamattomuuden vuoksi.

Katsotaanpa, miksi halpa tilitoimisto voi olla todella kallis!

Tilitoimisto ei ymmärrä asiakkaan toimialaa

Erään asiakkaan tarina:

Asiakkaan tilitoimistossa vaihtui kirjanpitäjä ja asiakas jäi hieman tuuliajolle. Hän päätti vaihtaa tilitoimistoa. Joltain nettifoorumilta löytyi potentiaalinen tilitoimisto, johon asiakas sitten päätyi.

Tilinpäätöksen aika koitti ja valmista ei alkanut syntymään. Viikkoa – paria ennen veroilmoituksen jättöaikaa kirjanpitäjä ilmoitti asiakkaalle, ettei hän osaa tehdä tätä loppuun asti. Asiakas oli jo katsonut itse numeroita läpi ja todennut niissä olevan muutamia epäjohdonmukaisuuksia.

Asiakkaan tilitoimisto siis nosti kädet pystyyn ja asiakkaan oli hankittava uusi tilitoimisto, jolloin hän päätyi suosituksesta meille. Myöhemmin selvisi vielä, että tilitoimistolla ei ollut ymmärrystä ulkomaankaupasta, jota käytännössä koko asiakkaan liiketoiminta oli. Tärkeitä ilmoituksia oli jätetty tekemättä.

Meidän piti korjata edellinen tilikausi kuntoon ja hoitaa kesken jäänyt tilinpäätös ja veroilmoitus loppuun asti. Veroilmoituksen laadinnan kanssa oltiin jo pari kuukautta myöhässä. Asiakkaan maksettavaksi tuli myöhässä jätetyistä ilmoituksista useamman kuukauden kirjanpito kuluja vastaava summa sakkoja ja viivästysseuraamuksia.

Toinen tarina:

Asiakas siirtyi meille ja aloin tutkimaan edellistä tilinpäätöstä läpi. Muutamassa minuutissa huomasin merkittäviä epäjohdonmukaisuuksia ja virheitä. Ne olivat niin suuria, että koko tilinpäätös tuli avata. Kysyin asiakkaalta, teemmekö me vai joku muu edellisen tilikauden kirjanpidon uusiksi.

Tilitoimisto A oli laatinut ko. vuoden kirjanpidon ja tilinpäätöksen. Asiakas toimitti materiaalit tilitoimistolle B, joka laati koko vuoden kirjanpidon uudestaan, jotta me pääsimme jatkamaan tekemistä kuluvalta tilikaudelta. Asiakas maksoi kahteen kertaan kulun kirjanpidon laatimisesta.

Jouduimme lisäksi korjaamaan arvonlisäverotusta jälkikäteen kahden edellisen tilikauden osalta, josta aiheutui tuhansia euroja sakkoja ja viivästysseuraamuksia. Tilitoimisto A ja B eivät kumpikaan olleet perillä asiakkaan toimialaan liittyvästä arvonlisävero-menettelystä.

Tarinoiden opetus: Kysy tarjousvaiheessa onko tilitoimistolla kokemusta yrityksesi toimialasta!

Pysyykö tilitoimisto mukana yrityksen kasvussa?

Startup-yrittäjän ei kannata valita tilitoimistoksi yhden hengen toimistoa. Siinä yleensä käy aika nopeasti niin, että resurssit loppuvat kesken. Valitse suoraan riittävän kokoinen tilitoimisto, jolla on kykyä palvella toiminnan laajentuessa.

Älä varsinkaan tee valintaa pelkän hintalapun perusteella. Startup-yrityksen taloushallintoon liittyy monia erityispiirteitä ja jos tilitoimistolla ei ole niihin osaamista, voi syntyä kalliita virheitä, joita on mahdotonta korjata myöhemmin.

Selvitä myös, onko tilitoimistolla kirjanpidon ja palkanlaskennan palveluiden lisäksi osaamista ja tarjontaa controller- ja CFO-palveluihin. Kasvun myötä tulee vastaan usein tilanne, että tarvitaan erilaisia ohjelmistoja. Osassa niistä voi olla hyödyllistä integroida ohjelmisto taloushallinnon ohjelmistoihin.

Selvitä siis onko tilitoimistolla osaamista integraatio-asioihin. Katso jäljempää esimerkki mitä tapahtuu, kun integraatio-asioista ei ole minkäänlaista ymmärrystä.

Edullinen, mutta vanhanaikainen tilitoimisto

Erään asiakkaamme tarina vuosien takaa:

Asiakas oli ns. perinteisen tilitoimiston asiakas. Palvelun tuntihinta oli huomattavan edullinen, mutta laskua tuli siitä huolimatta n. 6 000 euroa kuukaudessa. Aivan kaikki pyöri paperilla ja mitään sähköisen taloushallinnon työkaluja ei hyödynnetty. Tilitoimiston osaamisessa ei ollut mitään vikaa, mutta tapa tehdä asioita oli hyvin perinteinen ja sen seurauksena laskutusta syntyi.

Tuntiveloituksemme oli tuplat edelliseen tilitoimistoon verrattuna. Siitä huolimatta saimme puolitettua kuukausittaisen laskun.

Sähköistimme asiakkaan taloushallinnon, mistä saatiin merkittäviä tehostamishyötyjä. Osto- ja myyntilaskujen käsittely siirtyi sähköiseksi, eikä laskuja enää keräilty mappeihin ja toimitettu tilitoimistoon kuukausittain postipakettina.

Yrittäjän oma aika ei maksa mitään?

Tilitoimiston halpa hinta voi tarkoittaa yrittäjän merkittävää omaa ajankäyttöä. Halpa hintalappu voi  siis hämätä: teet itse sellaisia töitä, joita ohjelmisto tai tilitoimisto voisi hoitaa sinun puolestasi.

Esimerkiksi asiakas käyttää erillistä, jopa ilmaista laskutusohjelmaa, joita googlaamalla löytyy pilvin pimein. Tai vaihtoehtoisesti yrittäjä laatii laskut itse laatimallaan Word-pohjalla. Laskuja lähtee 20 kpl kuussa.

Asiakkaiden maksusuoritukset laskuille pitää kirjata laskutusohjelmaan käsin ja kaivaa suoritukset pankkitililtä. Lisäksi kirjanpitäjälle pitää toimittaa kuukausittain kopiot myyntilaskuista ja tieto avoimista myyntilaskuista. Tähän kaikkeen menee helposti useita tunteja kuukaudessa, joka on poissa yrittäjän asiakastyöhön käytettävästä ajasta. 

Modernit työkalut ja työtavat säästävät kaikkien aikaa

Vaihtoehtoisesti yrittäjä voisi valita modernin tilitoimiston, joka käyttää asianmukaisia työkaluja kuten esimerkiksi Netvisoria tai Procountoria. Tällöin asiakas laatii laskun Netvisorilla, josta se lähtee asiakkaalle suoraan verkkolaskuna.

Lasku on heti kirjanpidossa ja kun asiakas maksaa laskun viitenumerolla, kohdistuu maksusuoritus automaattisesti laskuun. Yrittäjän ei tarvitse tehdä laskun laatimisen jälkeen yhtään mitään, ohjelmisto ja tilitoimisto hoitavat loput. Ainoa poikkeus on, jos asiakas ei maksa laskua. Tällöin yrittäjä lähettää maksumuistutuksen, mutta tämäkin hoituu parilla napin painalluksella.

Vastaanotatko yhä ostolaskuja paperilla tai sähköpostiin? Tilitoimisto voi tarjota sinulle työkalut ostolaskujen tehokkaaseen käsittelyyn – ihan vastaavasti kuin myyntilaskujen kanssa. Tällöin hyväksyt ostolaskut parilla napin painalluksella ohjelmistossa ja lähetät ne pankkiin maksettavaksi. Säästät jokaisen laskun käsittelyssä useamman minuutin omaa aikaasi.

Kunnon työkalut maksavat, mutta niillä säästää aikaa. Vertauksen voi tehdä vaikka auto-esimerkillä. Ladalla pääsee paikasta A paikkaan B, mutta hieman paremmalla kärryllä matka taittuu mukavammin ja joskus myös nopeammin (huom. nopeusrajoitukset!). Älä siis säästä väärässä paikassa.

Yrittäjän oma aika on kaikista kalleinta. Aseta omalle työllesi hintalappu, esimerkiksi 100 € / h, ja käy sen jälkeen läpi, mitä töitä voit ulkoistaa alle oman kustannuksesi.

Kun vertailet eri tilitoimistoja, kiinnitä huomiota myös siihen, mitä sinun tulee itse tehdä. Miten hyvät työkalut saat käyttöösi ja miten paljon säästät omaa aikaasi?

Valjaan yksinyrittäjäasiakkaista useampi on sanonut, että yrittäjätuttava maksaa kirjanpidosta 80-100 € / kk toisessa tilitoimistossa. Asiakkaamme näissä esimerkeissä maksoi n. 150 € / kk, mutta yrittäjän oma ajankäyttö oli useita tunteja kuukaudessa pienempi, kuin toisen tilitoimiston asiakkaana. Miten paljon arvostat omaa aikaasi ja mihin sen käytät?

Tarinan opetus; tarjoaako tilitoimisto käyttöösi modernit työkalut, jolla säästät useita tunteja kuukaudessa omaa aikaasi? Vai tuherratko käsityönä sellaisia asioita, jotka on mahdollista tehdä paljon tehokkaammin kunnon työkaluilla? On harhaluulo, että yrittäjän oma aika ei maksa mitään!

Integraatiot – mitä ne ovat ja mitä niillä voi tehdä?

Asiakas työllisti meille siirtymisen aikoihin n. 60-70 työntekijää. Käytössä oli kohtalaisen moderni taloushallinnon järjestelmä, mutta tilitoimisto ei osannut ottaa siitä käytännössä mitään tehoja irti. Asiakkaalla oli lisäksi käytössä työajanseurantaohjelmisto, josta oli integraatio tilitoimiston käyttämään taloushallinnon järjestelmään.

Palkanlaskenta kuitenkin tehtiin syöttämällä käsin tiedot työajanseurantaohjelmiston raporteista palkanlaskentaan. Tähän käytettiin kuukausittain tuntikausia turhaa työaikaa. Integraation avulla palkkatiedot olisi saatu suoraan siirrettyä palkanlaskentaohjelmistoon, jonka myötä virheet ja ajankäyttö vähenevät merkittävästi.

Kaiken huippu oli se, että tilitoimisto lähetti asiakkaalle maksulistan palkoista sähköpostilla. Asiakas naputti palkat käsin verkkopankista maksuun yksi kerrallaan kaksi kertaa kuukaudessa. Tähän käytettiin asiakkaan toimesta aikaa useita tunteja kuukaudessa. Palkanmaksuaineiston lähettäminen yhtenä könttänä palkanlaskentaohjelmistosta pankkiin on ollut mahdollista jo ainakin 20 vuotta, jolloin koko palkanmaksuaineisto lähtee parilla napin painalluksella pankkiin.

Tarinan opetus: Kysy tilitoimistolta, onko heillä osaamista ja ymmärrystä ohjelmistojen välisistä integraatioista. Tyypillisiä ovat vaikkapa toiminnanohjausjärjestelmän integraatio. Esimerksi Visma Severa – Netvisor integraatio, jolla saadaan siirrettyä esimerkiksi myynti-, osto- ja matkalaskuja järjestelmien välillä.

Ohjelmistot

Varo toimijoita, joiden järjestelmää ei voi siirtää toiseen tilitoimistoon. Netvisor ja Procountor toimivat sillä periaatteella, että käyttöoikeudet voidaan helposti siirtää toiselle tilitoimistolle. Jos yritys päättää vetää taloushallinnon oman henkilöstön hoidettavaksi, se on myös mahdollista edellä mainittujen järjestelmien avulla.

Esimerkiksi Talenomin asiakkaat ovat sidottuja Talenomin järjestelmään etkä voi vaihtaa muualle ilman, että vaihdat koko taloushallinnon järjestelmän. Kyseessä on ns. ”vendor lock”, eli asiakas on sidottu toimittajaan. Tämä siis siistä syystä, että Talenomin järjestelmä on heidän itsensä ylläpitämä, eivätkä he myy sitä muille. Tästä voi aiheutua merkittäviä kuluja ja järjestelmän vaihdoksessa on aina oma työnsä.

Valitse siis heti yrityksen perustamisesta lähtien työkalut, jotka mahdollistavat helposti tilitoimiston vaihtamisen. Mikäli sattuu käymään niin, että tilitoimiston kanssa sukset menevät ristiin tai muun syyn takia syntyy tarve vaihtaa tilitoimistoa, et ole sidottu yhteen ainoaan toimijaan.

Halpa kirjanpitäjä

En väitä, että halpa kirjanpitäjä olisi aina huono valinta. Halpa kirjanpitäjä voi olla hyvä valinta, jos hän ei arvosta asiantuntemustaan ja myy työtään liian halvalla. Muista kuitenkin valintaa tehdessäsi, että kirjanpitäjät eivät ole kaikkien alojen asiantuntijoita.

Asiakkaan näkökulmasta on erittäin tärkeää, että tilitoimiston henkilökunta ymmärtää asiakkaan toimialan erityispiirteet ja osaa neuvoa asiakasta. Älä siis päädy vääränlaisen tilitoimiston asiakkaaksi. Tee valinta huolella.

Tilitoimiston vaihtajan muistilista

1. Älä tee valintaa pelkän hinnan perusteella.
2. Kysy referenssejä toimialastasi
3. Mitä työkaluja tilitoimisto käyttää ja tarjoaako ohjelmisto sinulle täyden läpinäkyvyden? Markkinan paras työkalu on tällä hetkellä Netvisor, toisena tulee Procountor.
4. Oletko lukittu tilitoimiston järjestelmään? Eli voitko vaihtaa tilitoimistoa ja järjestelmä seuraa mukana? Netvisor ja Procountor mahdollistavat tämän. 
5. Valitse sopivan kokoinen tilitoimisto. Markkinoiden suurimmat toimijat eivät välttämättä ole hyvä valinta yksinyrittäjälle.
6. Saatko nimetyn yhteyshenkilön vai epämääräisen tiimin henkilöitä, jotka vaihtuvat tiuhaan?
7. Ymmärtääkö tilitoimisto integraatioista mitään?
8. Mitä lisäarvopalveluita tilitoimisto voi tarjota?

Startup-yrityksen tilitoimiston valinnan muistilista

 Startupin tilitoimistoa valitessa kiinnitä seuraaviin huomiota edellä mainittujen lisäksi.

1. Onko tilitoimistolla kokemusta startup-yrityksistä? Montako startup-referenssiä tilitoimistolla on?
2. Pysyykö tilitoimisto kasvussa mukana, jos toiminta kymmenkertaistuu?
3. Onko tilitoimistolla Business Finland-osaaminen hanskassa?
4. Mitä lisäarvopalveluita tilitoimisto pystyy tuottamaan? Controller, CFO jne?

Katso myös kirjoituksemme: Tilitoimiston vaihtaminen