Ostolaskujen automatisointi säännöillä Netvisorissa
Netvisor mahdollistaa ostolaskujen käsittelyn automaatiosäännöillä. Voit esimerkiksi asettaa säännön, joka hyväksyy ja maksaa puhelinlaskun automaattisesti, jos ostolaskun summa on yli 400 euroa ja alle 500 euroa.
Valitse ostot valikko ja sieltä automaattinen käsittely. Lähetä yhteyshenkilöllesi viestiä, mikäli sinulla ei ole tähän toimintoon oikeuksia.
Valitse toimittaja pudotusvalikosta ja paina valitse nappia. Paina sen jälkeen uusi toimittajakohtainen sääntö nappia.
Esimerkiksi automatisoidaan Ilmarisen YEL-vakuutuslasku.
Anna säännölle kuvaava nimi. Kuvaus kenttä ei ole pakollinen. Voimassaoloaika kenttään voit halutessasi laittaa säännön alkamis- tai päättymispäivän. Kentät voi myös jättää tyhjäksi, jolloin sääntö on toistaiseksi voimassaoleva.
Laskun käsittely kohtaan valitse tiliöi lasku ja hyväksyntä. Tällöin Netvisor tiliöi laskun kirjanpitoon ja hyväksyy laskun automaattisesti, kun säännön ehdot täyttyvät.
Kaikkien laskurivien käsittely kohtaan valitse aseta kirjanpitotilit ja valitse kirjanpidon tili. Valikosta löytyy myös vaihtoehdot esimerkiksi laskentakohteen asettamiseen ja arvonlisäverojen käsittelyyn. Ota meihin yhteyttä, jos et ole varma tiliöinnistä ja alv-käsittelystä.
Ehdot kohta on tärkein laskun automaatiosääntöjä asetettaessa. Näiden ehtojen pohjalta Netvisor joko käsittelee laskun automaattisesti, tai sitten ei käsittele, jos ehdot eivät täyty.
Syötä aina ehtoihin toimittajan pankkitili. Syötä tilinumero ilman tyhjiä välejä. Tarkista toimittajan pankkitili ostolaskulta. Lisäksi ehtoihin voi syöttää laskun lähteeksi verkkolaskun. Jolloin Netvisor ei käsittele toimittajalta laskuja, mikäli lasku tuleekin skannauspalvelun kautta.
Yllä olevasta laskun kuvasta näemme, että laskun otsikkotiedoissa esiintyy sana YEL. Eli asetetaan ehtoihin ”verkkolaskusanoman otsikkotiedoista löytyy merkkijono” valinta ja kirjataan siihen YEL. Jolloin sääntö etsii laskun otsikkotiedoista YEL merkkijonoa, mikäli sitä ei löydy, niin sääntö ei käsittele laskua.
Otsikkotiedot tarkoittavat verkkolaskun sisältöä, joka on laskurivien yläpuolella. Jos YEL sana esiintyisi laskuriveillä, niin ehdot kohdasta löytyy tähän omat valinnat. Laskun tuotekoodi, nimike tai selite, joita voit käyttää ehtoina.
Jos haluat myös maksaa laskun automaattisesti Netvisorin säännön pohjalta, niin lisää ehtoihin laskun summa. Lisäksi valitse laskun käsittely kohtaan valinta ”maksa lasku automaattisesti tililtä” ja valitse pankkitili, josta lasku maksetaan. Ehtojen täyttyessä Netvisor hyväksyy ostolaskun ja lähettää laskun pankkiin maksettavaksi laskun eräpäivänä.
