Kasvaako yrityksesi sitä vauhtia, että omat kädet loppuvat kesken ja apukäsille alkaisi olemaan jo huutava tarve? Hieno homma, sehän tarkoittaa sitä, että on aika ruveta työnantajaksi ja palkata ensimmäinen työntekijä yritykseesi. Mutta ennen kuin valitaan hommaan paras ja taitavin, katsotaan, että kaikki menee kerralla niin kuin pitääkin. Tästä blogista löydät vinkkimme siihen, mitä on hyvä huomioida jo ennen ensimmäisen työntekijän palkkaamista.
Työnantajarekisteri
Työnantajarekisteri, onko pakko liittyä? Ja jos ei ole, onko siitä jotakin hyötyä, että liittyy silti? Muun muassa näitä kysymyksiä uusi työnantaja voi pohdiskella. Vastauksiin vaikuttaa pitkälti se, onko aikomuksena palkata yksi vai useampi työntekijä. Mikäli suunnitelmana on palkata vain yksi työntekijä, ei yritystä lasketa vielä säännölliseksi työnantajaksi Verohallinnon määritelmän mukaan. Tällöin työnantajarekisteriin ilmoittautuminen ei ole pakollista. Jos työntekijöitä palkataankin kerralla kaksi tai useampi, tulee työnantajan ilmoittautua rekisteriin. Tämä pätee myös silloin, kun säännöllistä palkkaa maksetaan yhdelle työntekijälle, mutta tämän lisäksi palkkaa maksetaan satunnaisesti (esim. määräaikaisesti vain osan vuotta) myös toiselle työntekijälle.
Siitä, että rekisteriin ilmoittautuu vapaaehtoisesti ei sinänsä ole mitään etua, jos ei haittaakaan. Tällöin on vain huomioitava, että työnantajarekisteriin kuuluminen velvoittaa työnantajan lähettämään kuukausittain työnantajan erillisilmoituksen riippumatta siitä, onko palkkaa maksettu kyseisessä kuussa.
Työnantajarekisteriin kuulumattomia satunnaisia työnantajia ilmoitusvelvollisuus koskee vain niiden kuukausien osalta, jolloin palkkasuorituksia muodostuu. Työnantajarekisteriin rekisteröityneen ja rekisteröimättömän työnantajan velvoitteisiin pääset tutustumaan tarkemmin Tulorekisterin sivuilta.
Ennakkoon tai kaiken varalta työnantajarekisteriin ei kannata ilmoittautua, sillä rekisteriin voi liittyä missä tahansa vaiheessa, heti palkanmaksun muuttuessa satunnaisesta säännölliseksi. Jos olet epävarma siitä, lukeutuuko yrityksesi satunnaiseksi vai säännölliseksi palkanmaksajaksi, voit tarkistaa luokittelun Verohallinnon sivuilta. Mikäli yritykselläsi on tarve ilmoittautua työnantajarekisteriin, onnistuu se OmaVeron kautta.
Työterveyshuolto
Tarvitseeko ensimmäinen työntekijä työterveyshuolto? Työterveyshuoltolaki velvoittaa kaikki työnantajat tarjoamaan kaikille työntekijöille työsuhteen kestosta tai laadusta riippumatta pääsyn työterveyspalveluiden pariin. Työterveyshuollolla pyritään ylläpitämään turvallista työympäristöä, työntekijän työkykyä ja ennaltaehkäisemään sairauksia, joille työnteko altistaa.
Lakisääteisen työterveyshuollon tulee sisältää:
• työpaikan terveysriskeihin perustuvat terveystarkastukset
• työpaikan terveysvaarojen selvittämisen työpaikkaselvityksen avulla
• toimenpide-ehdotukset työolojen parantamiseksi ja työkyvyn edistämiseksi
• neuvonnan ja ohjauksen sekä tietojen antamisen työolojen kehittämisestä ja työntekijöiden terveydestä
• työkykyä ylläpitävään toimintaan osallistumisen
• työkyvyn heiketessä työntekijän terveyden seuraamisen, työssä selviytymisen edistämisen, kuntoutusneuvonnan ja kuntoutukseen ohjaamisen
• työpaikan ensiapuvalmiuden ohjauksen
Tämän lisäksi työnantaja voi halutessaan tarjota työntekijöille laajennettuja työterveyshuollon palveluita, jotka kohtuullisina ja tavanomaisina ovat työntekijöille myös verovapaita etuja (ja näin ollen myös mahdollinen valtti potentiaalisten työntekijöiden silmissä).
Työterveyshuollosta voi vastata joko kunnallinen tai yksityinen palveluntarjoaja, joka työnantajan kanssa yhteistyössä kartoittaa työpaikkaselvityksen pohjalta työterveyteen liittyvät suurimmat haasteet ja työterveyshuollon tarvittavan laajuuden. Työterveyshuollon järjestämisestä tulee tehdä kirjallinen sopimus, jossa määritellään tarjottujen työterveyshuollon palveluiden laajuus. Tämän lisäksi yrityksen tulee toteuttaa yhdessä palveluntarjoajan kanssa kirjallinen toimintasuunnitelma työterveyshuollon toteuttamiseksi. Sekä työterveyshuoltosopimus että työpaikkaselvitysraportti on pidettävä työpaikalla työntekijöiden nähtävissä. Vaikka työterveyshuollon toimintasuunnitelman kuulostaa monimutkaiselta ja työläältä, on se usein hoidettu yhdellä tapaamisella työterveyshoitajan kanssa. Tapaamisessa käydään läpi mm. työpaikan tarpeet, voimavarat sekä mahdolliset vaara- ja kuormitustekijät. Keskustelun pohjalta työterveyshoitaja laatii suunnitelman, jonka hän lähettää valmiina yrittäjälle.
Työnantaja saa hakemuksella työterveyshuoltoon liittyvistä kustannuksista Kelalta korvauksia, mikäli palvelun on tarjonnut lain määritelmän täyttävä terveydenhuollon taho, työterveyshuoltosopimus on voimassa ja työterveyshuollon toimintasuunnitelma on käytössä ja ajan tasalla.
Pakolliset eli lakisääteiset vakuutukset – ainakin nämä on hankittava
TyEL-vakuutus
TyEL-vakuutus, eli työntekijän työeläkevakuutus on hankittava jokaiselle yli 17-vuotiaalle työntekijälle. Vakuutuksen tarvitsee myös se ensimmäinen työntekijä. TyEL-vakuutuksen yläikäraja on 68-70 -vuotta (riippuen työntekijän syntymävuodesta), jota vanhempia työntekijöitä ei enää tarvitse liittää vakuutuksen piiriin. Vanhempien työntekijöiden kohdalla on hyvä huomata, että vaikka työntekijä on virallisesti eläkkeellä, kuuluu hän silti vakuutusvelvollisuuden piiriin, mikäli hän tekee töitä eikä ole ylittänyt
edellä mainittua yläikärajaa. TyEL-vakuutus tulee olla hankittuna viimeistään palkanmaksun yhteydessä, ennen kuin tietoja viedään tulorekisteriin. Työnantaja maksaa osan vakuutusmaksusta ja työntekijä osan. Työnantaja vähentää työntekijän osuuden palkasta ja tilittää maksut eläkevakuutusyhtiölle. TyEL-vakuutusmaksut suoritetaan kuukausittain perustuen maksettuihin palkkoihin. Työntekijän eläkevakuutuksia tarjoavat eläkevakuutusyhtiöt kuten Ilmarinen, Veritas, Varma, Elo.
Tapaturmavakuutus
Työtapaturma- ja ammattitautilaki velvoittaa työnantajan vakuuttamaan kaikki työntekijänsä tapaturmien ja ammattitautien varalta. Tapaturmavakuutukset kattavat tavallisimmin työpaikalla tai työmatkalla tapahtuneet tapaturmat sekä työnteosta johtuvat sairaudet, niihin liittyvät hoitokulut sekä mahdolliset korvaukset tapaturmaisen vammautumisen tai kuoleman tapahtuessa. Vakuutuksen laajuutta pohdittaessa on hyvä ottaa huomioon myös entisestään lisääntynyt etätyöskentely, sillä suppeammat tapaturmavakuutukset eivät välttämättä kata kaikkia etätyöpäivän aikana sattuneita tapaturmia. Tapaturmavakuutuksen hinta riippuu vakuutuksen laajuudesta sekä tehtävästä työstä. Vakuutuksen tasauslaskutus vaihtelee vakuutusyhtiöittäin, osassa yhtiöistä tasaus kerran vuodessa, osassa useammin. Tapaturmavakuutuksia myy esimerkiksi Fennia, IF, Lähitapiola, Pohjola.
Huom! Tapaturmavakuutus on lakisääteisistä vakuutuksista ainoa, jonka on oltava voimassa heti työsuhteen alkaessa.
Työttömyysvakuutus
Työttömyysvakuutuksen piiriin kuuluvat kaikki 18- 65 -vuotiaat palkansaajat. Siinä missä muista lakisääteisistä vakuutuksista vastaavat eri vakuutusyhtiöt, työttömyysvakuutuksen hoitaa valtiollinen toimija Työllisyysrahasto. Työttömyysvakuutusta ei siis sinänsä tarvitse erikseen hankkia, vaan lasku tulee tulorekisteriin ilmoitettujen palkkojen pohjalta automaattisesti kerran kvartaalissa. Työttömyysvakuutusmaksusta osan maksaa työntekijä, osan työnantaja,mutta molemmat osat työnantaja tilittää Työllisyysrahastolle.
Työntekijän osuus peritään palkanmaksun yhteydessä. Työnantajan ei tarvitse maksaa työttömyysvakuutusmaksua, mikäli maksettujen palkkojen summa jää kalenterivuoden aikana alle 1300 euron, mutta työnantaja on kuitenkin velvollinen tekemään pidätyksen työntekijän palkasta annetun prosentin mukaan. Tilanteessa, jossa pidätykset on tehty, mutta vuoden kokonaispalkkasumma jää alle 1300 euron, jää pidätetty osuus yritykselle.
Työttömyysturvan maksuilla rahoitetaan mm. aikuiskoulutustukea, työttö-myysturvaa ja eläke-etuuksia.
Huomioithan, että linkit johtavat ulkopuoliselle sivustolle, jonka sisällöstä emme vastaa. Linkki on jaettu lisätiedon tarjoamiseksi lukijalle.
Nimet papereissa ja valmiina hommiin – Mitä vielä pitäisi huomioida?
Uuden työntekijän palkkaamisessa lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen ja rekrytoinnin pyörittäminen voivat olla monen mielestä se työläin osa prosessia. Tällöin työsopimusten allekirjoittaminen saattaa tuntua maaliviivalta, jonka jälkeen saa hengähtää. Toki silloin ollaan jo voiton puolella, mutta kuitenkaan aivan vielä maalissa.
Huomioi siis vielä ainakin nämä:
• Työhöntulotarkastus on hyvä hoitaa koeajan puitteissa. Työhöntulotarkastuksen tärkeys korostuu erityisesti aloilla, joilla työ on fyysisesti kuormittavaa. On työnantajan etu saada tietää hyvissä ajoin työntekijän soveltuvuus kaavailtuun työtehtävään. Työhöntulotarkastus hoidetaan työterveyshuollossa.
• Perehdytys on olennainen osa työhön kiinni pääsemistä. On hyvä huomioida, että perehdytys sitoo hetkellisesti työnantajan resursseja, ennen kuin päästään hyödyntämään uuden työntekijän tarjoamaa panosta yrityksen hyväksi. Huolellinen perehdytys on kuitenkin usein vaivan arvoinen niin työnantajan kuin työntekijän näkökulmasta.
• Yhden hengen yrityksessä on yrittäjä saanut itse määrittää työ- ja loma-aikansa, mutta kun yritykseen palkataan työntekijöitä, on työvuoro- ja lomasuunnitteluun hyvä kiinnittää huomiota. Työvuorot ja lomat tulee esimerkiksi muistaa ilmoittaa hyvissä ajoin työntekijälle.
TARKISTUSLISTA UUDELLE TYÖNANTAJALLE
1. Selvitä, tarvitseeko sinun liittyä työnantajarekisteriin?
2. Laadi aina kirjalliset työsopimukset!
3. Hoida vakuutukset kuntoon ennen työsuhteen alkamista. TyEL-, työttömyys- ja tapaturmavakuutus.
4. Selvitä sovelletaanko työtehtäviin ns. yleissitovaa työehtosopimusta.
5. Hoida työterveyshuolto kuntoon.
Muista myös ladata oppaamme koskien työntekijöitä: Uuden työnantajan opas sekä Kasvavan työntekijän opas.
