Palkansaajalle palkanmaksu ilmenee lähinnä tilille kilahtavana palkkana ja verkkopankkiin tai postilaatikkoon tipahtavana palkkalaskelmana. Tämä on kuitenkin vain lopputulema monisyisestä palkkaprosessista. Mitä palkkaprosessi pitää sisällään?
Ajantasaiset työntekijätiedot
Palkkahallinnon prosessit lähtevät liikkeelle siitä, että palkkahallintoon välitetään tieto palkansaajasta. Olipa kyseessä firman ensimmäinen tai sadasensimmäinen työntekijä, on palkkahallintoon hyvä välittää uuden työntekijän tiedot sekä kopio työsopimuksesta heti työsuhteen varmistuttua. Työsopimuksesta palkkahallinto saa olennaista tietoa mm. työsuhteen pituudesta ja tyypistä, sovitusta työajasta ja palkkamallista, noudatettavasta työehtosopimuksesta, mahdollisesta koeajasta sekä muista palkkaan vaikuttavista tekijöistä, kuten luontaiseduista sekä tietenkin palkanmaksun ajankohdasta.
Mikäli se ei työsopimuksesta käy ilmi, tulee palkanlaskentaan toimittaa myös tieto työntekijän henkilötunnuksesta (verokortin noutoa ja tulorekisteri-ilmoituksia varten) sekä työntekijän tilinumero palkanmaksua varten. Uuden työntekijän kohdalla työntekijätietojen ilmoittaminen on ensisijaisen tärkeää, mutta yhtä lailla tärkeää on ylläpitää ajantasaisesti myös vanhan henkilöstön tietoja, esimerkiksi jos heidän työsuhteeseensa tai pankkitietoihinsa tulee muutoksia. Muista informoida pintapuoleisesti myös työntekijöitä siitä, Mitä palkkaprosessi pitää sisällään.
Mitä suurempilukuisesta palkansaajajoukosta ja monimuotoisemmasta palkkamateriaalista on kyse, sitä tärkeämpää on muistaa toimittaa palkkamateriaali ajoissa.
Palkkamateriaali ja lomapalkkavaraus
Kun palkkahallinnolla on tieto siitä keille kaikille maksetaan palkkaa, on olennaista myös tietää minkä perusteella palkka kulloiseltakin palkkajaksolta maksetaan. Yleisesti puhutaan palkkamateriaalin toimittamisesta, eli maksettavalta palkkajaksolta lähetetään palkanlaskijalle tieto esimerkiksi tehdyistä työtunneista, sairauspoissaoloista, lomajaksoista, lomautuksista tai muista palkanmaksuun vaikuttavista tekijöistä. Mitä suurempilukuisesta palkansaajajoukosta ja monimuotoisemmasta palkkamateriaalista on kyse, sitä tärkeämpää on muistaa toimittaa palkkamateriaali ajoissa.
Palkansaajien ollessa tuntityöntekijöitä tulee palkkamateriaali ja sen sisältämät tiedot toimitettua usein säntillisemmin, sillä palkan peruste vaihtelee usein kuukausittain. Kuukausipalkkaisten työntekijöiden kohdalla jää usein herkemmin ilmoittamatta esimerkiksi palkalliset sairauspoissaolot tai vuosilomat, sillä ajatellaan kuukausipalkan säilyvän joka tapauksessa kuukaudesta toiseen samana. Palkansaajan tilille tipahtava palkkasumma säilyy toki samana, vaikka palkkajaksolla oltaisiinkin pidetty vuosilomia, mutta kirjanpidon näkökulmasta tässä on yksi yleisimmistä sudenkuopista!
Yksi palkkahallinnon tärkeistä, joskin usein huomaamattomista tehtävistä on ylläpitää käytetyistä ja kertyvistä lomapäivistä muodostuvaa lomapalkkavarausta. Käytännössä tämä kirjanpidon laskennallinen kirjaus tarkoittaa sitä, että kuinka paljon yritys olisi velkaa lomapalkkoja työntekijöilleen, jos työntekijät irtisanoutuisivat lomapalkkavarauksen tarkasteluhetkellä.
Kun työntekijä ei pidä lomiaan, yrityksen velka työntekijälle kasvaa sitä mukaa kuin työntekijälle kertyy vuosilomapäiviä. Vastaavasti velka pienenee, kun työntekijä käyttää lomapäiviään, eli hänelle maksetaan lomapalkkaa näiltä kertyneiltä lomapäiviltä.
Tilanteessa, jossa palkkahallintoon unohdetaan ilmoittaa työntekijöiden käyttämät lomat, käy niin, että lomapalkkavelkakirjaus vain kasvaa kasvamistaan, mikä puolestaan kasvattaa aiheettomasti velan osuutta taseessa. Tämän takia on tärkeää muistaa ilmoittaa palkanlaskijalle myös työntekijöiden pitämät lomapäivät!
Verokortti
Ennen kuin palkanlaskija pääsee käsiksi varsinaiseen palkanlaskentaan, käy hän noutamassa työntekijöiden verokortit sähköisesti Verohallinnon rajapinnan kautta palkkaohjelmistoon. Työntekijät voivat halutessaa päivittää verokorttiaan kätevästi Omaveron kautta, mutta tällöin on hyvä muistaa, että muutokset on tehtävä viimeistään viisi arkipäivää ennen palkkapäivää, jotta päivitykset ehtivät mukaan palkanlaskijan noutamalle verokortille.
Palkkalaskelman vaiheet ja palkkojen hyväksyntä
Kun palkanlaskijalla on tarvittavat tiedot ja päivitetyt verokortit noudettuna, pääsee hän muodostamaan työntekijöiden palkkalaskelmat annettujen tietojen perusteella. Tämän jälkeen palkkalaskelmat lähetetään vielä hyväksyntään, eli palkkoja maksavan yrityksen nimetty henkilö käy läpi laskelmat ja hyväksyy ne. Hyväksytyt laskelmat lähetetään työntekijöille ja palkanmaksuaineisto (eli tiedot paljonko maksetaan ja kenelle) lähetetään pankkiin. Palkkojen hyväksyntä ja maksuaineiston eteenpäin lähetys voidaan tehdä vaikka viikkoa ennen palkanmaksupäivää, mutta tästä huolimatta palkat menevät maksuun vasta asetettuna palkkapäivänä.
Samalla kun palkkalaskelmat on siirretty hyväksynnän jälkeen maksuun, on niistä muodostettu ja lähetetty palkkatietoilmoitus Tulorekisteriin, jonka kautta Verohallinto saa työntekjöiden henkilöverotukseen tarvitsemansa tiedot.
Ay-jäsenmaksut
Jos työntekijä kuuluu ammattiyhdistykseen tai -liittoon ja on pyytänyt, että jäsenmaksu tilitetään suoraan palkasta, hoituu myös tämä palkkahallinnon toimesta. Jäsenmaksu on pidätetty työntekijälle maksettavasta palkasta ja näkyy erillisenä rivinä palkkalaskelmalla. Kun palkat on laitettu maksuun, laitetaan samassa yhteydessä myös nämä pidätetyt jäsenmaksut maksuun ammattiyhdistyksille. ennalta annettujen tietojen (kuten kuukausi- tai henkilökohtaisten viitenumeroiden) perusteella.
Tässä on palkkaprosessi pähkinänkuoressa sujuvimmillaan ja yksinkertaisimmillaan. Sujuva prosessi on kahden kauppa, jossa sujuvuuteen vaikuttavat niin työnantajayrityksen osalta ajoissa toimitettu, selkeä palkkamateriaali ja hyvissä ajoin tehty palkkojen hyväksyntä kuin osaava palkanlaskija, joka osaa tarvittaessa myös pyytää aktiivisesti täydentäviä tietoja palkkoja koskien.
Jos olet kiinnostut työnantajan roolista erikokoisissa yrityksissä kurkkaa oppaamme:
Uuden työnantajan opas – Mitä pitää ottaa huomioon, kun sinusta tulee palkanmaksaja?
