Kirjanpitäjän työ on murroksessa. Ammattikuntamme on säännöllisesti erilaisten tilastojen kärjessä ammateista, jotka tulevat katoamaan. Ei kirjanpitäjän työ kuitenkaan mihinkään ole kokonaan katoamassa, vaikka työn sisältö onkin hiljalleen muuttumassa. Esimerkiksi automatisoitu kirjanpito ja koneoppiminen voivat helpottaa monia rutiininomaisia tehtäviä, kuten laskujen käsittelyä ja tilinpäätöksen laatimista. Tämä antaa kirjanpitäjille enemmän aikaa keskittyä analyyttisiin tehtäviin ja tarjota asiakkaille lisäarvoa. Lisäksi pilvipohjaiset järjestelmät voivat helpottaa kirjanpitäjien yhteistyötä ja tehdä tiedon jakamisesta entistä helpompaa. Tekemisen sisältö tulee siis muuttumaan ja uusia taitoja täytyy opetella. Automaatio vie osan rutiinitehtävistä ja koko toimialan tulee muuttua enemmän proaktiiviseksi asiakkaiden suuntaan.
Alla olen kuvannut työskentelyä kolmessa erilaisessa tilitoimistoympäristössä: Perinteisen kirjanpidon tuottajat, sähköisen taloushallinnon kaksi eri varianttia sekä mitä on moderni taloushallinto.
Perinteinen kirjanpito
Asiakas toimittaa kuitit ja laskut paperimuodossa kirjanpitäjälle. Tilitoimistossa saatetaan piipahtaa paikan päällä ja vaihtaa kuulumiset kahvikupposen äärellä. Aineistoa tulee asiakkailta muovikasseissa, kenkälaatikoissa, kirjekuorissa ja mapeissa. Parhaimmillaan asiakas on järjestänyt aineiston mappiin päivämäärien mukaan ja merkinnyt maksupäivät laskuille. Välillä kirjanpidon aineisto taas on toiminut kahvikupin alusena, ruokailualustana, pyörinyt auton hansikaslokerossa tai jopa auton jalkatilassa. Tositteiden välistä voi löytyä monenlaisia yllätyksiä, joskus sekaan eksyy ihan asiaan kuulumatontakin materiaalia. Usein kirjanpitäjän työ alkaa siitä, että kirjanpitäjä järjestelee ensin aineiston päivämääräjärjestykseen helpottaakseen omaa tallennustyötään.
Parhaassa tapauksessa kirjanpitäjällä on kytketty asiakkaan tiliotteen nouto pankista kirjanpito-ohjelmistoon, eli käytössä on konekielinen tiliote, jota kirjanpito-ohjelma osaa lukea. Se helpottaa ja nopeuttaa tekemistä jonkin verran. Kirjanpitäjä käsittelee asiakkaan toimittaman aineiston ja tallentaa tositteet kirjanpito-ohjelmaan. Kirjanpidon aineisto on paperilla ja kirjanpitäjä merkitsee jokaiselle tositteelle, eli mapissa olevalle paperille tositenumeron kirjanpito-ohjelman muodostaman juoksevan numeron perusteella.
Kirjanpitotyö tehdään yleensä kerran kuukaudessa, jos asiakas on arvonlisäveron kuukausimenettelyssä. Pienemmille yritykselle kirjanpito voidaan tehdä kerran kvartaalissa, alv-ilmoitusvälin ollessa neljännesvuosi. Aivan pienimmille yrityksille alv-ilmoitus tehdään kerran vuodessa, jolloin asiakas toimittaa koko aineiston kerran vuodessa
Perinteisiä kirjanpidon palveluita tuottavat tilitoimistot tuskailevat usein ”alvipäivän” kanssa. Jos erehdyt soittamaan tilitoimistoon 12. päivä, voi olla ettet saa ketään kiinni. Koska työntekijät naputtelevat asiakkaiden kirjanpitoja kasaan kuin viimeistä päivää. Töitä saatetaan painaa iltamyöhään asti, jotta saadaan kaikkien asiakkaiden alv-ilmoitukset verottajalle.
Törkeimmät asiakkaat toimittavat aineiston tilitoimistoon aivan viime tipassa, aina vasta alvipäivänä. Tunnolliset kirjanpitäjät eivät kehtaa sanoa asiakkaalle, että nyt valitettavasti aineisto tuli niin myöhään, että ehdin tehdä tämän seuraavan kahden viikon kuluessa. Sen sijaan he painavat ylitöinä näiden mattimyöhäistenkin kirjanpidon läjään ja miettivät hiljaa itsekseen, että perhana taas tätäkin asiakasta, kun aineisto tuli niin myöhään. Asiakkaalle huomautetaan alv-laskelman lähettämisen yhteydessä sähköpostilla, että tuotko aineisto ensi kerralla ajoissa. Mikään ei kuitenkaan muutu asiakkaan käytöksessä ja sama toistuu taas ensi kuussa.
Alvipäivästä selvittiin ja 13. päivä juodaan porukalla pullakahvit sen kunniaksi, että selvittiin 12. päivästä. Porukalla tuskaillaan, että taas Pertti, Sanna yms. toivat aineiston vasta 12. päivä ja painettiin hommia pitkälle iltaan ylitöinä. Eikö ne ikinä osaa muuttaa tapojaan, vaikka me miten muistutamme ja pyydetään toimittamaan aineisto ajallaan?
Perinteinen kirjanpito linkittyy tallennustyöhön hyvin vahvasti. Asiakkaan toimittamaa aineistoa tallennetaan kirjanpidon ohjelmistoon. Kirjanpito valmistuu usein yli kuukauden päästä lähellä alv-raportointipäivää.
Kukin asiakas hoitaa myyntilaskutuksen, ostolaskujen käsittelyn ja kuitit tavallaan. Asiakkaiden käytössä on kirjava nippu työkaluja, lähtien Word- tai Excel-laskupohjista, joilla laskuja laaditaan, tulostetaan ja postitetaan kirjepostina. Ostolaskuja vastaanotetaan paperilla ja maksetaan verkkopankin kautta yksi kerrallaan. Kuitit keräillään paperimuodossa kasaan ja toimitetaan kirjanpitäjälle muun aineiston yhteydessä. Kuten kuvitella saattaa, osa kuiteista yleensä häviääkin matkan varrella.
Kirjanpitäjä tekee isoja kokonaisuuksia kerralla. Yksittäisen asiakkaan kirjanpito tehdään yleensä kerralla kasaan, jos kaikki tarvittava materiaali asiakkaalta on saatu. Työpäivä voi koostua vain muutaman asiakkaan asioiden käsittelystä.
Sähköinen taloushallinto
Sähköisen taloushallinnon perustaso
Asiakas toimittaa materiaalin sähköisessä muodossa tilitoimistolle. Käytössä voi olla esimerkiksi jaettu Google drive tai Dropbox-kansio, tai kuittisovellus kuten esimerkiksi Bezala tai eTasku. Kirjanpitäjä edelleen tallentaa materiaalin kuukausittain tai harvemmin kirjanpidon ohjelmistoon ja toimittaa asiakkaalle tiedon maksettavasta arvonlisäveron määrästä. Asiakkaalla ja tilitoimistolla ei ole käytössä yhteisiä ohjelmistoja. Myyntilaskutusta saatetaan hoitaa edelleen Word-pohjalla ja ostolaskut asiakas vastaanottaa esimerkiksi osittain verkkopankkiin, osin sähköpostilla ja skannaa paperilla saapuneet. Maksuliikenne hoidetaan verkkopankista. Asiakas koostaa kuukausittain materiaalin kasaan ja toimittaa sen kirjanpitäjälle.
Tässäkin mallissa kirjanpitäjän työ on isompia kokonaisuuksia kerrallaan. Eli voidaan tehdä kerralla koko asiakkaan kuukauden kirjanpito kasaan.
Sähköisen taloushallinnon laajennettu taso – yhteiskäyttöiset ohjelmistot
Asiakkaalla on tilitoimiston kanssa yhteiskäytössä taloushallinnon ohjelmisto. Asiakas laatii myyntilaskut yhteiskäytössä olevasta ohjelmasta. Ostolaskut vastaanotetaan yhteiskäytössä olevaan ohjelmistoon, käsitellään ja maksetaan pankin yhteyden avulla. Kuitit toimitetaan erillisellä mobiilisovelluksella, josta kirjanpitäjä käy ne noutamassa ja vie excel-aineistona kirjanpitoon.
Tilitoimisto käsittelee jokaisen tapahtuman ihmisvoimin, eli työntekijät käyvät ja käsittelevät kaikki tapahtumat läpi. Asiakasta laskutetaan tuntiveloituksella. Automaation ja integraatioiden mahdollisuuksia ei osata tai uskalleta hyödyntää. Koska ne myös sahaavat omaa oksaa, eli vähentäisivät asiakkailta laskutettavia tunteja. Käytettävät ohjelmistot eivät ole alan moderneinta kärkeä ja eivät mahdollista laajamittaisesti automaation ja integraatioiden hyödyntämistä.
Toimintamallista hieman riippuen kirjanpitotyö eri asiakkaille tapahtuu pienempinä palasina. Ostolaskuja ja tiliotteita käsitellään 1-5 kertaa viikossa. Kuukauden sulkeminen vie vähemmän aikaa, koska valtaosa tapahtumista on jo käsitelty kuukauden aikana tiliotteiden ja reskontrien kautta. Toki tässäkin toimintamallit eri tilitoimistossa vaihtelevat ja joissakin toimistoissa toimintatavat ovat perinteistä tekemistä lähellä.
Yllä kuvattu alvipäivä ei yleensä enää muodostu ongelmaksi, koska asiakkailta saadaan aineistoa osin ilman asiakkaan omaa tekemistä, esimerkiksi ostolaskujen muodossa, jolloin kuukausi voidaan sulkea, vaikka esimerkiksi osa korttiostosten kuiteista puuttuisi. Puuttuvien kuittien arvonlisäverovähennykset voidaan kirjata seuraavalle kuukaudelle.
Moderni taloushallinto
Modernissa taloushallinnossa hyödynnetään rajapintojen ja automaation mahdollisuudet. Taloushallinto on lähes reaaliaikaista. Tilitoimisto käyttää sääntöpohjaista tai koneoppimis-/tekoälypohjaista automaatiota hyödyksi esimerkiksi ostolaskujen ja kuittien käsittelyyn. Asiakkaan järjestelmistä kytketään integraatio taloushallinnon ohjelmistoon. Esimerkiksi asiakkaalla on käytössä toiminnanohjausjärjestelmä, kuten Visma Severa. Integraation avulla myyntilaskut siirtyvät Severasta Netvisoriin parin napin painalluksella.
Esimerkiksi Netvisor-ohjelmistoa voi käyttää eri tavoin ja olla hyödyntämättä automaation mahdollisuudet kokonaan, tai sitten ottaa niistä tehot irti ja säästää omaa työaikaansa. Välillä tulee vastaan tapauksia, joissa on kyllä otettu käyttöön modernit työkalut, mutta niitä ei osata käyttää. Toisinaan syy on tilitoimistossa ja työtavoissa. Hommia tehdään niin kuin aina on tehty, eikä mietitä miten asioita voisi tehdä uudella tavalla.
Koneoppimis- ja tekoälyratkaisut voivat jo tänä päivänä käsitellä esimerkiksi tiliotteita ja ostolaskuja automaattisesti. Työkalut oppivat historiatiedoista ja ennustavat todennäköisyyksiä tapahtumalle, miten se tulisi käsitellä kirjanpitoon. Mikäli tekoäly ei osaa päätellä riittävällä varmuudella tapahtuman luonnetta, niin se jätetään ihmisen eli kirjanpitäjän käsiteltäväksi.
Ohjelmistoroboteille voidaan laittaa tehtäväksi toistuvien rutiinitoimenpiteiden suorittamista. Valjaan tiimi esimerkiksi käyttää ohjelmistorobottia tulorekisterin täsmäyttämiseen tarvittavien raporttien noutamiseen. Raporttien tilaaminen tulorekisterin palvelusta on työtehtävänä yksitoikkoinen, joten se sopii erittäin hyvin robotin suoritettavaksi.
Kirjanpitäjä käsittelee asiakkaan ostolaskut 1-5 kertaa viikossa, riippuen yleensä hieman asiakkaan laskuvolyymista. Automaatio hoitaa osan ostolaskuista automaattisesti. Tiliotteet käsitellään 1-5 kertaa viikossa, osalle asiakkaista tiliote tulee pankista kerran viikossa ja osalle päivittäin. Automaatio hoitaa taas osan tekemisestä. Kuitit ja matkalaskut käsitellään tyypillisesti 1 – 4 kertaa kuukaudessa. Osa asiakkaista haluaa matkalaskut maksuun nopeammalla syklillä ja osalle riittää maksatus kerran kuussa.
Kirjanpitäjä saattaa käydä koko asiakasrosterinsa läpi päivittäin ja suorittaa erilaisia pienempiä tehtäviä kaikille asiakkaille. Yksittäiset tehtävät asiakasta kohti voivat olla jopa vain muutamien kymmenien sekuntien pituisia. Kirjanpidon kuukauden sulkeminen pienemmille asiakkaille on erilaisten täsmäytysten varmistamista ja usein vain muutaman kirjauksen laatimista, esimerkiksi poistojen ja mahdolliset jaksotusten kirjaamista, jonka jälkeen ajetaan alv-laskelma ja raportoidaan asiakkaalle. Kuukausia päästään sulkemaan usein heti kalenterikuukauden vaihduttua. Alvipäivän ruuhka on täysin tuntematon käsite modernille tilitoimistolle, asiakkaiden kirjanpidot ovat valmiina ja raportoituna jo hyvissä ajoin ennen arvonlisäveron raportointipäivää.
Käytännön esimerkkejä asiakkaista
Toisinaan vastaan tulee asiakkaita, joiden tilitoimisto ei ole ymmärtänyt tai osannut käyttää esimerkiksi rajapintoja. Eräässä tapauksessa asiakas maksoi palkat kaksi kertaa kuussa verkkopankista. Työntekijöitä oli jo tällöin yli 50 henkeä. Tilitoimisto ei ollut ilmeisesti jaksanut informoida asiakasta, että he voisivat siirtää palkat pankkiin palkanlaskentaohjelmiston ja pankin integraation avulla muutamalla napin painalluksella. Välitön ajansäästö oli useita tunteja kuukaudessa. Yllä kuvattu palkka-aineiston lähettämismahdollisuus pankkiin massana on ollut olemassa jo yli 20 vuotta.
Edellä mainittu tapaus käytti työajanseurantaohjelmistoa, josta oli rajapinta tilitoimiston käyttämään palkanlaskentaohjelmistoon. Olin itse aikanaan rakentamassa tätä integraatiota edellisessä yrityksessäni. Taas kerran tilitoimisto ei ollut rajapintaa ottanut käyttöön, vaan syötti käsin tiedot työajanseurannasta palkanlaskentaohjelmistoon. Todennäköisesti jokaisella palkkakaudella aikaa käytettiin puolikkaasta päivästä jopa kokonaiseen päivään aivan turhaan. Vuositasolla hukkaan heitetty ajankäyttö oli varmasti yli 100 tuntia.
Mitä kirjanpitäjän työ on tulevaisuudessa?
Automaatio vie osan työtehtävistä. Jo nyt ostolaskujen käsittely osalle asiakkaista voidaan automatisoida kirjanpitäjän työn osalta lähes kokonaan.
eKuitti kotimaisissa ympyröissä tulee mahdollistamaan korttiostosten kuittien käsittelyn automatisoinnin. Tällä hetkellä kuittien käsittely on taloushallinnon osa-alueista eniten käsityötä vaativa ja mielestäni vähiten automatisoiduin. Kansainvälisiin kuitteihin eKuitista ei apua tule ainakaan vielä hetkeen olemaan. Aika näyttää, tulee joku laajempi standardi nyt ainakin EU:n alueelle. Kansainvälisten sähköisten ostolaskujenkin kanssa on vielä aika paljon matkaa taitettavana, kun en itse ole ensimmäistäkään vielä nähnyt.
Kirjanpidon työtehtävät siirtyvät osin erilaisten prosessien valvontaan. Ihminen käsittelee poikkeamia, joita automaatio ei osaa käsitellä ja asettaa sääntöjä, joiden pohjalta tietokoneet aineistoa käsittelevät. Sanomattakin on selvää, että koulun penkiltä tulevan taloushallinnon harjoittelijan homma ei ole tällaisia sääntöjä asettaa, joiden pohjalta tietokone voi tehdä satoja tai tuhansia päätöksiä. Esimerkiksi arvonlisäverotuksen syvällisen osaamisen tarve ei poistu mihinkään, vaan korostuu entisestään edellä kuvatun tyyppisten sääntöjen asettamiseen.
Itse näen aitona haasteena sen, että minkälaisista tehtävistä taloushallinnon tulevat ammattilaiset voivat tulevaisuudessa aloittaa työnsä, jos ostolaskut, kuitit ja tiliotteet käsitellään valtaosin automaattisesti. Vaikeammat tapaukset, joita kone ei osaa käsitellä oikein, menevät kokeneempien kollegoiden käsittelyyn, ja toisaalta automaatio osaa käsitellä kaikki peruskeissit oikein.
Nyt työt aloitetaan kuittien, tiliotteiden ja ostolaskujen käsittelystä. Kokeneemmat kollegat auttavat vaikeampien tapausten kanssa, mutta perusrutiinia tekemällä hankintaan ammattitaito vuosien varrella.
Todennäköisesti työroolit tulevat hieman muuttumaan tulevaisuudessa. Edellä kuvatun automaation virittäminen vaatii loogista ajattelukykyä ja jonkin verran IT-taitoja. Asiakkaiden kanssa ei tarvitse käytännössä kommunikoida, jos olet vastuussa ostolaskuprosessista ja sen automaation kehittämisestä eteenpäin. Tällöin työtehtäväsi liittyvät prosessin valvontaan ja poikkeamien käsittelyyn.
Tarve kommunikoida asiakkaiden kanssa ei kuitenkaan ole katomassa mihinkään. Esimerkiksi erilaisten laskelmien laatiminen on edelleen ihmistyötä, kuten myös kyky ymmärtää numeroita ja keskustella niistä asiakkaiden kanssa. Toki automaation avulla voidaan tuottaa esimerkiksi tilinpäätösanalyysiä, jos tiedot ovat rakenteisessa muodossa ja yhtenäisiä.
Todennäköisesti tulemme näkemään työtehtävien jakautumista jatkossa. Ala jakaantunee automaation ylläpidosta ja virittämisestä kiinnostuneisiin osaajiin sekä asiakkaiden kanssa kommunikoinnista nauttiviin, konsultoivassa roolissa työskenteleviin taloushallinnon ammattilaisiin. Molemmissa rooleissa tarvitaan edelleen numeroiden lukutaitoa ja taloushallinnon syvällistä ymmärrystä. Taidot ja työkalupakki ovat kuitenkin hieman erilaiset. Konsultoivassa roolissa korostuvat ihmissuhdetaidot ja kyky viestiä numeroista ymmärrettävästi asiakkaalle, kun taas automaation kanssa pärjää myös introvertti IT-orientoitunut osaaja.
Mihin rooliin sinä haluat kasvaa taloushallinnon ammattilaisena?
