1. Toimiva yritys, jolla on jo tilitoimisto, tai jonka taloushallinto on yrityksen omissa käsissä
- Kerro miksi ollaan vaihtamassa;
- Onko tarkoitus esimerkiksi ulkoistaa koko taloushallinto, jos se on järjestetty yrityksen sisällä?
- Jos nykyisen kumppanin kanssa on mennyt sukset ristiin, niin kerro mikä tökkii ja mitä uusi kumppani voisi tehdä paremmin.
- Kuvaus yritysrakenteesta, jos yrityksiä on useita. Mikäli yritys kuuluu konserniin ja tilitoimiston tulee raportoida emoyhtiölle, kuvaa tätä myös parhaasi mukaan.
- Yrityksen toimiala ja mielellään lyhyt kuvaus minkälaista toimintaa yritys harjoittaa. Yritysrekisterin virallinen toimialaluokitus ei aina välttämättä vastaa todellisuutta.
- Mikäli yhtiön johtamisessa on kriittisiä aikatauluja, niin listaa kriittiset deadlinet tai liitä mieluusti kuukauden katkoaikataulu mukaan.
- Jos yritys harjoittaa ulkomaankauppaa, niin mainitse tästä myös ja kerro mihin kaupankäynti suuntautuu (EU/EU:n ulkopuolelle).
- Tavaroiden tuontiin esimerkiksi liittyy kirjanpidollisesti enemmän työtä tullausilmoitusten käsittelyssä.
- Liikevaihto; viimeisin päättynyt tilikausi ja kuluvan tilikauden ennuste
- Lähtevien myyntilaskujen määrä per kuukausi
- Saapuvien ostolaskujen määrä per kuukausi
- Pankki-/luottokorttien määrä ja niillä syntyvien tapahtumien määrä
- Matkalaskujen määrä
- Mikä taloushallinnon järjestelmä on käytössä?
- Onko käytössä muita järjestelmiä, jotka liittyvät tai jotka haluttaisiin liittää taloushallintoon? Tehdäänkö esimerkiksi myyntilaskutus erillisessä toiminnanohjausjärjestelmässä?
- Palkansaajien määrä; kuukausipalkkaiset ja tuntipalkkaiset erikseen sekä maksetaanko palkat useammin kuin yhden kerran kuussa, eli palkkapäivä(t)
- Mitä työehtosopimusta yritys soveltaa?
- Miten työntekijöiden työajanseuranta on järjestetty?
- Onko yrityksellä sijoitustoimintaa? Kerro minkä tyyppisestä sijoitustoiminnasta on kyse; pörssiosakkeita, sijoitusrahastoja, lainasijoituksia, kryptovaluuttoja, sijoituksia listaamattomiin yhtiöihin tms. Kuinka aktiivista sijoitustoiminta on?
Jos yrityksessä hoidetaan jotain näistä yllä mainituista osa-alueista sisäisesti, mainitse se myös.
Älä kopioi nykyisen kumppanin hinnoittelumallia tarjouspyyntöön, ellei se ole alla kuvatun kaltainen. Malli voi nimittäin olla sellainen, että kukaan muu alalla ei sitä käytä, jolloin et saa järkeviä tarjouksia tai välttämättä tarjousta ollenkaan. Tuntiveloitusmallilla et saa vertailukelpoisia tarjouksia. Voit toki vertailla tuntihintoja keskenään, mutta tekemisen vauhti sekä ohjelmistojen ominaisuudet vaihtelevat ja töiden vastuunjako sekä rytmi millä töitä tehdään vaikuttavat kokonaisveloitukseen. Työmääriin vaikuttava esimerkiksi maksetaanko työntekijöiden matkalaskut viikoittain vai kerran kuukaudessa sekä ovatko myyntisuoritukset ja ostolaskut kirjattu kerran kuukaudessa, viikoittain vai päivittäin.
Läpinäkyvyys kannattaa
Pyydä tarjous kiinteästä kk-hinnasta, joka perustuu antamiisi kriteereihin ja tapahtumavolyymeihin sekä sisältävät vähintään alla luetellut asiat. Tällöin voit parhaimmillaan saada jopa vertailukelpoisia tarjouksia. Älä ali- tai yliarvoi tapahtumavolyymeja, sillä mikäli vääristelet volyymit alakanttiin, niin se selviää tilitoimistolle ensimmäisen kuukauden aikana. Unohda myös ajatus kiinteästä hinnasta esimerkiksi seuraavalle kahdeksi vuodeksi, sillä tilitoimiston “kiinteäkin hinta” perustuu vain tarjouspyynnön kriteerien mukaiseen tasoon.
Kiinteän kk-hinnan tulisi sisältää vähintään nämä:
- Juokseva kirjanpito ja alv-laskelmien laatiminen
- Tiliotteiden käsittely
- Kuukausikirjanpito, jaksotukset ja poistot
- Viranomaisilmoitukset
- Ostolaskujen kierrätys ja tiliöinti
- Olettama on, että asiakas hyväksyy ja maksaa ostolaskut. Et voi ulkoistaa ostolaskujen hyväksyntää tilitoimistolle. Automaatiota toki voidaan käyttää sääntöpohjaiseen ostolaskujen hyväksyntään mm. Netvisor-ohjelmistossa. Procountor ei valitettavasti toistaiseksi mahdollista tätä.
- Myyntireskontran täsmäytys kirjanpitoa vastaan
- Olettama on, että asiakas laatii ja lähettää myyntilaskut sekä valvoo myyntisaatavat.
- Mainitse erikseen, jos haluat tilitoimiston valvovan myyntisaamiset puolestasi. Huomio! Tämä edellyttää kirjallisen luottopolitiikan laatimista, jonka pohjalta tilitoimisto valvoo saatavia
- Pankki-/luottokorttikuittien käsittely kirjanpitoon, eli tiliöinti
- Palkanlaskenta kpl-hinnalla sisältäen seuraavat:
- Palkansaajarekisterin ylläpito, eli esimerkiksi uusien henkilöiden lisääminen
- Palkanlaskenta
- Lomapalkkavarauksen ylläpito
- Työnantajan ilmoitukset tulorekisteriin ja erillisilmoitukset
- Tilinpäätös ja veroilmoitus joko sisällytettynä kk-hintaan tai erikseen hinnoiteltuna ennalta määritettyyn hintaan.
- Älä jätä tilinpäätöksen ja veroilmoituksen hinnoittelua avoimeksi ja sopimatta, muuten voit saada todellisen yllätyslaskun!
Mikäli kaipaat tavanomaista tuloslaskelma- ja taseraportointia järeämpää raporttia tai apua esimerkiksi budjetin tai ennusteen laadintaan tai vaikkapa talouspäällikköpalvelua, niin avaa myös tätä tarvetta tarjouspyynnössä.
Voit ladata alla olevasta linkistä mallipohjan tarjouspyynnön tietoja varten.
Lataa tästä valmis Google sheet mallipohja, josta löydät kaiken olennaisen tarvittavan tiedon. Täytä kaavake parhaasi mukaan ja laita meille osoitteseen asiakaspalvelu @ valjas.fi otsikolla tarjouspyyntö.
2. Startup yritys
Kuvaa yrityksen toimintaa ja toimintamallia. Minkälaisella rahoituspohjalla ollaan liikkeellä? Onko yritys saanut esimerkiksi seed-kierroksen rahoituksen ja minkä verran rahoitusta saatiin? Miten paljon rahaa palaa kuukausittain eli ns. cash burn ja miten pitkään rahat riittävät eli ns. runway? Onko tarkoitus hakea rahoitusta Ely-keskukselta tai Business Finlandilta?
Jos liikevaihtoa ei vielä ole ja ollaan tuotekehitysmoodissa, kerro myös tästä sekä siitä, miten pitkään tämän vaiheen on tarkoitus kestää. Jos liikevaihtoa jo kertyy, niin mitä kautta myynti tapahtuu? Lähetetäänkö asiakkaille myyntilaskuja ja/tai onko käytössä esimerkiksi Stripe tms. luottokorttimaksujen vastaanottamiseksi? Mikä on myynnin laskutusväli?
Montako henkilöä yritys työllistää? Mitkä ovat suunnitelmat palkata lisää henkilöstöä? Maksetaanko foundereille palkkaa ja montako henkilöä on perustajien lisäksi töissä? Valjaan tiimillä on kokemusta todella rajuista kasvutarinoista, joissa on muutamien kuukausien sisällä palkattu + 100 henkilöä yritykseen.
Jos sijoittajat ovat jo mukana rahoittamassa, niin kerro raportointivaatimuksista. Toisinaan raportointiaikataulu on erittäin kireä, mikä vaikuttaa tilitoimiston resursointiin. Muilta osin voit hyödyntää yltä Toimivan yrityksen tarkistuslistaa.
Katso tästä linkistä malli tarjouspyynnön tietoihin.
3. Uusi yritys
Vasta perustetulla yrityksellä ei useinkaan ole vielä tarkkaa tietoa volyymeista. Tällöin liikkeelle lähdetään arvioista. Tilitoimisto voi esimerkiksi antaa ensimmäiselle 3 – 6 kuukaudelle hinnan antamasi arvion pohjalta ja sitten hintaa tarkastellaan jatkoon. Kerro tarjouspyynnössäsi siis ainakin nämä:
- Kuvaus toiminnasta sekä onko heti alkuun jo laskutusta ja henkilökuntaa
- Arvio ensimmäisen tilikauden liikevaihdosta
- Lähtevien myyntilaskujen määrä per kuukausi
- Saapuvien ostolaskujen määrä per kuukausi
- Pankki-/luottokorttien määrä ja niillä syntyvien tapahtumien määrä
- Matkalaskujen määrä
- Palkansaajien määrä, kuukausipalkkaiset ja tuntipalkkaiset erikseen sekä maksetaanko palkat useammin kuin yhden kerran kuussa?
- Jos olet ottanut jo joitain järjestelmiä käyttöön esimerkiksi laskutukseen tai työajanseurantaan, niin mainitse myös tästä.
Yhteenvetona sanottakoon, että saat vaivattoman ja nopean vastauksen tarjouspyyntöön, kun annat mahdollisimman paljon tietoja yrityksesi toiminnasta sekä historiasta. Mieluummin liikaa kuin liian vähän. Jos termistö on sinulle uutta, saat lisää vastauksia blogistamme Kirjanpitäjä-Suomi-Kirjanpitäjä -sanasto:sta. Toivottavasti kuulemme sinusta ja pääsemme yhdessä kehittämään yrityksesi liiketoimintaa pian.
Katso tästä linkistä malli tarjouspyynnön tietoihin:
Kirjoittanut: Pasi Tasanen, Valjas Services Oy Toimitusjohtaja.
