Kuten tangoon, myös kirjanpitoon tarvitaan kaksi aktiivista osapuolta. Kuten ihmisiä yleensäkin, myös kirjanpitäjiä ja muita taloushallinnon ammattilaisia löytyy moneen junaan, aivan kuten yrittäjiäkin. Tässä tekstissä haluamme kuitenkin pohtia ennen kaikkea sitä, miten yrittäjä tai yrityksen toiminnasta muuten vastaava taho voi omalla toiminnallaan edistää mahdollisimman sujuvaa yhteispeliä taloushallinnon ammattilaisten kanssa, ja miten yritys voi sitä kautta saada suurimman hyödyn ostamastaan taloushallintopalvelusta.
Taloushallinnosta ja sen parissa työskentelevistä tahoista on varmasti yhtä monta mielipidettä kuin on yrittäjäkin. Joillekin kirjanpito on pakollinen paha, joka hidastaa varsinaista bisneksen tekemistä. Toisille taloushallinnon ammattilaiset ovat kumppaneita, joiden avulla lakisääteiset velvoitteet saadaan rullaamaan sujuvasti ja joilta saadaan viimeisin tieto oman yrityksen talouden tilasta. Mikä sitten vaikuttaa siihen, millaisia ajatuksia, positiivisia tai negatiivisia, oman yrityksen taloushallinnon pyörittämiseen liittyy? Mennään kohti sujuvaa taloushallintoa.
Kolme kultaista sääntöä – kommunikaatio, konsultaatio ja kuitit
Kuinka taloushallinnon ammattilainen rakastaakaan yrittäjää, joka toimittaa kirjanpidon materiaalin ajallaan ja pyydetyssä muodossa ja sovittua kanavaa pitkin! Käytännössä kaikki kirjanpidon kulut ja niiden vaikutus verotukseen tulisi voida todentaa asianmukaisella kuitilla tai laskulla. Näiden toimittaminen ajallaan helpottaa toki kirjanpitäjän työtä, mutta mitä yrittäjä tästä hyötyy?
Yrittäjän suurin etu kuittien kuntoon hoitamisessa on se, että siten toiminnan todellisia kuluja voidaan seurata reaaliajassa ja alv-vähennyksiä hyödyntää ajantasaisemmin esim. kuukausitasolla. Mikäli kuitit ja tarvittavat liitteet toimitetaan kerran vuodessa, esimerkiksi tilinpäätökseen, on kirjanpito ajantasaista vain tilinpäätöshetken osalta. Ja mikä parasta, kaukana ovat ne ajat, kun fyysisiä kuitteja piti säilöä nurkissa ikuisuuksia ja kiikuttaa tilitoimistoon! Nykyisin kuittien hallintaan löytyy erilaisia sovelluksia, joilla kuittien kuvat on helppo toimittaa omalta puhelimelta hetkessä kirjanpitäjälle.
Ajallaan toimitettujen materiaalien lisäksi suurta ihastusta taloushallinnon ammattilaisten keskuudessa herättävät kommunikaatiotaitoiset yrittäjät. Tästä hyvänä nyrkkisääntönä voisikin pitää, että aina kun rahaa liikkuu normaalista poikkeavalla tavalla suuntaan tai toiseen, on hyvä huikata kirjanpitoon tarkennusta, mistä on kyse.
Tällaiset “normaalista poikkeavat tapahtumat” voisivat olla esimerkiksi:
- Lainan ottaminen
- Isomman kalustohankinnan tekeminen
- Suuremman edustustilaisuuden kulut kokonaisuudessaan
- Muut kulut, jotka ovat liiketoiminnan kuluja, mutta joiden käsittelyyn kirjanpidossa tarvitaan usein dokumentteja ja hieman lisätietoja.
Telepatiaa?
Toisin kuin monesti tunnutaan ajattelevan, taloushallinnon ammattilaisilla ei ole telepaattisia tai muita yliluonnollisia kykyjä, joilla tulkita yrityksen talouden liikkeitä tai tapahtumia ilman, että niitä heille sanallisesti avataan. Toisinaan voisi jopa luulla yrittäjien pyrkivän toimimaan periaatteella “on helpompi pyytää anteeksi kuin lupaa” tai “salaa kirjanpitäjältä”, ikään kuin kirjanpitäjä olisi vastapuolen peluri joukkuekaverin sijaan.
Kommunikoiva yrittäjä osaa kertoa aikeistaan ennen kuin taloushallinnosta kysellään poikkeuksellisten tilitapahtumien tai muun perään (sillä niistä kyllä kysellään!). Tällöin säästetään sekä yrittäjän että taloushallinnon tekijöiden aikaa sekä varmistetaan liiketapahtumien asianmukainen ja lakeja sekä säädöksiä noudattava asianmukainen käsittely. Kun kyselyjä tulee, voi yrittäjä helposti pitää kirjanpitäjää vihon viimeisenä maanvaivana, mutta kukaan ei lähetä tarkentavia kyselyjä pahuuttaan, vaan pyrkimyksenä tehdä yrityksen taloushallinnosta mahdollisimman laadukasta. Siitähän sinä yrittäjänä maksat, eikö totta?
Kaikista parhaassa tapauksessa yrittäjä kuitenkin on yhteydessä omaan taloushallinnon osaajaansa jo ennen kuin mikään suunnitelma siirtyy toteutuksen tasolle, eli pyytää konsultaatiota. Taloushallinnon ammattilaiset ovat enemmän kuin mielissään saadessaan auttaa yrittäjää löytämään juuri hänelle ja hänen yritykselle parhaiten toimivan ratkaisun. Konsultoiva keskustelu on ehdottomasti yrittäjän etu, sillä vaikka yrittäjän mielessä olisikin ollut jo jonkinlainen ratkaisu, vaikkapa henkilöstöetujen suhteen, voi olla että ammattilaisella onkin tarjota vielä muita parempia vaihtoehtoja (tai varoittaa sudenkuopista), joita yrittäjä ei ehkä muuten olisi osannut ottaa huomioon.
Sooloilu ei ole kenenkään etu
Sujuvaa taloushallintoa voidaan verrata myös joukkuepelaamiseen: onnistuminen on varminta, kun jokainen hoitaa oman roolinsa eikä kukaan sooloile. Mikä sitten on taloushallinnon ammattilaisen ja mikä yrittäjän rooli?
Tarkasta työnjaosta voidaan toki sopia tapauskohtaisesti, mutta lähtökohtaisesti kukin tehköön sitä, missä on hyvä. Kirjanpitäjä hoitaa kirjanpidon ja yrittäjä hoitaa yrittämisen. Miksi tämä selkeä jako on yrittäjän etu? Ensinnäkin yrittäjä saa ostamalleen taloushallintopalvelulle parhaan mahdollisen vastikkeen. Asiat tulee tehtyä ammattilaisen toimesta kerralla oikein sen sijaan, että yrittäjä tekisi ensin itse ja kirjanpitäjä korjaisi perästä. Luonnollisesti kaikki kirjanpidon puolella käytetty aika on pois siitä ajasta, jonka yrittäjä voisi laittaa liiketoimintansa edistämiseen.
Taloushallintosooloilun sijaan yrittäjän roolina on keskittyä oman liiketoiminnan pyörittämiseen. Seuraavaksi keskitytään toiminnan vakavaraisuuden vahvistamiseen (edesauttaa kummasti toiminnan sujuvuutta) ja kysyätään tarvittaessa neuvoa talous- ja palkkahallinnon osaajilta (mieluummin etukäteen kuin jälkikäteen). Vastaavasti tietenkään myöskään kirjanpitäjä ei voi sooloilla, vaan toiminnan tulee olla yhteispeliä yrittäjän kanssa. Mitä paremmin edellä mainittu kommunikointi toimii yrittäjän ja taloushallinnon välillä, sitä luontevammin löytyy luottamus siihen, että jokainen hoitaa tonttinsa ja yhteispeli sujuu.
”Taloushallinnon puolella ei oletetakaan, että yrittäjä osaisi sujuvasti lukea kaikkia mahdollisia talouden raportteja”
Kiinnostus näkyy positiivisesti kukkarossa
Haluamme uskoa, että yrittäjä joka on sijoittanut yritykseensä aikaa ja rahaa, olisi kiinnostunut miten yritys ja sen talous voi. Näin ei aina kuitenkaan taloushallinnon näkökulmasta tunnu olevan. Väite voi tuntua hurjalta, erityisesti jos yrittäjä itse kokee raatavansa kaikella jaksamisellaan yrityksensä eteen. Tilanteessa, jossa yrittäjän ja taloushallinnon näkemys eroavat edellä kuvatulla tavalla, voi kyse olla yksinkertaisesti näkökulmasta. Yrittäjä näkee jokapäiväisen liiketoimintaan liittyvän arkisen ja konkreettisen toiminnan, kun taas taloushallinnossa nähdään suurempia linjoja lukujen valossa ja ennen kaikkea mahdollisuuksia kehittää toimintaa näiden lukujen kautta.
Vaikka kirjanpidon ensisijainen tehtävä onkin täyttää mm. verotukseen liittyvät lakisääteiset velvoitteet, olisi lukujen hyödyntäminen vain siihen tarkoitukseen hieman sama asia kuin ottaisi laadukkaalla hotelliaamiaisella vain yhden siivun ruisleipää, ja senkin ilman päällisiä. Toisin sanoen moni yrittäjä ei ota maksamistaan taloushallinnon palveluista ja ohjelmistoista irti kaikkea sitä, mitä niistä voisi saada.
Syy tälle voi toki olla välinpitämättömyys, mutta muutkin syyt pätevät. Todennäköisemmin kyse on tietämättömyydestä, arkuudesta uusia ohjelmia tai järjestelmiä kohtaan sekä tietenkin arjen kiireisyys. Onni sinänsä, että kahteen kolmesta taloushallinnon puolelta voi löytyä apu! Eli lukujen tulkintaan ja ohjelmistojen tehokkaampaan hyödyntämiseen taloushallinnon osaaja antaa varmasti aikaansa, sillä sekin tukee yhteistä työskentelyä. Ja mitä tulee ajankäyttöön, tulisi yrittäjän ajatella yrityksen lukuihin tutustumiseen ja toimivien ohjelmistojen tehokkaaseen käyttöönottoon laitettua aikaa sijoituksena, joka hetkellisesti ottaa, mutta pidemmällä aikavälillä vapauttaa aikaa ja varoja. Houkuttelevaa, eikö?
Ohjelmistot käyttöön täyteen potentiaaliinsa
Kun eri ohjelmistoja hyödynnetyään niiden koko potentiaalin puitteissa, tulot ja kulut rullaavat jouhevasti kirjanpitoon ajantasaisesti, jolloin myös lukujen seuraaminen on mielekästä. Järjestelmien kanssa pitää myös olla hyvässä yhteistyössä, jotta saadaan aikaan sujuvaa taloushallintoa.
”Moni yrittäjä ei ota maksamistaan taloushallinnon palveluista ja ohjelmistoista irti kaikkea sitä, mitä niistä voisi saada.”
Ensimmäiset askelmerkit tällä polulla voi asettaa taloushallinto-ohjelman kautta pyöriviin myynti- ja ostoreskontraan. Näissä niin saatavia kuin ostovelkojakin seurataan ja hoidetaan säännöllisesti. Ajantasaisin hyöty alv-vähennyksistä saadaan, kun kuitit palautetaan taloushallintopalveluun integroidun kuittisovelluksen, kuten Bezalan kautta.
Taloushallinto-ohjelmista on mahdollisuus haravoida tietoa yrityksen tilasta eri aikavälien sisällä, vertailla ajankohtia, tilikohtaisesti ja monin muin eri tavoin. Taloushallinnon puolella ei oletetakaan, että yrittäjä osaisi sujuvasti lukea kaikkia mahdollisia talouden raportteja, joten niiden läpikäyminen yhdessä sovituin väliajoin on erinomainen idea, mutta edellyttää yrityspuolen kiinnostusta oman taloutensa seurantaan. Kiinnostuksen kasvaessa on raportointiakin mahdollista laajentaa esimerkiksi Valjas Rapsalla.
Kiinnostuit?
Yhtä rohkeasti kuin uskalsimme aiemmin väittää, ettei kaikkia yrittäjiä tunnu kiinnostavan yrityksensä taloudellinen tilanne, väitämme myös, että kiinnostus omaa yritystä, taloushallinnossa käytettyjä välineitä ja lukuja kohtaan tulee vaikuttamaan positiivisesti yrityksen toimintaan. Ja kukapa yrittäjä pistäisi sen pahakseen? Täytä yhteystietolomake niin tehdään sujuvaa kirjanpitoa yhdessä.
Valjas – apua yrityksen talousasioihin
Nerokkaita taloushallinnon ratkaisuja yrityksille, yrittäjille ja taloushallinnon ammattilaisille.
Panostamme talouden dataan ja henkilökohtaisuuteen. Emme ole kuten muut ”tilitoimistot” vaan selkeä, asioita aktiivisesti ratkova kumppani.
