Kirjanpitäjän työpäivä – monipuolinen, syklistä vaihtelua tarjoava arki
Tervetuloa kurkistamaan päivääni kirjanpitäjänä! Kirjanpitäjän työ on kaikkea muuta kuin pelkkää numeroiden pyörittelyä. Vaikka toistuvat tehtävät rytmittävät päivää, jokainen työpäivä on omanlaisensa. Syynä on asiakasyritysten vaihtelevat tilanteet, taloushallinnon aikataulut ja kirjanpitäjän mahdollisuus vaikuttaa omaan työrytmiinsä.
8:05 – Päivän aloitus
Aamu alkaa kahvin äärellä ja tärkeimpien työkalujen avaamisella. Kuten työajanseuranta, tiketöintijärjestelmä, työtehtävien hallintatyökalu sekä kirjanpito-ohjelma. Sisäinen viestintäkanava täydentää kokonaisuuden. Ensimmäiseksi käydään läpi saapuneet viestit ja tehtävät. Jos viesteihin voi vastata heti, se hoidetaan saman tien – muuten ne kirjataan myöhempään käsittelyyn.
9:30 – Päivän työn suunnittelu ja rutiinitehtävät
Aamupäivän aikana muodostetaan selkeä kuva siitä, mitkä tehtävät ovat kiireellisiä ja mitkä voivat odottaa. Työtehtävät muodostuvat toistuvista jaksoista – päivittäisistä, viikoittaisista ja kuukausittaisista rutiineista – sekä asiakkaiden lähettämistä kysymyksistä ja muista yksittäisistä toimeksiannoista.
Tänään ohjelmassa on tiliotteiden ja ostolaskujen tarkistamista. Automaatio auttaa käsittelemään toistuvia tapahtumia, mutta kirjanpitäjä käy silti jokaisen tapahtuman läpi varmistaakseen oikeellisuuden. Jos jokin kirjauksen peruste jää epäselväksi, asiakkaalta pyydetään lisätietoja tai liitedokumentteja. Näin varmistetaan, että kaikki liiketapahtumat kirjataan oikein.
10:15 – Kuukauden sulku ja ALV-ilmoitus
Kirjanpitäjän päivä ei olisi täydellinen ilman vähintään yhtä kuukauden sulkua. Kuukauden sulku tarkoittaa edellisen kuukauden tapahtumien tarkistamista ja viimeistelyä. Tulojen ja menojen tulee osua oikealle ajanjaksolle, jaksotukset tehdään tarvittaessa ja täsmäytykset huolehditaan kuntoon. Apuna käytetään tarkistuslistoja, jotka auttavat varmistamaan, ettei mikään vaihe jää puuttumaan. Kun kaikki on kunnossa, muodostetaan arvonlisäveroilmoitus ja lähetetään se verohallinnolle. Jos maksettavaa arvonlisäveroa syntyy, laaditaan asiakkaalle ostolasku hyväksyttäväksi. Lisäksi asiakkaalle lähtee yhteenveto kuukauden tilanteesta, tärkeimmistä tunnusluvuista ja mahdollisista huomioista taloudessa.
12:15 – Starttipalaveri uuden asiakkaan kanssa
Iltapäivän aluksi pidetään tapaaminen uuden asiakasyrityksen kanssa. Tavoitteena on varmistaa sujuva alku yhteistyölle. Palaverissa esitellään kirjanpitäjä ja usein myös hänen tiiminsä vetäjä. Käydään läpi yrityksen liiketoimintaa, käytössä olevia taloushallinnon ohjelmia sekä käytännöt kuten kuittien toimittaminen ja myyntilaskujen muodostus. Varmistetaan myös, että lakisääteiset asiat, kuten vakuutukset ja mahdollinen palkanmaksu, ovat kunnossa. Palaverin päätteeksi laaditaan selkeä tehtävälista molemmille osapuolille. Tunnelma on rento ja asiakkaiden on helppo kysyä mieltä askarruttavia asioita.
13:30 – Viikkopalaveri tiimin kanssa
Viikoittaisessa tiimipalaverissa vaihdetaan kuulumisia, sovitaan tuurauksista ja käydään läpi asiakastilanteet. Tilinpäätösaikaan seurataan tilinpäätösten ja veroilmoituste etenemistä. Tarvittaessa nostetaan esiin haasteita, joissa kaivataan kollegiaalista tukea. Yhteiset keskustelut auttavat tasaamaan työkuormaa ja löytämään ratkaisuja.
14:00 – Tehtävien jatkaminen ja ongelmien ratkominen
Palaverien jälkeen jatketaan aikaisempia tehtäviä tai aloitetaan uusi kuukauden sulku. Jos työssä nousee esiin epäselvyyksiä tai päätöksiä vaativia tilanteita, kollegalta tai tiiminvetäjältä saa usein nopeasti apua. Tämä yhteistyö on tärkeä osa työn sujuvuutta ja tehokkuutta.
15:50 – Katse huomiseen
Ennen työpäivän päättymistä on hyvä vilkaista seuraavan päivän työlistaa. Hyvä suunnittelu auttaa valmistautumaan kiireisiin hetkiin, vaikka täysin yllätyksiltä ei koskaan voi välttyä. Juuri se tekee tästä työstä kiinnostavaa – Kirjanpitäjän työpäivä ei käy yksitoikkoisiksi.
Kirjanpitäjän työpäivä on rytmitetty, mutta vaihteleva. Se vaatii tarkkuutta, organisointikykyä ja hyvää vuorovaikutusta sekä asiakkaiden että tiimin kanssa. Työ tarjoaa päivittäin mahdollisuuksia oppia, kehittyä ja auttaa asiakkaita menestymään – ja juuri siksi se on niin palkitsevaa.
Lopuksi
Jos sinua kiinnostaa millaista on aloittavan työntekijän arki niin voit lukea Hennan kirjoittaman aloittavan työntekijän eli Harjoittelijana Valjaalla -blogin linkistä.
Tiiminvetäjän hommia taas saat kurkkia ja urkkia tästä.
