NetSuite kasvuyrityksen tueksi kansainvälistymisessä
Kasvu tuo mukanaan uusia mahdollisuuksia, mutta myös uudenlaista hallinnollista painetta. Kun yritys toimii ensin Suomessa ja laajenee sen jälkeen Ruotsiin, Saksaan, Norjaan tai vaikka Yhdysvaltoihin, taloushallinnon vaatimukset muuttuvat nopeasti.
Yhdessä maassa voi pärjätä hyvin paikallisilla ohjelmistoilla ja tutuilla prosesseilla. Kun mukaan tulee useita tytäryhtiöitä, valuuttoja, paikallisia alv-käytäntöjä, pankkeja ja raportointivaatimuksia, kokonaisuus muuttuu helposti raskaaksi. Silloin johdolla ei enää ole yhtä selkeää näkymää siihen, missä konserni oikeasti menee.
Juuri tässä kohtaa moni kasvuyritys alkaa etsiä ratkaisua, joka ei ainoastaan pidä kirjanpitoa pyörimässä, vaan tukee liiketoimintaa myös seuraavassa kasvuvaiheessa. NetSuite on tähän yksi vahvimmista vaihtoehdoista.
Milloin NetSuite alkaa olla ajankohtainen?
Kaikki yritykset eivät tarvitse ERP-järjestelmää heti. Mutta tietyssä vaiheessa merkkejä alkaa näkyä.
NetSuite on usein ajankohtainen silloin, kun yrityksellä on yksi tai useampi näistä tilanteista:
- toimintaa on useassa maassa
- konserniraportointi tehdään pitkälti Excelissä
- käytössä on useita eri taloushallinnon ohjelmistoja
- myyntiä tai ostoja tehdään useissa valuutoissa
- johto tarvitsee ajantasaista konsernitason näkyvyyttä
- paikallisten tytäryhtiöiden luvut saadaan yhdisteltyä liian hitaasti konserniin
- talousjohtajan ja taloustiimin aikaa kuluu järjestelmien välillä pomppimiseen
Moni yritys tunnistaa tämän arjesta: luvut kyllä löytyvät, mutta eivät yhdestä paikasta, eivät samalla logiikalla eikä riittävän nopeasti päätöksenteon tueksi.
Miksi paikalliset ohjelmistot eivät aina riitä kansainvälisessä kasvussa?
Suomessa toimivat taloushallinnon ohjelmistot kuten Netvisor voivat olla erinomaisia, kun liiketoiminta pyörii yhdessä maassa. Ongelmia alkaa tulla siinä vaiheessa, kun kokonaisuutta pitäisi johtaa yli maarajojen.
Tyypillinen haaste näyttää tältä:
Suomen yhtiössä on yksi ohjelmisto, Ruotsissa toinen ja Saksassa kolmas. Jokaisella maalla on omat tilikarttansa, omat käytäntönsä ja usein myös omat paikalliset kumppaninsa. Lopulta konserniraportointi kootaan erikseen, usein Excelillä, ja manuaalisen työn määrä kasvaa kuukausi kuukaudelta.
Tässä mallissa suurin ongelma ei ole vain tehottomuus. Ongelma on se, että yrityksen johto ei saa riittävän nopeasti luotettavaa kokonaiskuvaa:
- miten eri maat oikeasti performoivat
- paljonko kassaa on konsernitasolla
- miten valuutat vaikuttavat lukuihin
- miten sisäiset tapahtumat näkyvät raporteissa
- mitkä luvut ovat vertailukelpoisia ja mitkä eivät
Kun kasvu jatkuu, tästä tulee helposti liiketoiminnan jarru.
Mikä NetSuite on?
NetSuite on Oraclen pilvipohjainen ERP-järjestelmä, jota käytetään laajasti kansainvälisissä ja kasvavissa yrityksissä. Se on rakennettu alusta asti pilveen, eli käyttö tapahtuu selaimella.
NetSuiten suuri vahvuus on sen kyky hallita useita yhtiöitä, maita ja valuuttoja samassa ympäristössä. Se ei ole pelkästään kirjanpitojärjestelmä, vaan kokonaisratkaisu, jonka avulla yritys voi hallita taloutta, raportointia, prosesseja ja eri järjestelmien integraatioita keskitetymmin.
Erityisesti kansainvälistyvälle yritykselle tämä on merkittävä etu.
NetSuite kansainvälistyvälle yritykselle – tärkeimmät hyödyt
1. Useat tytäryhtiöt samassa järjestelmässä
Yksi NetSuiten vahvimmista ominaisuuksista on mahdollisuus hallita konsernin eri yhtiöitä yhden ympäristön sisällä. Tämä vähentää tarvetta käyttää erillisiä ohjelmistoja tai siirtää tietoa järjestelmästä toiseen.
Kun kaikki yhtiöt ovat samassa kokonaisuudessa, raportointi ja hallinta helpottuvat huomattavasti.
2. Monivaluuttatuki ilman käsityötä
Kansainvälisessä liiketoiminnassa valuutat tuovat nopeasti oman lisäkerroksensa raportointiin. NetSuite mahdollistaa sen, että tytäryhtiöitä voidaan tarkastella niiden omassa valuutassa, mutta konsernitason luvut saadaan näkyviin yhdellä raportointivaluutalla.
Tämä auttaa esimerkiksi silloin, kun emoyhtiö raportoi euroissa, mutta tytäryhtiöt toimivat kruunuissa, dollareissa tai punnissa.
3. Konserniraportointi ilman jatkuvaa Excel-rumbaa
Kun luvut tulevat samasta järjestelmästä, raportointi ei perustu enää siihen, että joku kokoaa tiedot eri maista erikseen yhteen. Tämä nopeuttaa kuukausiraportointia, vähentää manuaalisia virheitä ja tekee johdon näkymästä ajantasaisemman.
4. Sisäisten tapahtumien hallinta ja eliminoinnit
Kun konsernissa on useita yhtiöitä, myös sisäiset laskutukset ja muut konsernin sisäiset tapahtumat lisääntyvät. NetSuite helpottaa näiden hallintaa ja tukee konsernirakenteen mukaista raportointia.
5. Yksi masterdata, vähemmän sekavuutta
Kun asiakas-, toimittaja- ja talousdataa hallitaan keskitetysti, vältetään tilanne, jossa sama tieto elää eri maissa eri muodossa. Tämä on yksi niistä asioista, jotka vaikuttavat suoraan raportoinnin laatuun ja arjen tehokkuuteen.
NetSuite ei tarkoita, että kaiken pitää tapahtua yhdessä järjestelmässä
Tämä on tärkeä huomio. Toimiva NetSuite-kokonaisuus ei yleensä tarkoita sitä, että aivan kaikki rakennetaan yhden ohjelmiston sisään.
Käytännössä ympärille tarvitaan usein myös muita ratkaisuja, kuten:
- pankkiyhteyksiä ja maksuliikenteen työkaluja
- verkkolaskutusratkaisuja
- HR- tai payroll-järjestelmiä
- kululasku- ja korttiratkaisuja
- CRM- tai verkkokauppaintegraatioita
- BI- ja raportointityökaluja
Hyvä NetSuite-kokonaisuus onkin usein sellainen, jossa ydintaloushallinto ja konsernin hallinta keskitetään järkevästi, mutta rinnalle jätetään tai liitetään ne työkalut, jotka tukevat parhaiten yrityksen arkea.
ERP-projektin onnistuminen ei riipu vain järjestelmästä
Yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä on, että uusi ERP ratkaisisi automaattisesti vanhat haasteet. Näin ei käy, jos lähtödata on sotkussa tai vanhat toimimattomat prosessit siirretään sellaisinaan uuteen ympäristöön.
Siksi onnistuneessa NetSuite-käyttöönotossa pitää miettiä ainakin nämä asiat kunnolla:
- mitä prosesseja oikeasti kannattaa säilyttää
- mitä kannattaa yksinkertaistaa
- miten tilikartta ja raportointirakenne rakennetaan
- miten masterdata siivotaan
- mitä integraatioita tarvitaan heti ja mitä myöhemmin
- mikä on realistinen ensimmäinen käyttöönoton laajuus
Monesti paras ratkaisu ei ole valtava “kaikki kerralla” -projekti, vaan vaiheittainen eteneminen.
Kannattaako NetSuite ottaa käyttöön vaiheittain?
Usein kyllä.
Vaiheittainen käyttöönotto on monelle kasvuyritykselle järkevämpi tapa edetä kuin suuri kertarysäys. Silloin ensin saadaan ydinprosessi toimimaan, esimerkiksi emoyhtiön taloushallinto tai konserniraportoinnin perusta, ja sen jälkeen mukaan tuodaan lisää maita, yhtiöitä ja toiminnallisuuksia.
Tämä vähentää riskiä, helpottaa muutosjohtamista ja auttaa pitämään projektin liiketoiminnan kannalta hallittavana.
Mitä NetSuite ei ratkaise yksin?
Vaikka NetSuite on vahva alusta, se ei poista paikallisten vaatimusten merkitystä. Kansainvälisessä ympäristössä tarvitaan usein edelleen paikallista osaamista esimerkiksi näissä:
- alv- ja veroilmoitukset
- paikallinen kirjanpitokäytäntö
- viranomaisvaatimukset
- palkanlaskenta
- maakohtainen compliance
Siksi paras ratkaisu ei ole pelkästään oikea järjestelmä, vaan myös oikea toimintamalli sen ympärille.
Kenelle NetSuite sopii parhaiten?
NetSuite sopii erityisesti yrityksille, jotka ovat kasvaneet tai kasvamassa vaiheeseen, jossa paikalliset työkalut eivät enää tue kokonaisuutta riittävän hyvin.
Se on vahva vaihtoehto yritykselle, joka:
- suunnittelee kansainvälistymistä
- on jo avannut tytäryhtiöitä ulkomaille
- tarvitsee yhden näkymän konsernin talouteen
- haluaa vähentää manuaalista raportointia
- tarvitsee monivaluuttatukea
- haluaa rakentaa skaalautuvan taloushallinnon mallin
Miten Valjas auttaa NetSuite-projektissa?
NetSuite-hankkeessa tärkeää ei ole vain ohjelmiston valinta, vaan myös se, miten kokonaisuus rakennetaan käytännössä toimivaksi.
Valjas auttaa yrityksiä NetSuite-ratkaisuissa niin, että mukana huomioidaan sekä järjestelmä että taloushallinnon arki. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi:
- NetSuite-lisenssit ja käyttöönotto
- konsernirakenteen ja raportointimallin suunnittelu
- taloushallinnon prosessien rakentaminen
- integraatioiden määrittely
- kansainvälisen taloushallinnon käytännön tuki
- kumppaniverkoston hyödyntäminen paikallisiin velvoitteisiin
Tavoite ei ole rakentaa mahdollisimman raskasta projektia, vaan mahdollisimman toimiva ratkaisu yrityksen oikeaan tilanteeseen.
Yhteenveto: NetSuite voi poistaa kasvun hallinnollisia esteitä
Kansainvälistyminen ei saisi tarkoittaa sitä, että taloushallinto muuttuu jatkuvaksi tietojen metsästämiseksi eri maista, eri järjestelmistä ja eri valuutoista.
Kun yrityksellä on käytössä NetSuite ja sen ympärille rakennettu toimiva toimintamalli, konsernin hallinta, raportointi ja näkyvyys paranevat olennaisesti. Se vapauttaa aikaa pois manuaalisesta selvittelystä ja tuo johdolle paremman pohjan päätöksenteolle.
Kasvuyritykselle tämä ei ole vain taloushallinnon kehitystä. Se on kasvun mahdollistamista.
Haluatko tietää, sopiiko NetSuite teille?
Jos yrityksellänne on useita maita, useita yhtiöitä tai tarve saada konsernin taloushallinto paremmin hallintaan, NetSuite voi olla oikea seuraava askel.
Varaa keskustelu Valjaan asiantuntijan kanssa, niin katsotaan yhdessä, millainen NetSuite-kokonaisuus tukisi teidän kasvua käytännössä.
