Yrityksen tilitoimiston vaihtaminen koetaan yleensä turhaan hankalaksi ja työlääksi. Mikäli asiat eivät suju eikä nykyinen tilitoimisto pysty palvelemaan halutulla tavalla, kannattaa pohtia vakavasti tilitoimiston vaihtamista.
Miten yrityksen tilitoimiston vaihtaminen onnistuu käytännössä? Tilitoimistoa voi vaihtaa kesken tilikauden tai tilikauden vaihteessa. Tilitoimiston vaihtamiseen liittyvät rutiinit hoidetaan yleensä uuden ja vanhan tilitoimiston yhteydenpidolla. Asiakaslähtöinen tilitoimisto kertoo, mitä yrittäjän tulee tehdä itse ja mistä täytyy huolehtia tilitoimiston vaihtoon liittyen. Helpoimmillaan yrittäjän ei tarvitse tehdä muuta kuin valtuuttaa uusi tilitoimisto valtakirjalla irtisanomaan vanhan tilitoimiston sopimus, ja uusi tilitoimisto hoitaa käytännön asiat vanhan tilitoimiston kanssa.
Valitse yrityksellesi sopiva tilitoimisto
Osa tilitoimistoista on keskittynyt tiettyihin toimialoihin ja jos mahdollista, niin kannattaa valita juuri sinun yrityksesi toimialaan keskittynyt toimija. Me Valjaalla olemme erikoistuneita palveluyrityksiin, startup- ja erityisesti asiantuntijapalveluja myyviin yrityksiin. Tältä sivulta löydät referenssiasiakkaitamme.
Tilitoimistopalvelun hintaa ei kannata asettaa ainoaksi valintakriteeriksi. Korkeampi hinta toki tuo yritykselle enemmän kustannuksia, mutta tilitoimisto on yksi pk-yrityksen tärkeimmistä kumppaneista. Yrityksen raha-asioita ei kannata antaa kenen tahansa hoidettavaksi eikä halvimman hinnan perässä juokseminen takaa palvelun laatua ja tilitoimiston osaamista.
Myös tilitoimiston koolla on merkitystä. Yksinyrittäjän ei välttämättä kannata ryhtyä alan suurimpien toimijoiden asiakkaaksi. Kovaa kasvua hakevien yritysten ei kannata valita tilitoimistoksi yhden tai muutaman hengen tilitoimistoa. Pienen tilitoimiston kanssa voi käydä ennen pitkää niin, että asiakas kasvaa ulos tilitoimistosta kun toimiston resurssit ja osaaminen eivät ole riittävät. Valjaan asiakaskunta koostuu yksinyrittäjistä noin 100 miljoonaa euroa vuodessa liikevaihtoa tekeviin yrityksiin.
Miten nykyaikainen tilitoimisto toimii?
Hyvä tilitoimisto myös säästää omaa aikaasi. Mikäli pyörität edelleen papereita tai vastaanotat ostolaskuja postilaatikkoon, on nyt hyvä aika siirtyä nykyaikaan ja ottaa käyttöön digitaaliset ratkaisut. Ratkaisu tähän on yrityksen tilitoimiston vaihtaminen. Nykyaikaiset työkalut yhdistettynä osaavan tilitoimiston palveluun saattavat toki maksaa hieman enemmän kuin perinteisen tilitoimiston palvelu pienyritykselle. Hyöty tulee oman ajan säästöstä, joka voi olla merkittävä.
Keskustelin äskettäin erään asiakkaamme kanssa, joka kertoi käyttäneensä aiemmin omaa aikaansa jopa yli päivän kuukaudessa koostaessaan kirjanpitäjälle kuukausittaista materiaalia. Tämän jälkeen materiaali toimitettiin tilitoimistoon kirjeitse tai jopa ihan viemällä paikan päälle paperinippu. Kirjanpitäjä tallensi asiakkaan toimittamat materiaalit järjestelmään ja lähetti asiakkaalle sovitut raportit.
Nykyaikainen tilitoimisto tarjoaa asiakkaalle ohjelmistot, joita asiakas ja tilitoimisto käyttävät yhdessä. Mitään materiaalia ei tarvitse toimittaa paperimuodossa. Laskut vastaanotetaan ja lähetetään järjestelmästä, ja ne ovat välittömästi kirjanpidossa. Edellä mainitun yrittäjän talouushallintoon käyttämä aika väheni muutamaan tuntiin kun hän siirtyi Valjaan asiakkaaksi. Lisäksi yrittäjällä on reaaliaikainen tilannekuva oman yrityksensä tilanteesta Netvisor-järjestelmässä, josta hän näkee samat asiat kuin kirjanpitäjä. Perinteinen tilitoimisto ei pysty tarjoamaan vastaavaa, koska yhteiskäyttöistä järjestelmää ei ole.
Katso Valjaan tarjoamat palvelupaketit tältä sivulta.
Tilitoimiston käyttämä taloushallinnon järjestelmä
Kun pohdit tilitoimiston vaihtoa, niin tiedustele, mitä taloushallinnon järjestelmää tilitoimisto käyttää ja onko sinun mahdollista saada oma järjestelmätunnus. Suomen markkinoilla lienee muutama kymmenen eri ohjelmistovaihtoehtoa, joilla tilitoimistot laativat asiakkaidensa kirjanpitoa. Osa järjestelmistä on hyvin vanhoja ja kankeita. Asiakkaalla ei ole mahdollisuutta saada omaa tunnusta järjestelmään ja yhteiskäyttö asiakkaan ja tilitoimiston välillä ei onnistu. Asiakkaan yritystoiminnan kasvaessa tule yleensä tarve vaihtaa tilitoimistoa toimijaan, jolla on modernit työkalut käytössä. Mikäli uusi tilitoimisto käyttää samaa taloushallinnon järjestelmää kuin vanha, niin yrityksen tilitoimiston vaihtaminen on kevyempi prosessi. Uudelle tilitoimistolle lisätään käyttöoikeudet järjestelmään ja sovitaan mihin asti vanha tilitoimisto hoitaa kirjanpidon. Vanhan tilitoimiston oikeudet poistetaan siirtymäajan kuluttua.
Valjas käyttää Netvisor- ja Procountor-järjestelmiä, jotka ovat mielestämme pk-yrityksille tarjolla olevista vaihtoehdoista parhaat tällä hetkellä. Asiakkaana saat oman tunnuksen järjestelmään ja käytössäsi on samat tiedot kuin tilitoimistollakin. Muita sovelluksia voidaan liittää rajapintojen avulla ja tietoja voidaan tuoda sekä viedä eri järjestelmien välillä. Netvisorissa on erittäin kattavat rajapinnat, Procountorissa hieman kevyemmät.
Työajanseurantajärjestelmästä voidaan tuoda tietoja rajapinnan avulla palkanlaskentaa ja laskutusta varten. Tällainen yhdistelmä on esimerkiksi Tuntinetti ja Netvisor.
Tilitoimiston yhteyshenkilö
Tilitoimiston vaihtoa pohtiessa ota selvää, saatko nimetyn ja sinun asioistasi huolehtivan yhteyshenkilön. Toinen vaihtoehto on se, että sinua palvelee useamman hengen tiimi tai kenties suurempi tiimi ilman nimettyä yhteyshenkilöä. Pienille asiakkaille nimetään tyypillisesti yksi yhteyshenkilö. Isommille asiakkaille saatetaan erottaa kirjanpito, palkanlaskenta ja maksuliikenne eri henkilöille hoidettavaksi. Joillakin tilitoimistoilla on suurempia tiimejä, joissa ei ole nimettyjä yhteyshenkilöitä. Toisissa taas voi olla viisikin eri yhteyshenkilöä eri taloushallinnon osa-alueille. Me Valjaalla nimeämme pienemmille asiakkaillemme yhden päävastuullisen yhteyshenkilön. Isompia asiakkaitamme palvelemme tiimin voimin, jotta asiakkaamme saavat ensiluokkaista palvelua myös henkilökunnan lomien aikana.
Kiinteä hinta on reilu sekä asiakkaalle, että tilitoimistolle
Tilitoimistot voivat hinnoitella palvelujaan monella eri tavalla. Alalla käytössä olevia hinnoittelumalleja ovat esimerkiksi:
- Tuntihinnoittelu
- Kiinteä hinta
- Vientipohjainen veloitus
- Tositepohjainen veloitus
- Edellä mainittujen yhdistelmät
- Ohjelmistoista laskutetaan yleensä erikseen. Perinteiset toimijat eivät välttämättä veloita ohjelmistoista mitään, koska ne ovat vain tilitoimiston itsensä käytössä.
Valjas käyttää pääsääntöisesti kiinteää hintaa, johon sisältyy kuukausikirjanpidon lisäksi myös tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laadinta. Pidämme kiinteää hintaa reiluna hinnoittelumallina niin meille kuin asiakkaillekin. Asiakas tietää aina kustannuksen suuruuden eikä yllätyskuluja synny, sillä lisätöistä sovitaan etukäteen. Toisinaan teemme toimeksiantoja myös tuntiveloituksella, jos asiakas niin haluaa tai jos työmäärää on vaikea arvioida. Pääkaupunkiseudulla tuntiveloitukset ovat noin 60-100 euroa + alv. Pääkaupunkiseudun ulkopuoliset tuntihinnat ovat hieman matalampia, johtuen alueiden matalammasta kustannustasosta.
Tuntiveloitus riippuu tekijän kokemuksesta ja osaamisesta. Kokeneemmalla ammattilaisella kuluu yleensä vähemmän aikaa, mutta työnteon vauhtiin vaikuttavat toki persoonakohtaiset työtavat. Osa tilitoimistoista käyttää vaihtelevia tuntihintoja riippuen henkilön kokemuksesta. Lisäksi tilinpäätöstehtävissä on yleensä suurempi hinta kuin peruskirjanpidossa.
Vientipohjainen hinnoittelu ei ole enää tätä päivää. Tapa tehdä kirjanpitoa vaikuttaa myös paljon siihen miten paljon vientejä syntyy ja sitä kautta laskua asiakkaalle. Jotkin toimijat käyttävät vientiveloitusta yhdistettynä tuntiveloitukseen, joka on vielä epäselvempi veloitusperuste.
Tositepohjainen veloitus voi olla toimiva malli mikroyrityksille ja vaikkapa sijoitusyhtiöille. Mikäli yritys tarvitsee neuvontapalveluita pelkän alv-laskennan lisäksi, niin siitä saatetaan veloittaa erikseen tuntiveloituksella.
Hintavertailu tilitoimistojen välillä on haastavaa, jos tarjouksissa käytetään erilaisia hinnoittelumalleja. Tuntiveloituksella toimiva toimija voi esimerkiksi arvioida tarjouksessa olevan työmäärän alakanttiin, jolloin todellisuudessa veloitettavat kulut ovat paljon suuremmat. Monet toimijat laskuttavat välittömästi lisätöinä sellaiset tehtävät, jotka poikkeavat hiukankin ennalta sovituista toimintamalleista. Potentiaalisena uutena asiakkaana kannattaa myös tarkistaa, kuuluuko neuvontapalvelu sovittuun hintaan vai laskutetaanko siitä erikseen tuntiveloituksella.
Yrityksen tilitoimiston vaihtaminen: muistilista
- Valitse uusi tilitoimisto.
- Allekirjoita sopimus uuden tilitoimiston kanssa.
- Irtisano sopimus nykyisen tilitoimiston kanssa, irtisanomisaika on yleensä 2-3kk.
- Sovi siirtymäaika, aikataulutus uuden ja vanhan tilitoimiston kanssa.
- Uuden tilitoimiston taloushallinnon järjestelmän käyttöönotto ja koulutus asiakkaan käyttäjille (mikäli vaihdetaan taloushallinnon järjestelmää).
- Tarvittavien valtuutuksien tekeminen uudelle tilitoimistolle, verohallinto, eläkeyhtiö jne.
- Peruuta vanhan tilitoimiston sähköiset valtuutukset kun tilitoimisto on hoitanut kaikki sovitut tehtävät (Verohallinto, Työllisyysrahasto, jne)
Ota yhteyttä, niin katsotaan sinulle sopiva palvelupaketti!
Katso myös blogiartikkeli Onko tilitoimiston sijainnilla väliä?
