Kun rekrytointi on tuottanut tulosta ja työnhakijoista on valikoitunut paras, on aika laittaa mustaa valkoiselle ja tehdä työsuhteesta virallinen työsopimuksen myötä. Mutta miten tehdään työsopimus? Tässä vinkkimme työsopimuksen laatimiseen askel askeleelta.
Vaikka suullinen sopimus on aivan yhtä pätevä kuin kirjallinen sopimus, laadi kuitenkin työsopimukset aina kirjallisesti. Kun sovitut asiat ovat mustaa valkoisella, ei mahdollisissa kiistatilanteissa tarvitse muistella kuka sanoi mitä ja mitä todella sovittiin, vaan yhteisesti sovitut asiat on tarkastettavissa sopimuksesta, jonka kumpikin osapuoli on hyväksynyt ja allekirjoittanut.
Mitä kaikkea työsopimus sisältää? Sopimus voi muodoltaan olla melko vapaamuotoinen ilman tarkkaan standardoitua asiajärjestystä tai esitystapaa. Internet tarjoaa etsivälle jos jonkinmoista peruspohjaa työsopimuksen laatimiseen, eikä valmiiden pohjien hyödyntämisessä olekaan mitään väärää. Esimerkin hyvästä yleispätevästä työsopimuksesta voit löytää Työsuojelun sivuilta. Tekipä sopimuksen itse tai käyttipä valmista pohjaa, on työsopimus kuitenkin tärkeä ja informatiivinen dokumentti sekä työnantajalle, työntekijälle että vaikkapa palkanlaskijalle, joten sopimuksessa on hyvä huomioida ainakin seuraavat yleisluontoiset asiat.
1. Tarkat tiedot sopijaosapuolista
Työntekijältä on hyvä pyytää työsopimusta varten koko nimi, kotiosoite, henkilötunnus ja tilinumero (palkkaosiota varten). Vastaavasti työnantajaosapuolesta tulee kertoa työnantaja (yritys) sekä työnantajan liikepaikan yhteystiedot.
2. Työsuhteen alkamiseen ja päättymiseen liittyvät aikamääreet
Milloin työsuhde alkaa? Onko työsuhde toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen? Jos on määräaikainen, milloin työsuhde päättyy? Työsuhteen määräaikaisuudelle tulee olla jokin perusteltava syy, kuten työn kausiluonteisuus tai tietyn työtehtävän sijaisuus, sekä selkeä alkamis- ja päättymisajankohta.
3. Mahdollinen koeaika
Työsopimukseen on erittäin tärkeää muistaa määrittää mahdollisen koeajan pituus, mikäli koeaikaa halutaan käyttää. Koeajan aikana työnantajalla on mahdollisuus saada paremmin selville työntekijän soveltuvuus työtehtävään, mutta yhtälailla työntekijä saa paremman käsityksen työnkuvasta ja siitä, millaiseen työyhteisöön hän on liittymässä. Koeajan puitteissa työsuhde on mahdollista purkaa niin työnantajan kuin työntekijänkin toimesta ilman tavanomaisia irtisanomis- tai purkuperusteita. Työsuhteen purkamiseen koeajalla riittää perusteluksi vetoaminen koeaikaan tai esimerkiksi työntekijän soveltumattomuus työhön, mutta luonnollisestikaan syy ei voi olla syrjivä tai epäasiallinen.
Koeaikoja määritettäessä on huomioitava, että pisimmillään koeaika voi kestää 6 kuukautta. Mikäli kyseessä on määräaikainen työsuhde, voi koeaika olla maksimissaan puolet työsuhteen kestosta. Työntekijän sairastaessa pitkään koeajalla on työnantajalla mahdollisuus pidentää sovittua koeaikaa sairausjakson verran. Tällöin työnantajan tulee kuitenkin ilmoittaa tästä pidennyksestä hyvissä ajoin ennen alkuperäisen koeajan päättymistä.
4. Työntekopaikka
Työsopimuksessa on hyvä määritellä missä työntekijän odotetaan hoitavan työtehtäviään, mutta paikan määrittämistä kannattaa myös pohtia tarkasti. Rajaamalla työnteon paikan hyvin tarkasti esimerkiksi yhteen tiettyyn osoitteeseen kaventaa työnantaja omaa johto-oikeuttaan, eli oikeuttaan osoittaa työntekijälle tarvittaessa vaihtuvia työnsuorituspaikkoja. Työntekijä voi myös kieltäytyä työskentelemästä muualla kuin sopimuksen osoittamassa työntekopaikassa, mikä voi osoittautua ongelmalliseksi esimerkiksi toimipisteen lakkauttamisen yhteydessä. Niinpä työsopimukseen on hyvä kirjata työntekopaikka selkeästi, mutta kyllin väljästi, kuten “työntekijä työskentelee työnantajan toimipaikoissa pääkaupunkiseudulla (Helsinki, Espoo, Vantaa)” tai “työntekijä työskentelee pääasiallisesti työnantajan Forssan toimipaikassa ja tilapäisesti muualla Suomessa”.
5. Työtehtävät
Työtehtävien kirjaamiseen pätevät samat periaatteet kuin työntekopaikankin määrittämiseen, eli kirjaamisen tarkkuutta on hyvä pohtia. Liian tarkalla työnkuvauksella työnantaja vie itseltään mahdollisuuden osoittaa kuvauksesta poikkeavia työtehtäviä, vaikka ne muuten liittyisivätkin luontevasti työnkuvaan. Vastaavasti työntekijä voisi puolestaan oikeutetusti kieltäytyä tehtävistä, jotka eivät sisälly tarkkaan kuvaukseen. Usein toimenkuva määrittää työtehtävien tyyppiä ja tarkemmat työtehtävät vakiintuvat käytännön kautta. Työntekijä on kuitenkin velvollinen vastaanottamaan ilman erillistä sopimusta uusiakin työtehtäviä, kunhan ne eivät poikkea olennaisesti ja pysyvästi sopimuksen mukaisesta toimenkuvasta ja työtehtävistä.
Esimerkiksi myyjän työtehtäviin voitaisiin työsopimukseen kirjata asiakaspalvelu, myymälän ylläpitoon liittyvät tehtävät ja että tarpeen vaatiessa työntekijä sitoutuu tekemään myös muita työnantajan määräämiä tehtäviä. Tällöin jokaista yksittäistä työtehtävää ei tarvitse eritellä sopimukseen, vaan tilanteen mukaan työntekijä hoitaa myyntiä, tilausten vastaanottoa, purkamista tai myymälän siisteyden ylläpitoon liittyviä tehtäviä, jotka liittyvät olennaisella tavalla toimenkuvaan. Fraasi ”tarpeen vaatiessa työntekijä sitoutuu tekemään myös muita työnantajan määräämiä tehtäviä” jättää pelivaraa työtehtävien pienelle elämiselle myös työnantajan työnjohto-oikeuden antamaa varaa enemmän. Sen varjolla työntekijällä ei kuitenkaan voida teettää mitä vain töitä. Vaikka kyseinen lauseke mahdollistaakin työtehtävien olennaisen muuttumisen, voi muutos olla vain väliaikainen. Esimerkiksi korona-aikaan liittyvät työtehtävät (rokotuspassin tarkastus, siistimiseen liittyvät tehtävät) voitiin katsoa tällaisiksi väliaikaisiksi työtehtäviksi.
6. Palkka
Monelle työntekijälle työsopimuksen tärkein osuus on selkeä määritelmä palkasta; Mistä palkka muodostuu, mikä on sen peruste ja milloin sitä maksetaan? Toki on kummankin osapuolen etujen mukaista, että palkkaan liittyvät asiat ovat selkeitä heti alusta alkaen!
Palkanmaksuperusteita on monia, mutta useimmin palkka perustuu joko aikaperusteeseen (kuten kuukausi- tai tuntipalkka), tai suoriteperusteeseen (kuten esim. provisiopalkka). Näiden lisäksi työsopimukseen tulee kirjata mahdolliset luontoisedut, kuten puhelin- tai ravintoetu.
Palkkaperuste voi vaikuttaa siihen, miten usein palkkaa maksetaan. Tunti- tai päiväpalkkaisilla palkka tulee maksaa kahdesti kuukaudessa, kuukausipalkkaisilla kerran kuussa. Vain poikkeuksellisissa tilanteissa palkkakausi voi olla yli kuukauden, esimerkiksi voitto-osuuksiin tai provisioihin perustuva palkka voidaan maksaa pidemmältä, maksimissaan 12 kuukauden ajalta. Tällöin henkilön koko palkka ei kuitenkaan voi muodostua edellä mainituista eristä. Yleisesti palkka maksetaan palkkakauden viimeisenä arkipäivänä, ellei toisin määrätä esimerkiksi työehtosopimuksessa. Tarkempi maksuajankohta on kuitenkin työnantajan päätettävissä (esim. maksetaanko kuukausipalkka kuukauden viimeisenä päivänä vai vaikkapa seuraavan kuun 10. päivä).
7. Työaika
Työsopimukseen on tärkeää määrittää työntekijän säännöllinen työaika. Työaikaa voidaan määrittää säännöllisen työajan enimmäismääränä viikkotunteja (40h/vko tai 37,5h/vko, riippuen mahdollisesta työehtosopimuksesta tai sellaisen soveltamisesta). Mikäli jotakin työehtosopimusta käytetään, tulee siitä mainita työsopimuksessa!
Työnteon ajankohdasta voidaan myös sopia, jolloin työaika voi olla keskimääräistä, liukuvaa tai joustavaa. Käytännössä voidaan siis sopia, että esimerkiksi kolmen viikon jaksolla työntekijällä tulee olemaan keskimäärin 40 työtuntia per viikko tai että työntekijä tekee noin 7,5 tuntisia päiviä, hyödyntäen kuitenkin joustavasti työtuntipankkia.
8. Vuosiloman kertymisen peruste
Mikäli yrityksessä ei noudateta minkään alan työehtosopimusta, antaa vuosilomalaki sangen selkeät puitteet sille, miten ja millä perustein työntekijä on oikeutettu vuosilomaan. Tällöin työsopimukseen voidaan kirjata vuosilomakohtaan lauselma “vuosiloma kertyy vuo-
silomalain mukaisesti”. Tarkemmin vuosilomalakiin pääset tutustumaan täältä. Myös vuosilomien kohdalla on tärkeää muistaa mainita, jos sopimuksessa noudatetaan jonkin työehtosopimuksen ehtoja.
Vuosiloman yhteydessä on mahdollista kirjata myös muut sovitut mahdollisuudet pitää vapaita. Työntekijän kanssa voidaan sopia esimerkiksi oikeudesta pitää ylimääräisiä vapaita, jotka sopimuksen mukaan voivat olla palkallisia tai palkattomia. Tällöin on hyvä kuitenkin myös kirjata ylös, että vapaiden pitämisestä tulee erikseen sopia työnantajan kanssa sekä mitä sovitaan vapaiden pitämisestä tai korvaamisesta työsuhteen päättyessä. Monissa valmiissa mallipohjissa ei erikseen mainita lomarahaa, sillä tätä kummajaista ei vuosilomalakikaan tunne, mutta kos-
ka lomarahan maksaminen lomapalkan ohessa on useilla aloilla vakiintunut käytäntö, on sen mahdollisesta maksamisesta tai maksamattomuudesta hyvä mainita työsopimuksessa. Tässäkin on hyvä huomioida velvoittaako työehtosopimus lomarahan maksamiseen vai ei.
Mikäli lomarahaa maksetaan, on sopimuksessa hyvä olla maininta myös siitä, että lomarahaa maksetaan vain vuosilomalain mukaisesta kertymästä, vaikka ylimääräisistä lomapäivistä olisikin sovittu. Halutessaan työnantaja saa toki maksaa niistäkin!
9. Irtisanomisaika
Vaikka työsuhdetta solmittaessa ei ensimmäisenä ole mielessä työsuhteen lopettaminen, on hyvä kuitenkin ennakoida ja selventää myös siihen liittyvät tekijät. Näin ollen työsopimukseen kannattaa kirjata noudatetaanko irtisanomisajan suhteen työsopimuslakia vai työehtosopimuksen asettamia irtisanomisaikoja. Irtisanomisaika voidaan myös sopia esimerkiksi molemmin puolin olevaksi yksi kuukausi. Työntekijän irtisanomisaika ei saa olla pidempi, kuin irtisanomisaika työnantajan puolelta on.
Nämä kohdat huomioimalla pääsee työsopimuksen laatimisessa jo pitkälle, mutta myös seuraavia kohtia voi olla hyvä pohtia lisättäväksi omaan työsopimuspohjaan tai erillisiksi sopimuksen osiksi.
Kilpailukieltosopimus, salassapitosopimus, houkuttelukielto
Kilpailukieltosopimuksella tarkoitetaan sopimusta, joka rajoittaa työntekijän mahdollisuutta harjoittaa kilpailevaa toimintaa tai työllistyä kilpailevalle taholle määrättynä aikana irtisanoutumisen jälkeen. Vuoden 2022 alusta voimaan astui uusi kilpailukieltosopimuksia koskeva laki, joka laajensi työnantajien korvausvelvollisuutta kilpailukieltotilanteissa aiempaa kattavammaksi. Tämän takia jokaisen työnantajan on hyvä jo työsopimuksia laatiessaan pohtia palveleeko kilpailukieltosopimuksen solmiminen yrityksen toimintaa. Kilpailukieltosopimuksiin liittyvään lakimuutokseen pääset tutustumaan tarkemmin halutessasi blogipostauksestamme.
Salassapitosopimukset ovat kilpailukieltosopimuksia yleisempiä työsopimuksen lisäosia. Vaikka työntekijää sitoo ns. lojaliteettivelvoite, joka velvoittaa työntekijää pitämään yrityksen liike- ja ammattisalaisuudet omana tietonaan, on silti hyvä kirjata salassapitovelvollisuus, sen piiriin kuuluvat asiat sekä mahdollinen korvaus kirjallisesti sopimukseksi.
Houkuttelukiellolla tarkoitetaan sitä, että työntekijä ei saa työsuhteessa eikä sovittuna aikana irtisanoutumisensa jälkeen houkutella toisia yrityksen työntekijöitä uuteen työpaikkaan. Houkuttelukiellon piiriin kuuluu myös asiakkaiden houkutteleminen uuden työnantajan asiakkaiksi.
Niin kilpailukiellon, salassapitosopimuksen kuin houkuttelukiellon kohdalla on hyvä määritellä tarkasti kirjallisesti sekä sopimusvelvoitteet että sanktiot, jotka sopimuksen rikkomisesta seuraavat. Tällöin korvausvelvollisuus voitaisiin kirjata esimerkiksi niin, että jokaista sopimusvelvoitteen rikkomista vastaan työntekijän tulisi korvata työnantajalle summa, joka
vastaa sovitun kuukausimäärän kokonaispalkkaa vastaavaa summaa.
Työsähköpostiin liittyvä menettely työsuhteen päätyttyä
Työsuhteen päätyttyä työntekijän tulee palauttaa kaikki työnantajalle kuuluva omaisuus, kuten työpuhelin, avaimet ja kulkukortit, eikä tätä tarvitse välttämättä erikseen työsopimukseen kirjata. Sen sijaa yleisen selvyyden nimissä on hyvä pohtia jo etukäteen kuinka menetellään työntekijän työsähköpostin kanssa työsuhteen päätyttyä. Syynä menettelylle on se, että vaikka kyseessä on työsähköposti, on työntekijän kuitenkin mahdollista käyttää nimissään olevaa sähköpostia myös yksityiskäyttöön. Tämän takia on hyvä sopia työsopimuksessa esimerkiksi, että yksityisluontoiset viestit tulisi poistaa sähköpostista työsuhteen päättymispäivään mennessä, jonka jälkeen viestien hallinta siirtyy työnantajalle, elleivät ne ole selkeästi yksityisluontoisia. Vaihtoehtoisesti sähköpostiosoitteen hallinnan jäädessä työntekijälle, tulee tämän välittää työnantajan viestit tämän ilmoittamaan osoitteeseen määräajan.
+ Lopputilin maksaminen
Työsuhteen päättyessä tulee työntekijälle maksaa viimeisen palkan lisäksi kaikki työntekijän käyttämättömät lomat, mahdolliset saldotunnit, lomakorvaukset ja muut korvaukseen oikeuttavat erät. Jo työsopimuksessa on ollut hyvä sopia siitä, milloin ns. lopputili maksetaan. Laissa loppupalkka määritellään maksettavaksi, kun työsuhde päättyy, eli palkka tulisi laittaa maksuun viimeisenä päivänä. Käytännön kannalta voi kuitenkin olla kätevämpää sopia loppupalkan maksu muun palkanmaksun rytmiin, esim. muotoilemalla työsopimuksen ehdoksi lausekkeen “Työsuhteen päättyessä erääntyneet saatavat maksetaan työsuhteen päättymistä seuraavan kuukauden palkanmaksun yhteydessä.”
Näiden lisäksi työsopimukseen voidaan vielä kirjata auki työntekijän lakisääteinen oikeus sairauslomaan sekä maininta siitä, mikäli jotakin tiettyä työehtosopimusta sovelletaan. Tällöin on hyvä huomioida myös se, onko kyseinen työehtosopimus yleissitova vai normaalisitova. Normaalisitova työehtosopimus velvoittaa vain niitä työnantajia, jotka ovat sitoutuneet kyseiseen työehtosopimukseen. Yleissitova työehtosopimus on silloin, kun se on valtakunnallisesti alalla vallitsevana pidetty ja sen sopijaosapuolina ovat työnantaja- ja työntekijäliitot. Yleissitovat työehtosopimukset voit tarkistaa täältä. Ja jos työehtosopimusten sitovuudet tai muut koukerot kummastuttavat, kannattaa kääntyä rohkeasti kirjanpitäjäsi tai palkanlaskijasi puoleen!
10. Allekirjoitukset, viralliseen työsopimukseen viimeinen sinetti
Kuten kaikki viralliset sopimukset, tulee myös työsopimus muistaa allekirjoittaa ja päivätä. Perinteiset paperiset sopimukset toimivat edelleen mainiosti, mutta nykyisin allekirjoitukset on mahdollista hoitaa myös sähköisesti.
Hoidettiinpa allekirjoitus kuinka vain, on kuitenkin tärkeä, että kummallakin osapuolella on mahdollisuus tutustua sopimuksen sisältöön rauhassa ennen sopimuksen allekirjoittamista. Kummallekin sopimusosapuolelle tulee myös jäädä oma kappale allekirjoitetuista, samansisältöisistä sopimuksista.
Ja näin on päästy työsopimusten hyvästä pohjatyöstä liikkeelle, joten ei muuta kuin nimet paperiin ja uudet työntekijät sorvin ääreen! Vai jäikö jokin vielä mietityttämään? Ei hätää, ota rohkeasti yhteyttä ja palkkagurumme löytävät varmasti vastauksen kiperimpäänkin kysymykseesi!
