Business Finland rahoitus
Mitä asioita on hyvä huomioida Business Finland rahoitus projektin raportoinnissa ja kuinka selviät raportoinnista tehokkaasti? Lue alta kirjanpitäjän ja tilintarkastajan vinkit onnistuneeseen raportointiin.
Business Finland rahoitus – Kuinka selvitä raportoinnista kompuroimatta?
Saiko yrityksesi rahoitusta Business Finlandilta? Mitä asioita on hyvä huomioida Business Finland rahoitus projektin raportoinnissa ja kuinka selviät raportoinnista tehokkaasti? Lue alta kirjanpitäjän ja tilintarkastajan vinkit onnistuneeseen raportointiin.
Sivun sisältö pätee osin myös Ely-keskuksen rahoituspalveluihin, vaikka sivulla puhutaan pelkästään Business Finlandista. Sivun lopussa on myös webinaari johon voit tutustua
Sivun sisältö otsikoittain
Business Finlandin rahoituspalvelut
Business Finland tarjoaa erilaisia rahoituspalveluita. Osa rahoitustuotteista on määräaikaisia ja saatavilla vain rajoitetun ajan, koska yritysten tarpeet, kehitysvaiheet ja toimialat voivat vaihdella suuresti. Erityyppiset rahoituspalvelut mahdollistavat joustavamman ja tarkemmin kohdennetun tuen, joka auttaa erilaisia yrityksiä saavuttamaan omat tavoitteensa ja edistämään innovaatioita.
Koska Business Finlandin rahoitusohjelmat vaihtelevat, emme avaa niitä tässä muutamaa alla olevaa nostoa enempää. Muut Business Finlandin ohjelmat selviävät parhaiten Business Finlandin sivuilta.
Tempo-rahoitus
Tempo-rahoitus on Business Finlandin tarjoama avustus, joka on suunnattu alle 5-vuotiaille startup-yrityksille, joilla on innovatiivinen tuote-, palvelu- tai liiketoimintaidea ja jotka tähtäävät kansainvälisille markkinoille. Se on usein ensimmäinen rahoitusmuoto, jota yritykset hakevat Business Finlandilta.
Tempo-projektia ei tarvitse tilintarkastaa. Kirjanpitäjä antaa kirjallisen vakuutuksen projektin kustannuksista. Tätä varten tarvitaan kustannusseuranta projektille ja kirjanpitäjä esimerkiksi tarkistaa, että kaikki kustannukset on maksettu loppuraportin jättämiseen mennessä.
Mikä on De minimis -tuki?
Business Finlandin tuet yleensä ovat ns. de minimis tukea, jota voi maksimissaan saada 300.000 euroa kolmen vuoden ajalla yhdelle yritykselle. Enimmäismäärä ei saa ylittyä minkään kolmen vuoden ajanjaksolla. Ely-keskusten tuet luetaan myös de minimis kategoriaan. Yrityksen tulee itse seurata ylittyykö de minimis tuen määrä, mikään viranomainen ei tee tätä yrityksen puolesta.
Business Finland projektin elinkaari
Business Finland rahoitus mielessä? Projektin elinkaari alkaa hakemuksen jättämisestä sisään Business Finlandille. Hakemuksen jättöpäivästä alkaen voi kirjata kustannuksia projektille. Tämä kannattaa muistaa, koska hakemuksen käsittelyssä voi kestää pidempään.
Hakemus
- Hakemuksen jättö sisään Business Finlandille. Kustannuksia saa kirjata projektille hakemuksen jättöpäivästä alkaen.
- Business Finland hyväksyy tai hylkää hakemuksen.
- Ennakon maksu Business Finlandilta yritykselle.
Väliraportointi
- Mahdollinen väliraportointi pidemmissä projekteissa.
- Tilitys Business Finlandilta väliraportoinnin pohjalta.
- Kerro mahdollisista muutoksista projektissa Business Finlandille.
- Projekti päättyy.
Loppuraportointi
- Loppuraportti ja kustannusseuranta kasaan.
- Projektin tilintarkastus.
- Raportointi Business Finlandille.
- Mahdolliset kysymykset Business Finlandin päästä.
- Tilitys loppuerästä.
Business Finlandille toimitettava aineistot projektin loppuraportointiin
Kustannustilitys
Täytä kustannustilitys suoraan Business Finlandin asiointipalveluun.
Muut lomakkeet
- Palkkaerittelylomake (Y4).
- Vastuullisen johtajan vakuutus, täytä suoraan Business Finlandin asiointipalveluun.
- Tilintarkastajan tarkastusraportti.
- (Intressitilitykset ja tilintarkastajan raportointi).
- Erilliset Y3- ja Y4- ja Y5-lomakkeet.
- Ei tilintarkastusvelvollisuuden piirissä olevat projekti.
- Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus
- Ensimmäiseen väliraportin liitteenä toimitettava kuvaus, miten projektikirjanpito ja työajanseuranta on järjestetty.
Kustannustilitys tarkoittaa projektin kustannusten yhteenvetoa, eli projektiin kohdistuneet ostetut palvelut, palkat, yms. Projektin kustannusten seurantaa varten tarvitset kirjanpitoon kustannuspaikan, laskentakohde, seurantakohde ja dimensio tarkoittavat käytännössä myös samaa asiaa.
Kirjanpitäjän ja tilintarkastajan vinkit onnistuneeseen raportointiin
Projektiseuranta ja raportointi
Informoi kirjanpitäjää viimeistään alkavasta projektista, kun jätät hakemuksen sisään Business Finlandiin. Käytännössä kannattaa olla jo yhteydessä ennen hakemuksen jättämistä, koska hakemuksen jättöön tarvitaan tuore tulos & tase ajo.
- Varmista kirjanpitäjältä, että luvut ovat välitilinpäätöstasoiset.
- Kustannuslaskenta kuntoon heti projektin alusta alkaen kirjanpito-ohjelmiston kustannuspaikkaseurannan avulla
- Työajanseuranta kuntoon ja yhtenäiset toimintatavat kaikille projektiin osallistuville
- Excel-pohjainen työajanseurantakin on mahdollista.
- Mikäli projekti kohdistuu useammalle tilikaudelle, on tilinpäätöksen yhteydessä käytävä läpi kustannusten kohdistus ja varmistuttava, että kaikki kulut on kohdistettu projektille.
- Jos tilinpäätös on jo allekirjoitettu ja (tilintarkastettu), ei sitä voi enää myöhemmin avata ja mennä kohdistamaan kuluja uusiksi projektille.
- Seuraa kustannuksia ja projektin budjettia jo projektin aikana. Budjetti saa ylittyä, mutta älä kuitenkaan lisää projektin kustannuksiin sinne kuulumattomia kuluja.
- Isoissa ja pitkissä projekteissa voidaan ottaa erillinen raportointityökalu käyttöön, johon projektille voidaan luoda budjetti ja projektin kustannusseuranta.
- Suunnittele projektin loppuraportoinnin aikataulu ajoissa ja varaa tilintarkastajalta tarkistusajankohta.
Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Ensimmäisen raportoinnin yhteydessä on viimeistään toimitettava kuvaus projektikirjanpidosta ja työajanseurannasta.
Esimerkiksi: ”Yhtiön kirjanpidossa käytetään xx järjestelmää. Projektin kustannuksia seurataan kirjanpitoon perustetuilla projektin laskentakohteilla ja projektin kustannukset kohdistetaan näille laskentakohteille. Työajanseurantaan käytetään xx järjestelmää, johon työntekijät kirjaavat työtunnit päivittäin. Projektille on avattu työajanseurantaan oma kirjauslaji. Esimiehet hyväksyvät kirjatut tunnit kerran viikossa.”
Palkkaerittelylomake
Projektien palkkakustannusten raportointiin käytetään palkkaerittelylomaketta (Y4). Palkkakustannuksilla tarkoitetaan henkilöitä, joille yritys maksaa palkkaa. Mikäli projektissa käytetään alihankkijoita, freelancereita tai maksetaan korvausta ns. työkorvauksena, niin nämä ovat ostettuja palveluita. Näitä kustannuksia ei raportoida palkkaerittelylomakkeella, vaan kustannustilityslomakkeella. Eli esimerkiksi erilaisten kevytyrittäjäpalveleluiden kautta ostetut alihankinnat eivät ole palkkakustannuksia.
Työajanseuranta
Työajanseuranta on osa projektikirjanpitoa!
- Tuntitasoinen työajanseuranta projektille tehdystä työstä, jokaisen projektille töitä tekevän työntekijän osalta.
- Kokonaistyöaikaa seurattava, mikäli henkilöön ei sovelleta työaikalakia/ei ole määritelty työaikaa (johto).
- Tehollinen työaika max 11 kk/vuosi/hlö (vuosilomalaki).
- Palkalliset poissaolot: Arkipyhät, lomat, vanhempain- ja sairaslomat mukana kokonaistyötunneissa, mutta eivät kuulu projektille.
- Projektin vastuullinen johtaja tai henkilön esimies hyväksyy tunnit vähintään kerran kuussa.
Kokonaisrahapalkka
- Lähtökohtaisesti ei tulospalkkioita tai vastaavia poikkeuksellisia palkkaeriä (erillinen selvitys vaaditaan)
- Ei lomarahaa (paitsi NIY)
- Työkorvaukset ostettuina palveluina
Lomaraha = lomaltapaluuraha, joka maksetaan lomapalkan päälle. Työsopimuslaki ei tunne lomarahan käsitettä. Lomaraha on työehtosopimusten keksintö. Lomarahaa ei tarvitse maksaa, ellei työehtosopimus sitä edellytä tai siitä ole erikseen sovittu.
Yleisesti
- Rahoituksen saajan johdon ja hallinnon palkat ovat pääsääntöisesti yleiskustannuksia, mutta BF voi harkinnan mukaan hyväksyä, jos tehty työ kohdistuu suoraan projektille.
- Esim. lomat, arkipyhät ja sivukulut projektille henkilösivukustannuskertoimen kautta (max. 50 %).
Laita työajanseuranta kuntoon jo heti projektin alusta alkaen! Valjaan työpäiväkalenterin voit ladata täältä.
Esimerkki
Esimerkiksi työntekijä Teppo Testi käyttää noin 69% työajastaan projektille. Tepon työaika on 7,5 h / päivä ja 37,5 h / vko. Tuntitasoinen työajanseuranta tarkoittaa sitä, että työntekijälle on kirjaukset viikon jokaiselle päivälle, niin että 37,5 h työaika täyttyy. Projektin tunnit ovat osa näitä kirjauksia ja ne tulee olla helposti eroteltavissa työajanseurannasta.
Projektin kesto on 7 kk ja työntekijä X on käyttänyt 50% työajasta projektille, yhteensä 750 h, kokonaistyöajan ollessa 1500 h. Työntekijän X palkka on 3 000 € / kk. Palkkaerittelylomakkeelle täytetään henkilön Teppo Testin osalta:
Kokonaistyöaika on laskettu kunkin kuukauden työpäivien määrä x 7,5 h / päivä. Projektin työaika 750 h tulee työaikakirjanpidosta, eli projektille kirjatut tunnit. Kk-palkka on 3.000 € / kk x 7 kk = 21.000 € yhteensä.
lkisrahoitteinen projekti edellyttää erillistä projektikirjanpitoa. Tämä toteutetaan käytännössä kirjanpidossa kustannuspaikkojen avulla. Katso alempaa lisää aiheesta.
Onnistuneen raportoinnin 5 askelta
1. Tutustu rahoitusehtoihin
- Eri rahoituspalvelu, eri ehdot. Tutustu rahoituksen ehtoihin!
- Ehdot muuttuvat vuosittain.
2. Täytä palkkaerittely huolella
- Kokonaisrahapalkat = palkkakirjanpito.
- Tunnit = Työajanseuranta.
- Palkkaerittelyn palkat = Kustannustilityksen palkat.
3. Täsmäytä kustannustilitys
Varmista että tilitetyt kustannukset kustannustilityksellä täsmäävät perusteisiin:
+ Palkkaerittely
+ Tositekohtainen kustannusseuranta (kustannuspaikka kirjanpidossa/erillinen excel-seuranta).
+ Kertoimella lasketut kustannukset.
= Tilitettävät kustannukset yhteensä.
4. Kerää ja säilytä aineisto huolellisesti.
- Kirjanpitoaineiston säilytysajan vaatimus voi erota projektiin liittyvän kirjanpitoaineiston säilytysajasta. Varmista siis ennen mahdollista kirjanpitoaineiston tuhoamista, että täytät myös projektikirjanpidolle asetetut säilytysvaatimukset.
- Työajanseurantaa tai laskukopioita ei toimiteta Business Finlandille. Elleivät he niitä erikseen pyydä.
- Vaikka projektille on suoritettu tilintarkastus, niin Business Finland voi teettää jälkikäteen projektille toisen tilintarkastuksen.
5. Ota yhteyttä Business Finlandiin ja tilintarkastajaan, mikäli kysyttävää ilmenee.
Projektin tilintarkastus
Mikäli projektin rahoitusehdot edellyttävät tilintarkastusta, on tilintarkastus projektille suoritettava. Tilintarkastaja projektille kannattaa valita jo hyvissä ajoin ja sopia aikataulut valmiiksi. Huomio! Business Finlandin projektin tilintarkastajan ei ole pakko olla sama kuin yhtiölle valittu tilintarkastaja. Jos yhtiölle valitulla tilintarkastajalla ei ole kokemusta Business Finlandin projektitarkastuksista, niin kannattaa harkita toisen tilintarkastajan käyttöä.
- Tarkastus tehdään tilintarkastusalan standardin ISRS 4400 mukaan ”Erikseen sovittuja toimenpiteitä koskevat toimeksiannot”
- Business Finland (rahoittaja) on määrittänyt tarkastustoimenpiteet.
- Tilintarkastaja suorittaa toimenpiteet ja raportoi havaintonsa.
- Projektin tilintarkastus ei vastaa tilinpäätöksen tilintarkastusta.
- Mustavalkoista, ei olennaisuutta, kuten tilinpäätöksen tilintarkastuksessa.
- Korjaamattomat havainnot raportoidaan.
Yllä mainittu mustavalkoisuus ja olennaisuus tarkoittaa sitä, että projektin tilintarkastuksessa tilintarkastajan on pakko puuttua pieniinkin seikkoihin. Tilinpäätöksen tilintarkastuksessa ei olennaisiin seikkoihin ei välttämättä puututa.
Kustannusten seuranta kirjanpidossa
Toimita kirjanpitäjälle projektin hyväksytty kustannusarvio. Kirjanpitäjä luo hyväksytyn rahoituspäätöksen pohjalta laskentakohteet projektia varten kirjanpitoon, joilla kustannusten seuranta toteutetaan.
Alla on esimerkki Netvisoriin luodusta projektin laskentakohde hierarkiasta, jolla projektin kustannuksia seurataan. Rahoituspäätöksestä voidaan lisätä myös projektin alakategoriat, jolloin kustannusten toteumaa voidaan seurata per kulukategoria. Procountorissa vastaava toiminto on dimensiot. Procountor ei mahdollista hierarkiaa laskentakohteissa.
Netvisorissa projektin toteutuneita kuluja voidaan seurata usealla erilaisella raportilla. Alla on yksi esimerkki projektikohtaisesta raportista.
Kustannusten läpikäyntiä helpottaa laskentakohdekohtainen tapahtumaraportti. Yllä oleva kuva on Netvisorin raportista.
Kun Netvisoriin on lisätty laskentakohteet projektia varten, niin ostolaskuja hyväksyttäessä ilmestyy tiliöinti kohtaan laatikko, mihin valitaan oikea kategoria. Tällöin kustannus kohdistuu projektille.
Mikäli projektille kohdistuu kustannuksia, jotka tulevat kirjanpitoon kuittien muodossa. Niin lisää projektin laskentakohteet myös kuittisovellukseen. Esimerkiksi Bezalaan ja Zevoyhin kirjanpitäjä voi hakea integraation avulla laskentakohteet Netvisorista Bezalaan.
Mikäli palkkakulut halutaan myös kohdistaa projektin laskentakohteille, tulee kirjanpitäjälle / palkanlaskijalle raportoida kuukausittain projektiin käytetty työaika. Jonka pohjalta tehdään kirjanpitoon kohdistus projektin palkkakuluista. Jos henkilön työpanos ei kohdistu 100% projektille, niin kustannusta ei voida suoraan kohdistaa kirjanpidossa projektille, koska projektikirjanpitoon kohdistuisi liikaa kuluja. Usein henkilöiden projektiin käyttämä työaika vaihtelee, niin henkilön taakse ei voida asettaa oletus jakoa projektin laskentakohteille tietyllä prosenttiluvulla.
Huomio! Yleiskuluja ja muita laskennallisia kulueriä ei kohdisteta kirjanpidossa projektille. Laskennallinen tarkoittaa sitä, että kustannus lasketaan raportoinnissa kaavamaisesti rahoituspäätöksessä mainitulla prosenttiluvulla niistä kulueristä, joista projektin budjetissa on hyväksytty laskettavaksi yleiskustannus. Alla on esimerkki muut kustannukset erästä, jota ei siis seurata erikseen kirjanpidossa.
Intressitilitys
Intressiostolla tarkoitetaan tilannetta, jossa rahoituksen saajalla ja palvelun toimittavalla yrityksellä on jokin intressiyhteys.
Business Finlandin sivuilta intressiyrityksen määritelmästä: Yritykset, oikeushenkilöllisyyden muodosta riippumatta, ovat intressiyrityksiä, jos toinen yritys tai henkilö voi käyttää määräysvaltaa toisessa yrityksessä tai voi vaikuttaa siihen, mistä hankinnat toteutetaan.
Intressiyrityksiksi katsotaan sellaiset yritykset, joista toisen koko osakepääomasta tai vastaavasta omasta pääomasta vähintään 20 % on välittömästi tai välillisesti toisen yrityksen omistuksessa tai hallinnassa. Intressiyrityksiksi katsotaan myös sellaiset yritykset, joissa samalla yksityishenkilöllä on osakepääomasta tai vastaavasta omasta pääomasta vähintään 20 % välittömästi tai välillisesti omistuksessaan tai hallinnassaan.
Mikäli projektiin sisältyy intressiostoja, tulee niistä täyttää erillinen raportointi. Katso aiheesta lisää Business Finlandin sivuilta.
Lopuksi
- Hyödynnä asiantuntija apua. Kirjanpitäjä, tilitoimisto ja tilintarkastaja, sekä Business Finlandin asiakaspalvelu.
- Projektin kustannusten seuranta kuntoon heti alusta alkaen.
- Työajanseuranta kuntoon projektin alusta alkaen.
- Jos projektille tulee suorittaa tilintarkastus, sovi se hyvissä ajoin.
- Seuraa projektin toteutuneita kustannuksia. Pidennä tarvittaessa projektin kestoa, mikäli suunnitellut kustannukset eivät täyty alkuperäisessä ajassa.
- Varaa aikaa loppuraportointiin.
- Ole proaktiivinen yhteydenpidossa Business Finlandiin. Jos kohtaat ongelmia tai epäselvyyksiä, ole yhteydessä heihin ajoissa
Osa kirjoituksen sisällöstä perustuu KHT Fredrik Bäckin kanssa pidettyyn webinaariin, jonka voit katsella ja kuunnella alta.
Loistavia taloushallinnon vinkkejä saat oppaistamme:
Lataa ilmainen opas klikkaamalla kuvaa alla.
Lue myös nämä startup-blogit
Ota yhteyttä
OTA YHTEYTTÄ: Myynti ja kysymykset palveluista
Kun otat meihin yhteyttä – sinulle sopivalla tavalla – palaamme asiaan viimeistään seuraavana arkipäivänä. Haluamme kuulla sinusta, yrityksestäsi ja liiketoimintasi tavoitteista.
Jutellaan ja katsotaan yhdessä, voisimmeko olla teille oikea kumppani.
Sähköposti:
[email protected]
Hannu Winberg
Liiketoimintajohtaja
040 723 7330
Pasi Tasanen
Toimitusjohtaja
046 923 0449
