Osakeyhtiön tilinpäätös – vaiheet valmistelusta rekisteröintiin

Mitä vaiheita osakeyhtiön tilinpäätöksen laadintaan liittyy, mitä tehdään missäkin vaiheessa?

Tilinpäätös ei ole pelkästään pakollinen lakisääteinen dokumentti, vaan se tarjoaa myös arvokasta tietoa yrityksen taloudellisesta tilasta sekä omistajille että sidosryhmille.

Osakeyhtiön tilinpäätöksen valmistelutoimet

Tilitoimisto pyytää asiakkaalta tarvittavaa materiaalia tilinpäätöksen laatimiseksi.

Tärkeitä läpikäytäviä asioita ovat esimerkiksi:

• Erilaiset vastuut, kuten vuokra- ja leasingvastuut.
• Tilinpäätöserien arvostaminen, vastaavatko taseen arvostukset todellisuutta?
• Tilikauden jälkeiset olennaiset tapahtumat.
• Intressitahojen kanssa tehdyt liiketoimet.

Tilintarkastajan kanssa sovitaan aikataulu tilintarkastukselle. 

Tilinpäätöksen laatiminen

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiöjärjestyksessä on mahdollista määrätä, että tilinpäätös tulee laatia lain määräystä nopeammin.

Kun tilitoimisto saa tarvittavat materiaalit, otetaan tilinpäätöksen laatiminen työn alle. Kun luvut saadaan pakettiin, yleensä asiakkaalle toimitetaan draft-versio katsottavaksi. Asiakas kuittaa, että tällä mennään eteenpäin tai tarvittaessa vielä muokataan lukuja, jos jotain on jäänyt huomioimatta. Tilitoimisto koostaa lisäksi tase-erittelyt.

Tilintarkastus

Mikäli yhtiölle ei ole valittu tilintarkastajaa, niin tällöin siirrytään suoraan osakeyhtiön tilinpäätöksen allekirjoittamiseen.

Tilintarkastaja voidaan jättää valitsematta yhteisössä, jossa sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista edellytyksistä:

1) taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa;

2) liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa; tai

3) palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.”

Tilitoimisto yleensä koostaa ison osan tai jopa kaikki tilintarkastukseen tarvittavat materiaalit. Esimerkiksi Netvisorissa on erillinen toiminto, tilikausiarkisto johon materiaalit saadaan kätevästi koottua tilintarkastajaa varten.

Tilintarkastajalle avataan tunnukset taloushallinnon järjestelmään. Nykyään tilintarkastus yleensä suoritetaan etänä. Eli tilintarkastaja ei vieraile asiakkaan toimipisteessä tai tilitoimistossa.

Tilintarkastaja pyytää asiakkaalta vahvistusilmoituskirjeen. Vahvistusilmoituskirje on yhteisön tai säätiön johdon tilintarkastajalle antama vahvistus tietyistä tilinpäätöksen laatimiseen ja tilintarkastukseen liittyvistä asioista. Vahvistusilmoituskirje allekirjoitetaan ennen tilintarkastuskertomuksen antamista.

Osakeyhtiön tilinpäätöksen allekirjoittaminen

Yhtiön hallitus ja toimitusjohtaja, jos sellainen on yhtiölle valittu, allekirjoittavat tilinpäätöksen. Toisinaan epätietoisuutta esiintyy, jos hallituksen jäseniä on vaihtunut. Ns. istuva hallitus allekirjoittaa. Jos hallitus on vaihtunut viikkoa ennen tilinpäätöksen allekirjoittamista, niin uusi valittu hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen.

Tilintarkastaja allekirjoittaa tilinpäätökseen tilintarkastusmerkinnän ja antaa tilintarkastuskertomuksen. 

Hallitus pitää yleensä tilinpäätöksen allekirjoittamisen yhteydessä hallituksen kokouksen. Jossa yhtenä asiakohtana on tilinpäätöksen hyväksyminen ja allekirjoittaminen.

Hallitus valmistelee myös esityksen voitonjaosta yhtiökokoukselle.

Yhtiökokous

Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen on aika kutsua koolle varsinainen yhtiökokous. 

Yhtiökokous tulee kutsua koolle aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiöjärjestyksessä on voitu muuttaa näitä vähimmäis- ja enimmäisaikoja. Yhtiön hallitus vastaa kokouksen koolle kutsumisesta. 

Osakeyhtiön tilinpäätös vahvistetaan varsinaisessa yhtiökokouksessa.

Varsinaisessa yhtiökokouksessa on päätettävä:

1) tilinpäätöksen vahvistamisesta, mikä emoyhtiössä käsittää myös konsernitilinpäätöksen vahvistamisen;

2) taseen osoittaman voiton käyttämisestä;

3) vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille, hallintoneuvoston jäsenille ja toimitusjohtajalle;

4) hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenten palkitsemisesta ja valinnasta sekä tilintarkastajan valinnasta, jollei tässä laissa säädetä tai yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin näiden toimikaudesta, valinnasta tai palkitsemisesta; sekä

5) muista yhtiöjärjestyksen mukaan varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista.

Tilinpäätöksen rekisteröinti PRH:lle

Osakeyhtiön tulee rekisteröidä tilinpäätös ja (toimintakertomus) kaupparekisteriin (PRH). Myös tilintarkastuskertomus rekisteröidään.

Mikäli tilinpäätös ilmoitetaan yli 8kk:n päästä tilinpäätöksen päättymispäivästä, veloittaa PRH käsittelymaksun tilinpäätöksen myöhässä julkaisusta. Jos osakeyhtiö ei toimita tilinpäätöstä ollenkaan kaupparekisteriin, voi Patentti- ja rekisterihallitus poistaa yhtiön rekisteristä. Tästä toki tulee ensin muistutuskirje.

Kuuluuko tilinpäätös palvelusopimukseesi?

Tiedätkö mitkä palvelut kuuluvat tilitoimiston palvelusopimukseesi? Jos et ole Valjaan asiakas, siitä ei aina voi olla ihan varma. Lue täältä lisää Valjaan paketoidusta hinnoittelusta sekä hinnoittelun useimmin kysytyt kysymykset.

Voit myös napata täältä infoa siitä, miten Halpa tilitoimisto voi olla todella kallis.