Kulut ja kuitit

Firman kaikki hankintakulut eivät ui kirjanpitoon vain ostolaskujen kautta, vaan usein hankintoja tehdään myös firman pankki- tai luottokortilla tai omalla rahalla maksaen. Näissä tapauksissa kirjanpitoon on toimitettava sovitulla tavalla kuitti, lasku tai muu tosite, josta käy ilmi seuraavat asiat:

• Myyjäyrityksen nimi ja yhteystiedot
• Ostopäivämäärä
• Kuitin tunnistenumero
• Mitä on ostettu
• Maksettu summa
• Arvolisäveron määrä sekä verokanta

Sen sijaan pelkästä kuitista ei käy ilmi miksi hankinta on tehty ja miten se liittyy liiketoimintaan, joten nämä tiedot tulee täydentää vielä kuitin yhteyteen, esimerkiksi kuittisovelluksen selitekenttään.

Muutama nyrkkisääntö kuluihin ja kuitteihin liittyen

1. Aina kun firman tililtä lähtee rahaa tai sinne tulee rahaa, on tilitapahtumalle oltava jokin tosite, kuten kuitti tai lasku.
2. Kulujen tulee aina olla selkeästi ja uskottavasti firman toimintaan liittyviä, eli yrittäjän tai työntekijöiden henkilökohtaiset kulut eivät voi olla firman kuluja.
3. Tarjoiluun ja tapahtumiin liittyvissä kuluissa tulisi olla selkeästi ilmaistuna selitteessä keitä tilanteessa on ollut läsnä, sillä se vaikuttaa kulun käsittelyyn kirjanpidossa ja verotuksessa.
   1. Sisäiset palaverit ja henkilökuntajuhlat: Paikalla on vain ja ainoastaan firman omaa henkilökuntaa
   2. Kokous- ja neuvottelukulut: Paikalla on joku firman ulkopuolinen taho (asiakas, potentiaalinen rekry tai uusi asiakas, yhteistyökumppani, tilintarkastaja tms.), tapaaminen liittyy olennaisella tavalla liiketoimintaan ja tarjoilu on kohtuullista ja tavanomaista (lounas, kahvit, juomat, pientä tarjoilua tms.). Selitteessä tulee käydä ilmi ulkopuolisen tahon edustajan nimi ja edustama taho.
   3. Edustuskulut: Paikalla on joku firman ulkopuolinen taho, jolle osoitetaan vieraanvaraisuutta liikesuhteiden luomiseksi tai ylläpitämiseksi tavalla, joka poikkeaa kohtuullisesta ja tavanomaisesta kokoustamisesta. Selitteessä tulee käydä ilmi ulkopuolisen tahon edustajan nimi ja edustama taho.
4.  Firmaan voidaan tehdä käteisellä maksettuja hankintoja vain, jos firmassa on käteiskassa, josta voidaan tehdä nosto hankintaa varten, ja jonne voidaan palauttaa mahdollinen ostosta jäljelle jäänyt summa. Eli firmoissa, joissa ei ole käteiskassaa, on hankinnat maksettava aina firman kortilla tai omalla rahalla, joka maksetaan takaisin kulukorvauksena.
5. Kuukausittain kuittejaan kirjanpitoon toimittava yrittäjä kiittää itseään tilinpäätösaikana, kun ei tarvitse alkaa kaivamaan monen kuukauden takaisia kuitteja ties mistä. On hyvä tiedostaa, ettei kuitteja voi vain jättää toimittamatta, sillä kuitittomat tilitapahtumat voidaan katsoa vähennyskelvottomiksi kuluiksi, yrittäjän palkkanostoiksi tai osakaslainaksi.

Sähköisesti perille

Kuitteja ei enää toimiteta fyysisesti kirjanpitäjälle, vaan niiden käsittelyyn on nykyisin tarjolla useita eri kuittisovelluksia, joihin kuittien kuvat on helppo lisätä puhelimella ja joista kulut saadaan siirtymään näppärästi suoraan kirjanpitoon. Muista myös eKuitti-integraatio. Siitä voit lukea lisää täältä.

Meille tuttuja ovat mm. Bezala, Zevoy, eTasku sekä Severa, joista löydämme varmasti parhaiten sinun tarpeitasi palvelevan sovelluksen kuittien hallintaan. Näiden kautta hoidat tarvittaessa kätevästi myös matkalaskut!