Käsittelen tässä kirjoituksessa Tekes-projektien kirjanpitoa ja raportointia, joka tapahtuu myönteisen rahoituspäätöksen saamisen jälkeen. Tekes-rahoitusta voi hakea itsenäisesti tai käyttää ulkopuolista kumppania apuna. Tällaista palvelua tarjoaa esimerkiksi Innovation Manager Oy. Tietoa Tekesin eri ohjelmista löydät Tekesin sivuilta.

Tekes-projektin seuranta kirjanpidossa

Saatuasi myönteisen rahoituspäätöksen Tekesiltä ota yhteyttä tilitoimistosi kirjanpitäjään. Toimita kirjanpitäjälle rahoituspäätös ja projektin budjetti. Kirjanpitäjäsi auttaa sinua luomalla kirjanpitoon erillisen kustannuspaikan Tekes-projektia varten. Projektin tuotot ja kulut kohdistetaan tälle kustannuspaikalle suoraan esimerkiksi ostolaskuilta, jonka avulla projektin toteumaa on helppo seurata kirjanpidossa. Kustannuspaikka helpottaa myös projektin loppuraportoinnissa tilintarkastajan työtä. Ihan yleisenä vinkkinä, jos otat kirjanpitäjään yhteyttä vasta kun projektin loppuraportointi lähenee, niin kaikki tekevät tällöin turhaa ylimääräistä työtä. Kirjanpitäjäsi on tärkeä kumppani projektin raportoinnissa ja informoi häntä heti kun saat myönteisen rahoituspäätöksen.

Tekes edellyttää rahoituksen saajan pitävän kirjaa projektin kustannuksista, työtunneista ja ostetuista palveluista. Nämä kaikki voidaan kohdistaa edellä mainitulle kustannuspaikalle. Mikäli projektiin liittyy myös tuotekehitystä, katso artikkelini tuotekehitysmenojen aktivoimisesta taseeseen.

Projektin työajanseurantaa voidaan hoitaa excel-taulukolla, mutta suosittelen lämpimästi erillisen työajanseurantasovelluksen käyttöä. Esimerkiksi seuraavat sovellukset:

Harvest

Toggl

Tekes-projektin raportointi

Raportoinnilla varmistetaan, että avustus on käytetty siihen tarkoitukseen mihin se on myönnetty ja Tekesin yleisten ehtojen mukaisesti. Projektin kustannusten tulee olla projektiin liittyviä, niiden tulee osua projektin kestoajalle ja kulujen tulee olla maksettuja projektin päättyessä. Pidempikestoisissa projekteissa väliraportointeja voidaan tehdä useita. Projektin loputtua tehdään loppuraportointi, johon yleensä tarvitaan myös tilintarkastajan lausunto.

Tietyissä Tekesin rahoituspalveluissa on luovuttu tilintarkastajan tarkastusraportin vaatimuksesta. Osa projekteista tarkastetaan jälkikäteen Tekesin toimesta. Eli vaikka tilintarkastusta ei tarvitse teettää, tulee projektin dokumentaation olla kunnossa, koska projekti saatetaan tarkistaa jälkikäteen. Seurauksena on pahimmillaan saadun rahoituksen takaisinperintä, mikäli rahoituksen ehtoja ei ole noudatettu.

Tekes aloittaa kesäkuun alussa kokeilun, jossa helpotetaan Tempo-rahoituksen raportointia. Yritysten, joille on tehty Tempo-rahoituspäätös 1.6.2017 jälkeen, ei tarvitse raportoida projektin toteutuneita kustannuksia eikä toimittaa tilintarkastajan tarkastusraporttia Tekesiin.”

Tyypillisiä ongelmia projektien raportoinnissa

Alla on lainauksena Suomen Tilintarkastajat Ry:n blogista tyypillisimpiä havaintoja yllä mainituista jälkikäteistarkastuksista.

”Työajanseurantaa ei ole pidetty, se on tehty joko etu- tai jälkikäteen jonkinlaisen arvion pohjalta tai siitä puuttuvat esimerkiksi vahvistamismerkinnät.

Tekesille toimitettuun tilitykseen sisältyneitä kustannuksia ei ole maksettu tilitykseen jättämiseen mennessä, kustannukset eivät ole projektin kestoaikana syntyneitä tai ne sisältävät arvonlisäveroa, vaikka rahoituksen saaja on arvonlisäverovelvollinen.

Projektin toteutukseen liittyvä dokumentaatio ei ole enää tallessa jälkikäteistarkastusta tehtäessä. Nykyisten rahoituksen yleisten ehtojen mukaan Tekesin tarkastusoikeus on voimassa kymmenen vuotta projektin viimeisestä maksuerästä ja kaikki rahoituksen käytön valvonnan kannalta tarpeellinen aineisto on säilytettävä vähintään yhtä kauan.

Projektille on tilitetty kustannuksia, jotka eivät ole aiheutuneet projektista tai jotka tulevat katetuiksi yleiskustannusten kautta.

Ulkopuolelta ostettavina palveluina on Tekesille tilitetty rahoituksen saajan lähipiiriin kuuluvalta yhtiöltä ostettuja palveluita. Tekes luokittelee nämä kustannukset ns. intressikustannuksiksi ja edellyttää niistä erillistä intressitilitystä.”

Valjaan omien kokemusten perusteella tyypillisimmät ongelmat liittyvät työajanseurantaan, joihin liittyviä asioita projekteja tarkastavat tilintarkastajat nostavat esiin. Toinen tyypillinen on projektiin kuulumattomat kulut tai ennen projektin alkamista syntyneet kulut. Huomiota on syytä kiinnittää myös yllä mainittuun kirjanpidon säilytysvelvollisuuksia pidempiin säilytysaikoihin.

Miten tilitoimisto voi auttaa projektin raportoinnissa?

Tilitoimisto kannattaa ottaa mukaan heti projektin alettua ja katsoa työkalut yhdessä tilitoimiston kanssa projektin seurantaan. Tällöin väliraportointi ja loppuraportointi saadaan sujuvasti tehtyä ilman turhia viiveitä. Tilitoimisto voi avustaa Tekesin raportointikaavakkeiden kanssa ja organisoida projektin tarkastuksen yhdessä tilintarkastajan kanssa.

Valitessasi tilitoimistoa kannattaa selvittää millaista kokemusta tilitoimistolla on Tekes-raportoinnista. Valjaalla on laaja kokemus Tekes-raportoinneista ja autamme mielellämme. Ota yhteyttä, niin katsotaan miten voimme auttaa sinua Tekes-projektisi kanssa!

Projektin tilintarkastus

Tekes-projektin tilintarkastajaksi kannattaa valita tilintarkastaja, jolla on raportoinneista kokemusta. Valjaan asiakkaat käyttävät esimerkiksi alla mainittuja tilintarkastustoimistoja.

Audit Plan Oy
Hill Audit Oy
Tilintarkastustoimisto Korkeamäki Oy

Katso myös kirjoitukseni tilintarkastuksesta yleisesti.

5 vinkkiä Tekes-projektien kirjanpitoon:

  • Informoi kirjanpitäjääsi heti myönteisen rahoituspäätöksen saamisen jälkeen.
  • Seuraa kustannuksia kirjanpidossa kustannuspaikan avulla.
  • Laita työajanseuranta kuntoon heti projektin alussa.
  • Sovi projektin tilintarkastuksen aikataulu tilintarkastajan kanssa hyvissä ajoin.
  • Aloita loppuraportin teko heti projektin päätyttyä.

Katso myös startupin taloushallinto-oppaan muut osat:

Osa 1. Kirjanpidon järjestäminen. Mihin tarvitsen tilitoimistoa?

Osa 2. Arvonlisävero

Osa 3. Osakeyhtiön perustaminen

Osa 4. Työntekijän palkkaaminen

Osa 6. Tuotekehitysmenojen aktivointi