Mitä kirjanpito maksaa?

Kirjoittanut: Pasi Tasanen

Kirjanpidon hinta koostuu työn osuudesta ja mahdollisista ohjelmistoista, joita asiakas käyttää yhdessä tilitoimiston kanssa. Työn osuuden veloittamiseen on useita erilaisia hinnoittelumalleja. Tuntiveloitus, vientipohjainen hinnoittelu, tositepohjainen hinnoittelu ja kiinteä hinta. Ohjelmistojen hinnoittelu tulee yleensä annettuna ohjelmistotalolta. Katsotaanpa lähemmin, mitä kirjanpito maksaa.

Kirjanpidon erilaisia hinnoittelumalleja

Yhtä oikeaa hinnoittelumallia ei valitettavasti ole. Mikroyritykselle voi olla järkevä tositepohjainen tai jopa tuntiveloitushinta. Isommalle yritykselle yleensä kiinteähintainen palvelu. Alalla on yleisesti käytössä neljä erilaista hinnoittelumallia. Myös näiden yhdistelmiä on käytössä.

Tuntiveloitus

Tuntiveloitusmallissa maksat kirjanpitäjän käyttämän työajan mukaan. Kuukausittaisen laskun suuruus voi vaihdella paljonkin. Lisäksi jokaiselta tilikaudelta laaditaan tilinpäätös ja veroilmoitus (osakeyhtiöillä). Tilinpäätöksen laatimisen kustannus voi olla esimerkiksi 2 – 3 kertaa normaalin kuukausittaisen työmäärän verran.

Maakunnissa tuntiveloitukset alkavat noin 45 – 60 euron tasoilta alv 0%. Pääkaupunkiseudulla kirjanpitäjien palkkataso on maakuntia kovempi ja se näkyy myös työn hinnoittelussa. Oman kokemukseni pohjalta pääkaupunkiseudulla tuntiveloitukset ovat 65 – 95 euron välissä alv 0%.

Tuntiveloitusmallissa hintaan vaikuttaa myös kirjanpitäjän tehokkuus, miten nopeasti kirjanpitäjä aineistoa käsittelee. Kokemus yleensä tuo vauhtia tekemiseen, mutta ei tätäkään voi yleistää.

Vientiveloitus

Vientiveloitus perustuu kirjanpitäjän tekemiin vienteihin. Esimerkiksi yksi pankkitilin tapahtuma luo kaksi vientiä kirjanpitoon, koska kirjaus tehdään kahdelle eri tilille kirjanpidossa. Jos tapahtuma on arvonlisäverollinen, niin käytettävästä kirjanpito-ohjelmasta riippuen, syntyy kaksi tai kolme vientiä.

Vientiveloituspohjainen kirjanpidon veloitus ei ole enää tätä päivää, varsinkaan yhdistettynä sähköiseen taloushallintoon. Kirjanpitäjän työtapa ja käytettävä ohjelmisto vaikuttaa myös vientien määriin. Istuin joskus useampi vuosi sitten tuotteistuskoulutuksessa, jossa kilpaileva alan yrittäjä tuskaili kouluttajalle, että kirjanpito ohjelmiston vaihdon myötä heillä syntyy valtavasti enemmän vientejä. Eivätkä he voi veloittaa näitä asiakkaalta. Koulutuksesta meni paljon yhteistä aikaa tämän yrittäjän tuskan käsittelemiseen, eikä lopputulemana kuitenkaan ollut hinnoittelumallin vaihto johonkin järkevämpään vaihtoehtoon.

Tositeveloitus

Kirjanpidon hinta perustuu toteutuneisiin tositemääriin. Tosite tarkoittaa yhtä kirjanpidon tapahtumaa. Esimerkiksi lähetät asiakkaalle myyntilaskun, tästä syntyy kirjanpitoon yksi tosite. Tai vastaanotat asiakkaalta ostolaskun, tämä on myös yksi tosite kirjanpidossa.

Tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatimisesta veloitetaan tässä mallissa yleensä erikseen.

Kiinteä hinta

Kiinteä hinnoittelumalli on yleistynyt viime vuosina selvästi hinnoittelussa. Hinnoittelu perustuu yleensä tapahtumamääriin, käytännössä tositteisiin. Kiinteähintainen pakettihinta voi esimerkiksi sisältää kuukausittaista 20 tapahtumaa. Osalla alan toimijoista on portaittainen pakettihinta. Esimerkiksi 0 – 10 tositetta, 11 – 25 tositetta jne. Veloitus tehdään toteutuneen määrän mukaan jälkikäteen. Toimitat kirjanpitäjälle aineiston ja kirjanpitäjä naputtelee kirjanpidon kasaan. Sen jälkeen asiakasta laskutetaan tositemäärän perusteella.

Kiinteät pakettihinnat saattavat lähteä jopa alle 100 eurosta kuukausittain. Katso kuitenkin tarkkaan mitä paketti sisältää. Usein tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatiminen on erillisveloitettavaa työtä. Minkäänlainen neuvonta ei välttämättä myöskään kuulu pakettiin.

Osalla alan toimijoista on olevinaan kiinteä hinta. Asiakkaalle tarjotaan hyvin edullista kk-hintaa, joka ei lopulta sisällä paljon mitään ja olennaisia asioita puuttuu. Näistä veloitetaan lisätöinä yleensä tuntiveloituksella. Olen törmännyt mm. tapaukseen, missä korttiostosten kuittien käsittely ei kuulunut pakettihintaan ja niistä veloitettiin erikseen tuntiveloituksella. Aika harvassa ovat yritykset, joille ei synny ollenkaan korttiostoja kirjanpitoon.

Kiinteä hinta on hyvin ennustettavissa. Jos haluat varmuutta tulevista kustannuksista, niin valitse kiinteähintainen palvelu. Kiinteä hinta eliminoi myös kirjanpitäjäkohtaisen vaihtelun palvelun tehokkuudessa.

Valjaan palvelut ovat lähtökohtaisesti kiinteähintaisia. Käytämme myös tuntiveloitusta joillekin asiakkaille, joiden työmäärän arviointi kiinteään hintaan on erittäin vaikeaa. Joskus asiakas itse haluaa tuntiveloitteisen palvelun.

Palkanlaskennan hinnoittelu

Se mitä kirjanpito maksaa koostuu siis siitä mitä se sisältää. Palkanlaskenta on yleinen lisä kirjanpitopalveluihin. Palkanlaskennan tyypillinen veloitustapa on kappaleperusteinen hinnoittelu, eli jokaisesta lasketusta palkkalaskelmasta veloitetaan. Kappalepohjainen hinta on yleensä 15 – 20 euron välillä alv 0%. Jos käytössä on työajanseurantaohjelmisto, josta saadaan valmiiksi tulkittua aineistoa ja työntekijämäärä on yli viisikymmentä, niin hinta yleensä tippuu yllä mainitusta.

Palvelukuvauksessa yleensä listataan mitä kappaleperusteiseen hintaan kuuluu. Lisätyötä veloitetaan yleensä esimerkiksi palkkatodistusten laadinnasta ja Kelaan liittyvistä ilmoituksista. Laajemmasta neuvonnasta esimerkiksi työsuhde- tai työehtosopimusasioissa saatetaan myös veloittaa erikseen.

Joskus vastaan on tullut palveluntarjoajia, jotka veloittavat palkanlaskennasta kpl-hinnalla ja kirjanpidosta tuntiveloituksella. Miten asiakas voi varmistua, että palkanlaskennan työ ei ole mukana tuntityön veloituksissa mukana ja maksa samasta palvelusta tuplana?

Ohjelmistot

Taloushallinnon ohjelmistojen hinnoittelu on yleensä valitettavasti todella silppua. Esimerkiksi Netvisorin ja Procountorin hinnastoista löytyy molemmista muutamia kymmeniä eri hintoja eri asioille. Niistä ei maallikko yleensä ota ihan helpolla selvää, mikä on todellinen kustannus. Yhden hengen yrityksellä molempien edellä mainittujen kuukausittainen kustannus lähtee n. 20 – 30 eurosta alv 0%. Hintaan vaikuttaa voimakkaasti tapahtumamäärä, eli esimerkiksi montako laskua lähetät ja vastaanotat kuukausittain.

Varmista ettet lukitse itseäsi tilitoimiston tarjoamaan ohjelmistoon, josta ei pääse irti kuin tilitoimiston ja ohjelmiston vaihtamisella. Talenom online on mm. tällainen ratkaisu, sillä sitä ei voi muualle siirtää. Myös perinteisemmissä ohjelmistoissa on tällaisia haasteita. Ne voivat olla siirrettävissä, mutta tilitoimisto voi heittäytyä hankalaksi ja rahastaa tietokannan siirrolla. Visma Fivaldin asiakkaan ympäristö esimerkiksi on siirrettävissä toiselle tilitoimistolle, mutta vanha tilitoimisto voi vaatia siitä korvausta Visman veloittaman siirtomaksun lisäksi.

Edellä mainitut Netvisor ja Procountor ovat helposti siirrettävissä toisen tilitoimiston operoitavaksi tai yritykselle itselleen, mikäli taloushallinto siirretään yrityksen sisälle hoidettavaksi.

Miten vertailen tarjouksia?

Tilitoimistopalvelutarjousten vertailu eri hinnoittelumallien välillä voi olla vaikeaa, koska kaikkia veloituksia ei välttämättä tuoda avoimesti esille. Tarjouksesta voi puuttua selkeä hintalappu, mitä palvelu oikeasti maksaa. Kiinteähintaisten palveluiden sisältö myös vaihtelee merkittävästi. Siis tarkista tarjousehdotuksesta ainakin seuraavat asiat:

· Tarkista kuuluuko tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laadinta tarjottuun kk-hintaan, vai veloitetaanko siitä erikseen? Jos näistä veloitetaan erikseen, niin jyvitä nämä kk-hintaan, jotta saat vertailukelpoisen kk-hinnan.

· Minkä verran neuvontaa kuuluu hintaan, vai veloitetaanko kaikesta neuvonnasta erikseen?

· Saatko nimetyn yhteyshenkilön vai onko palvelu hajautettu nimeämättömään tiimiin?

· Mikä on ohjelmistojen hinnoittelumalli ja veloitusperuste?

· Palkanlaskennan hinnoitteluperuste? Onko palkkapäivällä väliä hinnoittelussa? Minulle on tullut vastaan joitakin kilpailijoita, joilla suosituimmat palkkapäivät 15. ja kuun viimeinen maksavat palkanlaskennassa enemmän.

· Millä aikataululla kuukauden sulku tehdään, eli koska kirjanpito valmistuu kuukausittain? Maksaako kireämpi aikataulu erikseen?

Valjaan hinnoittelussa olemme sisällyttäneet tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatimisen kiinteään kuukausiveloitukseen. Kilpailijoilla ei useinkaan ole näitä sisällytetty hintaan ja tarjouksia vertaillessa pitää muistaa huomioida myös tilinpäätöstöiden osuus, joka voi olla merkittävä kustannus vuositasolla tarkasteltuna.

Seuraava seikka ei liity suoranaisesti hinnoitteluun, mutta on hyvä tiedostaa tilitoimistoa valittaessa. Tarkista tilitoimiston kokemus yrityksesi toimialalta. Kirjanpitäjät eivät ole kaikkien alojen asiantuntijoita, vaikka näin ehkä toisinaan luullaan. Esimerkiksi autokaupan, rakennusliikkeen, hoivakodin, ravintolan ja terveyspalveluita tarjoavien yritysten kirjanpidon hoitamisessa on monia eri seikkoja, jotka tulee hallita.

Hinnoitteluesimerkkejä

Alla on muutama suuntaa antava esimerkki kirjanpidon, palkanlaskennan ja ohjelmistojen hinnoittelusta. Hinnoittelemme kunkin asiakkaan yksilöllisesti tapahtumamääriin ja asiakkaan liiketoimintaan perustuen. Kirjanpidon kustannusta lisäävät esimerkiksi erilaiset myyntikanavat. Esimerkiksi verkkokaupan myyntien kirjaaminen kirjanpitoon lisää kustannusta.

Alla esitetyt Netvisorin tapahtumamaksut perustuvat aina asiakkaan todellisiin volyymeihin ja ne laskutetaan toteuman mukaan. Laskujen määrät käytännössä aina vaihtelevat kuukausittain ja ohjelmiston kulu elää tapahtumavolyymien mukaan.

Kaikki alla esitetyt esimerkkihinnat ovat alv 0%

Yhden henkilön asiantuntijapalveluyritys

Liikevaihto 100 000 euroa vuodessa, yritys työllistää yrittäjän itsensä. Asiakas lähettää viisi myyntilaskua ja vastaanottaa 8 kpl ostolaskuja kuukausittain. Kuitteja tulee kuukausittain 5 – 10 kpl. Yrittäjä nostaa palkkaa kerran kuussa. Bezala-käyttäjiä 1 kpl.

· Kirjanpidon työn osuus 150 € / kk

· Palkanlaskenta 20 €/ kk

· Bezala 8,90 € / kk

· Netvisor ohjelmisto;

o Core-paketti 40 € / kk

o Palkanlaskennan veloitus 6 € / kk

o Tapahtumamaksut (esimerkiksi verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen) 19 € / kk

Yhteensä 244 € / kk

Startup yritys

Liikevaihtoa ei vielä kerry. Liiketoiminnan kulut vuodessa, eli rahaa palaa ns. cash burnina 250 000 euroa vuodessa. Työntekijöitä 3 kpl. Ostolaskuja 10 kpl kuussa, kuitteja 25 kpl kuussa. Bezala-käyttäjiä on 3 kpl.

· Kirjanpidon työn osuus 200 € / kk

· Palkanlaskenta 3 x 20 = 60 € / kk

· Bezala 3 x 8,90 € = 26,70 € / kk

· Netvisor ohjelmisto;

o Core-paketti 40 € / kk

o Palkanlaskennan veloitus 3 x 6 = 18 € / kk

o Tapahtumamaksut (esimerkiksi verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen) 26,70 € / kk

Yhteensä 363 € / kk

Neljä henkilöä työllistävä palvelualan yritys, esimerkiksi ravintola

Liikevaihto 280 000 euroa vuodessa, neljä palkkaa kuukausittain. Myyntilaskuja lähetetään 5 kpl kuussa, valtaosa myynnistä syntyy kassajärjestelmän kautta. Ostolaskuja vastaanotetaan 35 kpl kuussa, kuitteja 15 kpl kuussa. Bezala-käyttäjiä on 2 kpl.

· Kirjanpidon työn osuus 350 € / kk

· Palkanlaskenta 4 x 20 = 80 € / kk

· Bezala 2 x 8,90 € = 17,80 € / kk

· Netvisor ohjelmisto;

o Core-paketti 105 € / kk

o Palkanlaskennan veloitus 4 x 6 = 24 € / kk

o Tapahtumamaksut (esimerkiksi verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen) 59,19 € / kk

Yhteensä 634 € / kk

Asiantuntijapalvelut esimerkiksi IT-palveluyritys tai mainostoimisto

Liikevaihto 1 2000 000 euroa, 12 työntekijää, ostolaskuja vastaanotetaan 40 kpl kuussa, myyntilaskuja lähetetään 30 kpl kuussa sekä Bezala käyttäjiä on 5 kpl.

Yhteensä

· Kirjanpidon työn osuus 800 € / kk

· Palkanlaskenta 4 x 20 = 80 € / kk

· Bezala 5 x 8,90 € = 17,80 € / kk

· Netvisor ohjelmisto;

o Professional-paketti 330 € / kk

o Palkanlaskennan veloitus 13 x 4,46 = 57,98 € / kk

o Tapahtumamaksut (esimerkiksi verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen) 114,14 € / kk

Yhteensä 1202 € / kk

Ota yhteyttä, niin laadimme tarjouksen sinulle!