Vähennyskelpoista vai vähennyskelvotonta kulua?

Erilaisten kulujen vähennysoikeus osakeyhtiön verotuksessa on mielenkiintoinen, vaan ei aina niin selkeä kysymys. Mistä kuluista saa vähentää arvonlisäveron? Entä mistä kuluista ei, mutta jotka kuitenkin ovat vähennyskelpoisia yrityksen tuloverotuksessa? Mitkä kulut taas eivät putoa kumpaankaan laariin? Kuten huomaat, vähennysoikeuteen liittyvät kysymykset ovat moniulotteisia, joten paras apu löytyy kysymällä verottajalta tai omalta kirjanpitäjältäsi. Olemme kuitenkin halunneet tarjota avuksesi muutaman suuntaa-antavan vinkin, joilla pääset eteenpäin pohtiessasi aihetta.

Vähennyskelpoisia sekä alv- että tuloverotuksessa:

1. Liiketoimintaan kiinteästi liittyvät kulut

Lähdetään selkeästä liikkeelle: mikäli jokin kulu on perusteltavissa liiketoimintaan olennaisesti liittyväksi, voidaan kulusta muodostuva arvonlisävero vähentää arvonlisäverotuksessa ja kulun kustannukset yrityksen tuloverotuksessa. Tyypillisesti olennaisia kuluja ovat esimerkiksi tuotteiden valmistukseen tarvittavien materiaalien hankinta, toimitilojen vuokrat, työntekoon tarvittavat työvälineet, jne. Myös työntekijöille maksettava palkka on kiinteästi kytköksissä liiketoiminnan mahdollistamiseen, joten palkkakulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia yrityksen tuloverotuksessa.

Ydinliiketoiminnan lisäksi yrityksen toimintaan liittyy usein myös monia muita kuluja, jotka voidaan perustellusti katsoa liiketoimintaan liittyviksi ja siten vähennyskelpoisiksi.
Tällaisia ovat mm. seuraavat kulut:

2. Työvaatteet

Työvaatteet kuuluvat kyllä monilla aloilla jo työturvallisuudenkin takia liiketoiminnan kannalta olennaisiin kuluihin, mutta ihan mitä tahansa vaatteita tai varusteita verottaja ei kelpuuta vähennyskelpoisiksi työvaatteiksi. Vaikka toimialalla olisikin odotuksena edustava tai yhtenäinen pukeutuminen, eivät nämä riitä vähennyskelpoisuuden kriteereiksi. Vähennyskelpoisten työvaatteiden tulee sen sijaan olla sellaisia, joita pidetään vain töissä (ei siis vapaa-ajan vaatteita tai varusteita) ja vaatteissa tulee olla työnantajan tunnukset. Lyhyesti siis: työhaalaria tuskin tulee pidettyä muualla kuin töissä, mutta huomaamattomasti firman logolla brodeerattu takki voi sujahtaa päälle vapaa-ajallakin ja näin ollen se ei täytä työvaatteen kriteerejä.

3. Yrittäjän ja työntekijöiden ammatilliseen osaamiseen ja sen ylläpitoon liittyvät kulut

Koulutukset, ammattikirjallisuus ja -lehdet sekä yrityksen toimialaan liittyvät jäsenmaksut ovat vähennyskelpoisia kuluja yrityksen verotuksessa.

4. Virkistyskulut sekä sisäiset kokous- ja neuvottelukulut

Hyvinvoivat työntekijät ovat olennainen osa liiketoiminnan menestyksekästä pyörittämistä, joten heidän hyvinvointiinsa panostamisesta syntyvät kulut voidaan tietyin ehdoin katsoa vähennyskelpoisiksi. Yleisimmin virkistyskuluja muodostuu virkistyspäivistä, pikkujoulujen kaltaisista sisäisistä kekkereistä tai vaikkapa työnantajan järjestämästä yhteisestä liikuntavuorosta. Virkistyskulut ovat kokonaisuudessaan vähennyskelpoisia sekä arvonlisä- että tuloverotuksessa, kun virkistysmahdollisuus tarjotaan koko henkilökunnalle (vaikkakin toimipiste- tai osastokohtaiset ovat mahdollisia tietyissä tilanteissa). Viikoittaiset golf- ja padel-vuorot käyvät siis mainiosti yrityksen virkistyskuluiksi, mikäli kaikilla työntekijöillä on yhtälainen oikeus osallistua niihin.

Vähennyskelpoisiksi virkistyskuluiksi voidaan katsoa myös sisäiset neuvottelukulut ja kokouskulut. Alkoholitarjoilut neuvottelukuluina herättävät usein kysymyksiä, mutta myös alkoholitarjoilut voivat olla neuvottelukuluina vähennyskelpoisia sekä arvonlisä- että tuloverotuksen osalta. Kuitenkin tulee huomioida, kuten muunkin tarjoilun kohdalla, että tarjoilujen on oltava maltillista ja tavanomaista. Sisäisenä kuluna on hyvä huomioida myös kulun kollektiivinen luonne, eli esim. pelkän johtoportaan säännöllisiä after workejä ei voida pitää vähennyskelpoisina, vaikka koko työporukan maltilliset tarjoilut silloin tällöin järjestettynä sellaisia voisivatkin olla. Tavanomaisuuden tai maltillisuuden määritelmäkin voi toki vaihdella riippuen siitä keneltä kysytään, mutta varmaksi voidaan sanoa, etteivät viiden lajin illalliset tai pitkälle iltaan jatkuneet kosteat after workit lukeudu vähennyskelpoisiin kuluihin arvonlisäverotuksen osalta.

Työnantaja voi halutessaan tarjota verovapaita virkistysetuja työntekijöille myös muissa muodoissa, jolloin ne tietyissä rajoissa ovat kokonaan vähennyskelpoisia eriä yrityksen tuloverotuksessa. Halutessasi voit lukea lisää näistä eduista toisesta blogipostauksestamme.

5. Ulkopuoliset kokous- ja neuvottelukulut

Vähennyskelpoisia kokous- ja neuvottelukuluja voi syntyä myös yrityksen ulkopuolisten tahojen kanssa tavattaessa. Tällöin tavanomaista vieraanvaraisuutta osoittavat tarjottavat, kahvit, virvoikkeet tai linjastolounaan hintatasoa vastaavat syötävät ovat vähennyskelpoisia kuluja yrityksen verotuksessa sekä arvonlisäveron että tuloveron osalta. Myös ulkoiset neuvottelukulut voivat sisältää alkoholitarjoilua, mutta jälleen maltillisuuden ja tavanomisuuden puitteissa (esim. lasillinen lounaan yhteydessä). Tarjoilujen tai tapaamispuitteiden tavanomaisuutta (ja siten vähennyskelpoisuutta) voikin mitata pohtimalla olisiko valmis tarjoamaan kaikille eri sidosryhmien edustajille vastaavanlaiset tarjoilut tai tapaamispuitteet. Eli ellet ole valmis neuvottelemaan tavarantoimittajien kanssa hiihtokeskuksessa laskettelujen lomassa, ei se ole tavanomaista vieraanvaraisuutta potentiaalisen asiakkaankaan kanssa.

6. Matkustamiseen liittyvät kulut

Yritys voi maksaa niin yrittäjälle kuin työntekijöille verovapaita kilometrikorvauksia ja päivärahoja, jotka ovat vähennyskelpoisia kuluja yrityksen tuloverotuksessa. Myös liiketoiminnan edellyttämät matkakulut, kuten taksimatkat, junaliput ja majoituskulut ovat yritykselle vähennyskelpoisia sekä arvonlisä- että tuloverotuksessa.

Pienenä hullunkurisena poikkeuksena ALV-vähennyskelpoisuudessa näissä kuluissa on kuitenkin hotellimajoitukseen liittyvä aamiainen, jonka verottaja katsoo menevän yksityiskäyttöön jollain tavoin enemmän kuin muun yöpymisen, ja siten sen ALV-osuutta ei voida vähentää.

Taksimatkojenkin suhteen on hyvä muistaa, että ihan mikä vain ajelu ei ole vähennyskelpoista. Arvonlisäveroa ei voida vähentää kodin ja toimiston välisistä taksimatkoista. Myöhään venyneestä asiakaspalaverista taksi kotiin on myös vähennyskelvoton arvonlisäveron osalta.

Yrityksen kalustoon voidaan myös hankkia auto, joka liiketoimintaan liittyvänä hankintana mahdollistaa ajoneuvokulujen vähennyskelpoisuuden. Kuitenkin on hyvä myös muistaa, että mikäli yrityksellä ei ole ajoneuvoa, ei kirjanpidossa voi myöskään olla autoon liittyviä kuluja, kuten polttoainekustannuksia. Toisin sanoen, mikäli yrittäjä tai työntekijät käyttävät omaa autoaan työhon liittyvissä ajoissa, tulee heidän saada korvaus kilometrikorvauksia, ei kulukorvauksina polttoaineesta tai muista ajoneuvokuluista.

Jos liiketoiminnan pyörittämiseen sisältyy paljon paikasta toiseen liikkumista, voi olla hyvä pohtia myös autoedun mahdollisuutta. Autoedusta voit lukea lisää toisesta postauksestamme.

7. Lahjat henkilökunnalle

Lahjoja on kiva antaa ja kiva saada, mutta mitkä lainalaisuudet pätevät lahjan vähennyskelpoisuuteen? Entä milloin voidaan tietää onko kyse todella lahjasta ja milloin palkasta? Verottaja näkee asian näin: Työnantaja voi antaa työntekijöilleen merkkipäivälahjojen lisäksi muitakin lahjoja (esim. joululahjan), mutta jotta niitä ei rinnastettaisi työntekijän palkaksi, tulee niiden täyttää seuraavat ehdot:

• Lahjojen antaminen koskee kollektiivisesti koko henkilökuntaa
• Lahjan tai lahjojen arvo ei saa ylittää verovuonna 100 euroa

Yleisimpiä muita vähäisiä lahjoja ovat joululahjat sekä tervetuliais- tai läksiäislahjat, mikäli yrityksessä on vakiintunut käytäntö kyseisten lahjojen antamiseen kaikkien työntekijöiden kohdalla.

Lahjakortit ovat usein haluttu lahja, mutta tarjotakseen lahjan verovapaana työntekijälle, tulee työnantajan ottaa huomioon samat seikat kuin muidenkin lahjojen kohdalla:

• Lahjakortti tulee antaa koko henkilökunnalle
• Sen arvo ei ylitä 100 euroa (muista huomioida myös muut mahdolliset jo aiemmin vuoden aikana annetut lahjat).
• Tämän lisäksi lahjakortin tulee olla henkilökohtainen ja yksilöity, eli työnantajan tulee rajata mistä ja mitä lahjakortilla voi hankkia.

Lahjakortin yksilöinniksi ei riitä, että lahjakortti on jonkun tietyn yrityksen koko valikoimaan kelpaava. Mikäli näin on, on lahjakortti palkkaan rinnastettavaa tuloa ja siten veronalainen työntekijälle.

Voit lukea lisää merkkipäivälahjoista tästä blogipostauksestamme.

8. Markkinointikulut

Markkinointikulujen tarkoituksena on edistää yrityksen liiketoimintaa aivan kuten edustuskulujenkin, mutta missä sitten menee edustamisen ja markkinoinnin välinen raja? Toisinaan näitä kahta voikin olla hieman hankala erottaa toisistaan, mutta tiettyjä tuntomerkkejä voidaan kummastakin tunnistaa.

Markkinointi kohdistuu aina yrityksen ulkopuolisiin tahoihin kuten edustuskin, mutta toisin kuin edustus, markkinointi pyrkii tavoittamaan useita henkilöitä tai tahoja samanaikaisesti. Tyypillisiä vähennyskelpoisia markkinointikuluja ovat esimerkiksi asiakastilaisuudet ja vähäarvoiset mainoslahjat. Yleisesti asiakastilaisuuksien tulee olla avoimia kaikille, mutta perustellusti myös kohderyhmämarkkinoinnin kulut voivat olla vähennyskelpoisia. Esimerkiksi oppikirjakustantamon on mielekästä kutsua uutuustuotteiden esittelyyn juuri opettajia eikä vaikkapa kaikkia kunnan työntekijöitä.

Mainoslahjoissa puolestaan tulee huomioida lahjojen arvo ja yleisyys. Verottajan mukaan mainoslahja saa olla verollisesta hankintahinnaltaan enintään 50 euron arvoinen, yleisesti mainoslahjana jaettava tuote, ei siis jollekin henkilölle erityisesti valikoitu tuote (vaikka tuotteeseen olisikin lisätty yrityksen logo). Oman tuotannon tuotteita mainoslahjoina käytettäessä voi tuotteen tavanomainen luovutushinta olla myös maksimissaan 50 euroa.

Edustuskulut, osittain vähennyskelpoinen menoerä

Liiketoiminnan jatkuvuuden ja kasvun takaamiseksi on syytä pitää huolta suhteista ulkoisiin sidosryhmiin. Edustamisen pyrkimyksenä onkin ylläpitää näitä suhteita ja edistää liiketoimintaa. Kuten jo aiemmin markkinointikulujen kohdalla kuitenkin kävi ilmi, voi vähennyskelpoinen markkinointi ja vähennyskelvoton edustuskulu toisinaan olla hankalaa erottaa toisistaan. Tässä kuitenkin muutamia edustuskulun tuntomerkkejä:

• Edustaminen kohdistuu aina ulkopuoliseen, rajattuun tahoon (esim. yksittäiseen henkilöön tai asiakasyritykseen). Huom! Esimerkiksi juhla, joka firman sisäisenä olisi kuluineen vähennyskelpoinen muuttuu edustamiseksi sillä, että tilasuuteen kutsutaan myös ulkopuolisia tahoja.
• Edustuslahjoissa ylittyvät tavanomaisuuden määritelmät: lahja on arvokkaampi kuin keskiverto mainoslahja tai valittu erityisesti lahjansaajalle.
• Tarjoilujen suhteen edustamista ovat tilanteeseen nähden tavanomaista runsaammat tarjoilut sekä tarjoilut, jotka ovat tilaisuuden kokonaisuuteen nähden keskeisessä roolissa.
• Toisin kuin aiemmin, alkoholi ei tee tilaisuudesta automaattisesti edustusta (ks. Kokous- ja neuvottelukulut), mutta alkoholi yhdistettynä illalliseen on aikalailla poikkeuksetta edustamista.
• Liput lätkäpeliin, konserttiin tai muihin kulttuuririentoihin ovat aina edustamista, samoin asiakkaille annetut lahjakortit! Edustuslahja muodostaa saajalleen myös verotettavaa tuloa, jonka ilmoittaminen Tulorekisteriin on lahjan antajan vastuulla.

Kaikkien edustuskulujen kohdalla on syytä huomioida, että kulut eivät ole milloinkaan vähennyskelpoisia arvonlisäverotuksessa, mutta tuloverotuksessa edustuskuluista puolet on vähennyskelpoista.

Markkinoinnin ja edustamisen läheisestä olemuksesta johtuen on myös mahdollista, että sama tilaisuus voi sisältää sekä markkinointia että edustamista eli sekä vähennyskelpoisia että vähennyskelvottomia kuluja. Jotta rajanvetoa olisi mahdollista tehdä ja todentaa, on hyvä miettiä ja kirjata ylös seuraavia asioita:

• Mikä on tilaisuuden tarkoitus ja luonne? Tätä voidaan todentaa hyvin esimerkiksi tilaisuuden ohjelmasuunnitelmalla.
• Minkälaisia kuluja on syntynyt? Esimerkiksi tilaisuuteen painettu mainosmateriaali on vähennyskelpoista, mutta tilaisuuden tarjoilut menevät edustuksen puolelle.
• Ketkä ovat osallistuneet tilasuuteen? Osallistujaluettelo on hyvä tapa todentaa tilaisuuden kohderyhmää ja siten tarkoitusta.

Arvonlisä- ja tuloverotuksessa vähennyskelvottomat kulut

1. Elantomenot

Yrityksen verotuksessa ei voida vähentää mitään yrittäjän tai työntekijän henkilökohtaisia menoja, vaikka näiden välillisesti katsottaisiin edistävän liiketoimintaa.

Esimerkki: “Teen töitä kotona, joten voin varmasti laittaa asumisesta muodostuvat kulut, esim. sähkölaskut yritykseni kuluksi” → Väärin!

Mikäli kyseessä ei ole asuntoetu, ovat yrityksen kustantamat kulut palkkaan rinnastettavia, eli ennakonpidätyksen alaisia.

Yksityishenkilöt voivat henkilökohtaisessa verotuksessaan tehdä tietyissä puitteissa vähennyksiä palkkatulojen hankintaan liittyvistä kuluista, mutta mikäli yksityiskuluja (kuten työhön liittymättömiä matkoja, omia vaate-/asustehankintoja, harrastuskuluja, tms.) yritetään sisällyttää yrityksen kuluihin, on kyseessä palkka tai yrittäjän tapauksessa jopa peitelty osingon jako.

2. Sakot ja muut rangaistusmaksut

Tulikos ajeltua hieman liian raskaalla kaasujalalla tai parkkeerattua hieman huolimattomasti kiireessä? Mikäli alla oli firman auto tai olit muuten työtehtäviin liittyen liikenteessä, voi yritys maksaa kulun, mutta verotuksessa maksut eivät ole vähennyskelpoisia.

3. Lahjoitukset (useimmiten)

On hienoa, että moni yritys haluaa erityisesti joulun aikaan tehdä lahjoituksia erinäisille valitsemilleen tahoille. Verottajan näkökulmasta kaikki lahjoitukset eivät kuitenkaan ole tuloverotuksessa vähennyskelpoisia.

Vähennyskelpoisen lahjoituksen tulee olla yli 850 € ja kohdistua verottajan nimeämille, kotimaista kulttuuria ja tieteitä tukeville tahoille, tai vastaavan kaltaisille julkiseen rahoitukseen perustuville tahoille Euroopan talousalueella. Käytännössä siis esimerkiksi humanitaariseen apuun ja kansalaisjärjestöille kohdennetut lahjoitukset ovat valitettavasti tuloverotuksessa vähennyskelvottomia.

Bonusknopit:

+ Yksinyrittäjän kohdalla on huomioitava, etteivät kaikki kulut ole samalla tavoin vähennyskelpoisia kuin yrittäjällä, joka tarjoaa itsensä lisäksi koko henkilökunnalle samat edut esimerkiksi virkistäytymisen suhteen. Toisin sanoen yksinyrittäjä ei voi ostaa golfosaketta virkistyskäyttöön vedoten siihen, että tarjoaa sen koko yrityksen henkilökunnan käyttöön. Sama pätee tietysti myös pienemmässä mittakaavassa, eli mikään, mikä kollektiivisena henkilökuntaetuna olisi käypää virkistäytymiskulua (yrityksen järjestämä hieronta, liikuntavuoro,tms) ei käy yksinyrittäjän vähennyskelpoiseksi kuluksi yrityksen verotukseen.

+ Korona-aika toi kotoa käsin tapahtuvan etätyöskentelyn kertarysäyksellä osaksi monen yrityksen arkea. Etätyöskentelyn keskeisenä edellytyksenä ovatkin toimivat tietoliikenneyhteydet. Näin ollen moni yritys onkin kustantanut työntekijöidensä nettiliittymiä työskentelyn mahdollistamiseksi. On kuitenkin selvää, että nettiyhteyttä käytetään myös vapaa-ajalla, minkä vuoksi nettikulut eivät ole täysin vähennyskelpoisia yrityksen kuluna. Verottaja on katsonut, että arvonlisäverotuksessa puolet yrityksen tarjoamasta kotinettiyhteydestä on vähennyskelpoista, puolet ei. Tuloverotuksessa kokonaiskulu on kuitenkin täysin vähennyskelpoinen.